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固定资产管理与盘存标准操作流程

一、适用场景与触发条件

本流程适用于企业固定资产全生命周期的管理与盘存场景，具体包括：

常规周期性盘存：按年度/半年度/季度对固定资产进行全面清查，保证账实一致；

新增资产专项盘存：对新增入库资产（如办公设备、生产机械等）进行实地核对，保证信息准确录入；

资产状态变更复盘：资产调拨、维修、报废等状态变更后，对变更涉及的资产进行重点盘点；

审计/合规检查前盘存：配合外部审计或内部合规需求，开展固定资产专项清查，提供数据支持。

二、标准操作流程详解

（一）前期准备阶段

成立盘存工作小组

由*部门经理（如行政部/财务部负责人）担任组长，统筹盘存工作；

成员包括会计（负责账务数据核对）、仓管员（负责资产实物管理）、*使用部门代表（如各部门资产管理员），明确分工：组长协调进度，会计提供账面数据，仓管员配合实物查找，使用部门确认资产状态。

制定盘存计划

明确盘存时间（避开业务高峰期，如月初/月末结账后）、范围（按部门/资产类别划分，如“行政部办公设备”“生产车间机器设备”）；

编制《固定资产盘存工作安排表》，含时间节点、责任人、任务清单（如“11月1日前完成账务数据核对”“11月5日前完成实地盘点”）。

准备盘存工具

盘存表格（见配套工具模板）、电子扫描枪（读取资产二维码/条形码）、相机（拍摄资产实物及状态标签）、签字笔、文件夹等；

提前检查资产标签完整性（如二维码清晰、编号可辨识），对缺失标签的资产临时标注编号。

账务数据核对

由*会计从固定资产管理系统中导出最新《固定资产台账》，包含资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点等关键信息；

与采购合同、验收单、调拨单等原始凭证逐一核对，保证台账信息准确无误（如“资产编号ZP-001与验收单一致”“使用部门为销售部”）。

（二）实施盘存阶段

召开盘存启动会议

工作小组全体成员参会，组长说明盘存目标、流程、时间节点及注意事项；

会计讲解台账信息字段，仓管员介绍资产存放规律（如“A区为电子设备，B区为办公家具”），保证成员熟悉资产分布。

实地盘点操作

分区清点：按部门或区域分组，每组2-3人（1人清点、1人记录、1人复核），携带《固定资产盘点登记表》逐项清点；

信息核对：核对资产实物与台账信息，包括编号、名称、规格型号、使用状态（在用/闲置/报废）、存放地点等，保证“三一致”（实物、台账、标签一致）；

特殊记录：对盘存中发觉的问题（如资产损坏、闲置、标签缺失）详细记录，注明“屏幕破损”“闲置3个月”“标签脱落”等，并拍照留存（照片需包含资产编号及状态特征）；

签字确认：每完成一个区域的盘点，由盘点人、复核人、使用部门代表三方签字确认，保证数据真实。

数据汇总与初步核对

各小组将《固定资产盘点登记表》交至*会计处，汇总形成《固定资产盘点汇总表》；

会计对比台账数据与盘点数据，标记差异项（如“账面数量5台，实盘数量4台”“台账无该资产编号”），并初步分析差异原因（如漏盘、资产调拨未更新台账、报废未销账）。

（三）结果处理阶段

差异分析与原因核实

工作小组召开差异分析会，针对汇总表中的差异项逐项核查：

漏盘：确认资产是否仍在使用、存放地点是否变更，如“因资产临时借出未及时归还导致漏盘”；

账实不符：核对调拨单、维修记录等原始凭证，确认是否因信息未更新导致（如“资产从A部门调至B部门，台账未更新责任人”）；

损坏/报废：检查资产损坏程度，确认是否达到报废标准，如“设备因老化无法修复，需走报废流程”。

审批与账务调整

根据《固定资产差异调整表》（见配套工具模板），由会计填写差异原因、调整建议，经部门经理审批后，进行账务处理：

盘盈（实盘账面）：填写《固定资产盘盈报告》，说明盘盈原因（如外购未入账、接受捐赠等），经审批后增加资产台账；

盘亏（实盘账面）：填写《固定资产盘亏报告》，说明盘亏原因（如丢失、报废未销账等），经审批后核销资产台账；

信息错误：更新台账中的错误信息（如使用部门、责任人等）。

编制盘存报告

由*会计撰写《固定资产盘存报告》，内容包括：

盘存概况（时间、范围、参与人员）；

盘存结果（账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量及金额）；

差异原因分析及整改措施（如“加强资产标签管理，避免漏盘”“完善调拨流程，保证信息及时更新”）；

报告经*部门经理审核后，提交管理层存档。

（四）后续工作阶段

资料归档

将盘存计划、《固定资产盘点登记表》《固定资产盘点汇总表》《固定资产差异调整表》《固定资产盘存报告》、照片等资料整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于5年。

流程优化与日常管理

根据盘存中发觉的问题，优化固定资产管理流程（如“新增资产时同步粘贴标签”“调拨资产时同步更新台账”）；

加强日常维护：定期检查资产标签完整性，及时更新资产状态（如闲置