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企业合同备案及执行备忘录范本

一、目的与适用范围

为规范我司合同管理，确保合同的合规性、严肃性与执行力，有效防范和控制合同风险，特制定本备忘录，旨在为各部门及相关人员提供合同备案及执行的操作指引。

本备忘录适用于公司对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的备案管理及后续执行跟踪工作。公司各部门在合同签订、履行、变更、终止等环节均应遵循本备忘录的规定。

二、合同备案管理

（一）备案范围

凡以公司名义对外签订的，涉及权利义务关系设立、变更、终止的合同，均需履行备案手续。具体包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同、借款合同等。

（二）备案流程

1.提交备案：合同承办部门在合同正式签订生效后，应指定专人负责，在规定时限内将合同及相关材料提交至合同管理部门（或指定的备案管理岗）进行备案。

2.备案审核：合同管理部门（或备案管理岗）对提交的合同及材料进行形式审查，重点核查合同文本的完整性、签署的规范性、以及是否已履行必要的内部审批程序。

3.编号与登记：审核通过后，由合同管理部门（或备案管理岗）对合同进行统一编号，并将合同基本信息录入公司合同管理系统（或备案登记台账）。

4.资料归档：备案完成后，合同原件及相关附件由合同管理部门（或档案管理部门）按照档案管理规定进行统一保管，复印件（或电子版）可根据需要分发给相关执行部门。

（三）备案材料

合同备案时应提交以下材料（原件及复印件各一份，特殊情况另行说明）：

1.正式签订的合同文本（所有页码需加盖骑缝章或由法定代表人/授权代表签字确认）；

2.合同审批表（或相应的内部审批流程记录）；

3.对方当事人的主体资格证明文件（如营业执照、资质证书等复印件，需加盖对方公章）；

4.合同谈判过程中的重要会议纪要、补充说明等（如有）；

5.其他需要提交的相关文件。

（四）备案信息要素

备案信息应至少包含以下要素：合同编号、合同名称、合同类别、签约主体（我方及对方）、签约日期、生效日期、合同期限、主要标的、金额、履行方式、关键节点、负责部门、承办人及联系方式等。

（五）备案时限

原则上，合同签订生效后，承办部门应在三个工作日内完成备案手续。对于紧急或特殊情况，经合同管理部门同意，可适当放宽，但最迟不得超过合同约定的首次履行义务开始日。

三、合同执行管理

（一）合同传达与交底

合同备案后，承办部门应及时将合同主要内容、履行要点、注意事项等向相关执行部门及人员进行传达和交底，确保执行人员明确自身职责和合同要求。必要时，可组织专项培训或会议。

（二）履约跟踪与监控

1.建立台账：执行部门应针对每份合同建立履约跟踪台账，详细记录合同履行的进度、关键节点的完成情况、款项支付与收取、对方履约情况等。

2.定期检查：执行部门负责人应定期（如每月或每季度）对合同履行情况进行检查，确保合同按约定执行。对发现的问题或潜在风险，应及时采取措施并向分管领导及合同管理部门报告。

3.信息反馈：执行过程中发生的任何与合同约定不符的情况，或可能影响合同履行的重大事项，执行部门应立即向承办部门及合同管理部门书面报告。

（三）合同变更、解除与违约处理

1.合同变更或解除：如因客观情况发生变化需对合同内容进行变更或解除，承办部门应与对方协商，并按照原合同审批流程履行相应的审批手续，签订书面的变更协议或解除协议，并及时完成备案。

2.违约处理：发现对方当事人有违约行为或可能违约时，执行部门应立即收集相关证据，及时向承办部门、合同管理部门及法务部门（如有）报告，并根据合同约定及公司规定采取相应的应对措施，包括但不限于催告、协商、仲裁或诉讼。

（四）合同履行完毕与总结

1.验收与结算：合同约定的全部义务履行完毕后，执行部门应组织对合同标的进行验收（如需），并办理最终结算手续。

2.资料归档：合同履行过程中产生的所有单据、凭证、通知、函件、验收报告、结算文件等，均应作为合同档案的组成部分，由承办部门整理后移交合同管理部门归档。

3.履行总结：重大或复杂合同履行完毕后，承办部门可组织进行履行情况总结，分析经验教训，为今后的合同管理提供参考。

四、责任部门与职责

1.承办部门：负责合同的谈判、起草、报批、备案提交、履行过程中的主要协调、变更解除的发起、以及履行完毕后的总结等工作。

2.合同管理部门：负责合同备案的审核、编号、登记、档案管理；监督检查合同备案及执行情况；提供合同管理相关的咨询与培训；协助处理合同纠纷。

3.执行部门：负责合同约定的具体履行工作，包括履约跟踪、台账记录、信息反馈、问题报告等。

4.财务部门：负责合同款项的收付、财务风险把控，并配合提供相关财务数据。

5.法务部门（如有）：负责