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企业物资采购询价对比系统模板
一、适用场景与价值解析
二、系统操作全流程指南
第一步：采购需求确认
需求发起：由需求部门（如行政部、生产部）填写《物资采购需求单》，明确物资名称、规格型号、技术参数、质量标准、需求数量、期望交货日期、预算上限等关键信息，部门负责人审批后提交至采购部门。
需求审核：采购部门对接需求部门，确认物资需求的必要性与合理性，重点核查技术参数的明确性、数量的准确性及预算的合规性，避免模糊描述（如“一批办公用品”需具体化为“A4纸100箱，80g克重”）。
第二步：询价单编制与发布
询价单模板编制：采购部门基于确认的需求，使用《供应商询价单》模板，内容包括：
采购方信息（公司名称、联系人、联系方式）；
物资明细（名称、规格、数量、技术要求、验收标准）；
报价要求（含税/不含税报价、报价有效期、报价包含范围如运费、保险费等）；
供应商资质要求（营业执照、相关行业资质证书、过往合作案例等）；
截止时间、提交方式（邮件/系统内提交）、疑问反馈渠道。
供应商筛选与邀请：
从合格供应商库中筛选3-5家符合资质的供应商（优先选择过往合作良好、信誉度高的供应商）；
对新供应商，需提前进行资质审核（如营业执照、生产许可证等）；
通过邮件或采购管理系统向供应商发送询价单，明确截止时间（建议预留3-5个工作日供供应商准备）。
第三步：报价收集与初步整理
报价接收：在截止时间前收集供应商报价，核对报价文件完整性（是否签字盖章、是否包含所有需求物资明细）。
信息录入：将供应商报价信息录入《报价汇总表》，包括供应商名称、联系人、联系方式、各物资报价单价、总价、交货周期、付款方式、质保期等，保证信息准确无误，避免遗漏关键条款。
第四步：多维度对比分析
对比维度设定：根据物资特性设定评分标准，通常包括：
价格（占比40%-60%，根据物资类型调整，如标准化物资价格权重更高）；
质量保障（占比20%-30%，参考供应商资质、质量认证、过往合格率）；
交货期（占比10%-20%，评估是否能满足需求时间节点）；
服务能力（占比10%，如售后响应速度、技术支持、退换货政策）。
对比分析表填写：使用《物资采购询价对比分析表》，逐项对比各供应商在上述维度的表现，量化评分（如价格最低者得满分，其他供应商按比例折算；质量保障可按ISO认证、行业荣誉等加分），计算综合得分。
第五步：采购决策与审批
推荐方案拟定：根据综合得分排序，结合企业战略（如长期合作供应商优先）、风险控制（如单一供应商依赖度）等因素，拟定1-2家推荐供应商，附《询价对比分析报告》说明推荐理由。
审批流程：按企业权限分级审批，一般由采购经理初审、采购总监复审、总经理终审（金额较大或重要物资需增加法务部审核）。审批通过后，向供应商发出中标通知。
第六步：合同签订与执行跟进
合同拟定：与选定供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款，保证与询价内容一致。
履约跟踪：采购部门跟进供应商生产/备货进度，保证按时交货；需求部门负责验收，核对物资数量、质量是否符合合同要求，验收合格后提交《验收单》至财务部门。
归档记录：将询价单、报价文件、对比分析表、合同、验收单等资料整理归档，形成完整采购档案，便于后续追溯与供应商评估。
三、核心模板表格设计
表1：物资采购需求单
需求部门
需求日期
需求编号
物资名称
规格型号
质量标准
需求数量
期望交货日期
预算单价（元）
需求描述（用途、技术参数等）
部门负责人审批：
日期：
采购部门审核意见：
表2：供应商询价单
采购方名称：
联系人：
联系方式：
询价编号：
询价日期：
截止时间：
物资明细
序号
物资名称
规格型号
1
2
报价要求
1.报价包含范围：□含运费□含保险费□其他：
2.报价有效期：自报价截止日起天
3.付款方式：□预付30%□货到付款□月结30天
4.供应商资质要求：需提供营业执照副本、相关行业资质证书复印件（加盖公章）
提交方式：邮件发送至，主题注明“询价编号+供应商名称”
供应商联系人：
联系方式：
表3：物资采购询价对比分析表
采购项目名称：
需求数量：
对比日期：
对比维度
权重（%）
供应商A
得分/说明
价格（单价/总价）
50
质量保障（资质/认证/过往合格率）
25
交货期（能否满足需求时间）
15
服务能力（售后/技术支持）
10
综合得分
100
推荐供应商：
备注（特殊条款、风险提示等）：
表4：采购合同关键条款清单
合同编号：
签订日期：
甲方（采购方）：
乙方（供应商）：
物资名称/规格型号
数量
交货时间：
交货地点：
验收标准：
付款方式：
违约责任：
甲方代表签字：
乙方代表签字：
日期：
日期：
四、使用关键注意事项
信息准确性保障：需求部门需明确
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