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企业标准化文件归档与存储模板
一、适用范围与应用场景
二、文件归档全流程操作指南
（一）文件收集与分类
收集责任明确：各部门指定专人（如部门助理或文员）负责本部门文件收集，保证文件形成后3个工作日内提交至档案管理部门。
文件范围界定：仅收集具有保存价值的标准化文件，包括但不限于：
制度类：企业章程、管理制度、流程规范等；
合同类：业务合同、合作协议、采购订单等；
记录类：会议纪要、工作报告、审计报告、验收记录等；
证照类：营业执照、资质证书、许可证等；
其他：需长期保存的技术资料、项目档案等。
初步分类整理：收集的文件按“部门-年度-文件类型”进行初步分类，剔除重复、无效文件（如草稿、临时通知等），保证文件内容清晰、无破损。
（二）文件审核与编号
内容审核：档案管理部门对接收的文件进行完整性审核，检查文件是否齐全（如合同需含双方签字页、制度需含审批页），内容是否准确无误。对缺失或存疑文件，退回原部门补充完善。
审批流程核查：确认文件是否履行企业内部审批流程（如制度需经部门负责人、分管领导审批，合同需经法务审核），审批手续不全的文件不予归档。
唯一编号编制：审核通过后，为文件分配唯一归档编号，编号规则为：“部门代码-年份-文件流水号”。
示例：行政部2024年第5份制度文件，编号为“XZ-2024-005”；
部门代码可自定义（如行政部-XZ、财务部-CW、人力资源部-RZ）。
（三）档案封装与标识
选择封装材料：根据文件类型选择合适的档案袋或档案盒，纸质文件使用无酸档案袋（防潮、防虫），图纸、证照等大尺寸文件使用硬质档案盒。
规范封装要求：文件按顺序整理后装入档案袋/盒，避免折叠，重要文件（如合同、资质证书）可附加透明保护套。
信息标签粘贴：在档案袋/盒正面粘贴统一格式的标签，标注“归档编号”“文件标题”“形成日期”“密级”“页数”“保管期限”等信息，字迹清晰、不易脱落。
（四）信息登记与系统录入
纸质台账登记：使用《企业文件归档登记表》（详见第三部分）详细记录文件信息，包括归档编号、文件标题、形成部门、形成日期、密级、页数、存放位置、归档人、归档日期等，保证信息准确无误。
电子系统录入：将归档文件信息录入企业档案管理系统（如OA系统、专业档案管理软件），电子版文件（如有），支持关键词检索（如文件标题、形成部门、日期等），实现纸质与电子档案同步管理。
（五）存储与保管
存储区域规划：档案存储区域应独立、安全、干燥，远离易燃、易爆、潮湿物品，配备防火、防盗、防虫、防潮设施（如灭火器、防盗门窗、温湿度计）。
存放位置管理：档案柜/架按“部门-年份-文件类型”分类存放，贴明清晰标识（如“行政部2024年制度文件”），存放位置信息同步登记至台账及系统，便于快速定位。
环境监测维护：每日记录存储区域温湿度（温度建议14-24℃，湿度建议45-60%），定期检查档案封装材料是否完好，发觉问题及时处理（如更换破损档案袋、调节温湿度）。
（六）借阅与利用
借阅权限审批：员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人签字同意后提交档案管理部门；涉密文件需经分管领导审批。
借阅流程规范：档案管理员核对借阅权限及申请表信息，登记借阅人、借阅日期、归还日期、文件编号等信息，借阅时当面检查文件完整性，借阅期限一般不超过5个工作日（特殊情况可续借）。
归还与检查：借阅人按时归还文件，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录；对损坏、丢失文件，按企业相关规定处理。
（七）定期检查与销毁
定期清点检查：档案管理部门每半年对归档文件进行一次全面清点，核对台账与实物是否一致，检查文件是否有虫蛀、霉变、损坏等情况，形成《档案检查记录表》。
到期鉴定与销毁：对达到保管期限的文件（如部分临时制度、过期合同），由档案管理部门组织鉴定小组（含档案管理员、法务人员、业务部门代表）进行鉴定，确认无保存价值后，填写《文件销毁审批表》，经分管领导批准后统一销毁（如碎纸机粉碎），销毁过程需有2人以上监销，销毁后记录销毁文件信息及监销人签字。
三、标准化归档登记表示例
归档编号
文件标题
形成部门
形成日期
密级
页数
存放位置（柜-层-格）
归档人
归档日期
借阅记录（借阅人/日期/归还日期）
备注
XZ-2024-001
公司考勤管理制度（2024版）
行政部
2024-01-15
内部
12
档案柜A-1-3
张*
2024-01-20
李*/2024-02-01/2024-02-05
含审批页
CW-2024-005
公司2023年度财务审计报告
财务部
2024-02-10
机密
25
档案柜B-2-1
王*
2024-02-12
-
需领导审批借阅
RL-2024-003
公司2024年第一季度招聘计划
人力资源部
2024-03-05
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