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建筑装修材料采购管理办法

一、总则

为规范建筑装修项目中材料采购的管理流程，确保采购材料的质量可靠、价格合理、供应及时，降低工程成本，提高项目整体效益，保障工程顺利实施，特制定本办法。本办法适用于公司所有建筑装修项目的材料采购活动，旨在建立一套科学、高效、透明的采购管理体系，明确各相关部门及人员的职责权限，防范采购风险，提升采购管理水平。

二、组织架构与职责分工

（一）采购管理部门

作为材料采购工作的核心牵头部门，采购管理部门承担着统筹规划与执行的重要职责。其主要负责组织制定和完善公司的采购管理制度与流程，并监督执行；根据项目需求，编制和汇总采购计划；牵头进行供应商的开发、评估、选择与管理工作，建立健全供应商信息库；组织或实施各类采购活动，包括招标、询价、谈判等；负责采购合同的起草、审核、签订与管理；协调处理采购过程中出现的各类问题，确保供应链的顺畅。

（二）项目管理部门

项目管理部门是采购需求的提出者和最终使用者代表。其需根据项目设计图纸、施工进度计划以及现场实际情况，准确编制详细的材料采购需求计划，明确材料的规格型号、技术参数、数量、质量标准及供货时间等关键信息；参与供应商的考察与评估工作，从项目实施角度提供专业意见；负责材料到场后的现场验收工作，确保材料符合项目要求；及时反馈材料在使用过程中出现的质量或其他问题。

（三）设计部门

设计部门为采购工作提供技术支撑。负责提供准确、完整的材料设计参数、技术规格及性能指标等文件，确保采购的材料符合设计意图；对采购过程中涉及的材料选型、替代材料等技术问题进行审核与确认，必要时提供技术支持；参与重要材料的样品确认和验收工作。

（四）成本控制部门

成本控制部门主要负责采购成本的审核与把控。负责对采购计划中的材料价格进行审核，提供市场参考价或预算控制价；参与大宗材料或重要设备的采购招标工作，对投标报价进行分析与评估；对采购合同中的价格条款进行审核，确保采购成本控制在合理范围内。

（五）财务部门

财务部门负责采购资金的管理与支付。根据审批后的采购合同及相关凭证，按照公司财务制度办理材料采购款项的支付手续；负责采购发票的审核与账务处理；参与采购项目的结算工作。

三、采购流程管理

（一）采购计划与申请

项目管理部门根据施工进度计划和设计要求，提前编制《材料采购申请单》，经部门负责人审核后，提交至采购管理部门。采购管理部门对各项目的采购申请进行汇总、整理，并结合库存情况（如适用），编制公司层面的《材料采购计划》，明确采购批次、采购方式等，按审批权限报相关领导审批。

（二）供应商管理

1.供应商选择标准：供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产能力或供货渠道、可靠的质量保证体系以及合理的价格水平。对于特殊材料或重要供应商，还应考察其生产工艺、质量控制流程及售后服务能力。

2.供应商信息库建立：采购管理部门负责建立和维护供应商信息库，收录合格供应商的基本信息、资质文件、产品目录、历史合作情况及评价记录等。

3.供应商评估与动态管理：定期对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行综合评估，实行分级分类管理，并根据评估结果对供应商信息库进行动态更新，淘汰不合格供应商。

（三）采购方式的确定

根据采购材料的特性、金额大小、市场竞争程度及项目紧急程度等因素，选择合适的采购方式：

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的主要材料或设备，通过发布招标公告，邀请符合条件的潜在投标人投标，按照预设的评标标准择优确定中标供应商。

2.邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况，向三家以上合格供应商发出投标邀请书。

3.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的材料，向三家以上供应商发出询价单，比较报价后择优采购。

4.直接采购：适用于紧急情况下的小额采购、独家供应的特殊材料或与原有供应商的后续合作且价格合理的情况，需提供充分的理由并按审批权限报批。

（四）合同管理

采购合同是规范双方权利义务的重要依据。采购管理部门负责组织合同谈判工作，合同内容应包括但不限于：材料名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货期、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同文本应采用公司标准合同范本，特殊情况需使用非标准范本的，应报法务部门（或指定人员）审核。合同签订前须履行完整的审批手续。

（五）材料验收与入库

材料到货后，由项目管理部门组织采购管理部门、监理单位（如有时）及相关技术人员共同进行验收。验收内容包括材料的品牌、规格型号、数量、外观质量、产品合格证、出厂检验报告、性能检测报告等资料是否齐全有效。对于需要进行抽样送检的材料，应按规定送具有相应资质的检测机构进行检测，合格后方可使用。验收合格的材料应办理