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采购流程标准化手册（风险控制与成本控制版）

前言

本手册旨在规范企业采购全流程操作，通过标准化步骤、明确责任分工、强化风险识别与成本管控，提升采购效率，降低运营风险，实现“降本、保质、合规”的采购目标。手册适用于企业各业务部门、采购部门及相关协同岗位，是采购活动的核心指导文件。

一、手册适用范围与核心价值

（一）适用范围

主体范围：企业各业务部门（如生产部、研发部、行政部等）、采购部门、财务部门、法务部门及相关管理人员。

客体范围：所有生产性物料、非生产性物料（如办公用品）、服务类采购（如技术支持、运维服务）及固定资产采购（除特殊定制化大额资产需另行规定外）。

场景范围：日常采购、紧急采购、年度框架协议采购等全类型采购活动。

（二）核心价值

风险控制：通过流程节点管控，防范采购过程中的廉洁风险、合规风险（如供应商资质不合规）、质量风险（如物料不合格）、交付风险（如延迟交货）等。

成本控制：通过需求审核、比价议价、预算约束等环节，实现采购成本最优，避免超预算采购、闲置浪费等问题。

效率提升：明确各环节操作标准与责任主体，减少流程推诿，缩短采购周期。

二、采购全流程标准化操作步骤

采购流程分为“需求提报→供应商选择→合同签订→订单执行→验收付款”五大核心阶段，每个阶段包含具体操作步骤、责任主体及控制要点。

（一）采购需求提报与成本初审

目标：保证需求真实、必要，预算可控，从源头避免成本浪费。

步骤

操作说明

责任主体

输出文件

风险与成本控制要点

1.1需求发起

业务部门根据生产/运营计划，填写《采购申请表》，注明物料名称、规格型号、数量、预计到货日期、用途及预算单价（如有历史采购数据需填写参考价）。

需求部门经办人：*

《采购申请表》

需求描述模糊可能导致采购偏差，需明确“技术参数+验收标准”；避免“紧急采购”滥用，确属紧急需注明原因并经分管领导审批。

1.2部门审核

需求部门负责人审核需求的必要性、合理性（如是否为重复采购、可否替代），签字确认。

需求部门负责人：*

《采购申请表》（部门签字版）

防止“虚假需求”“过度采购”，审核时需核对库存台账，避免新购造成积压。

1.3采购初审

采购部收到申请后，重点审核：①需求完整性（规格、参数是否明确）；②历史采购记录（是否有替代供应商、更优价格）；③预算是否符合公司规定（如超预算需附说明）。

采购专员：*

《采购申请表》（采购初审意见）

对参数模糊的需求，退回需求部门补充；对超预算需求，要求说明成本优化方案。

1.4财务预算审核

财务部审核采购预算与部门预算匹配度，确认资金来源（如“年度预算内”“专项预算”），签字盖章。

财务专员：*

《采购申请表》（财务审批签字版）

严控“无预算采购”“超预算采购”，保证资金计划可控。

1.5分管领导审批

金额≤[X元]（如5万元）由采购部经理审批；金额＞[X元]由分管副总/总经理审批。

分管领导：*

《采购申请表》（最终审批版）

大额采购需重点评估成本效益，必要时组织专项论证。

（二）供应商选择与风险评估

目标：通过合规、透明的供应商筛选机制，选择“质优价廉、信誉良好”的合作伙伴，防范供应商风险。

步骤

操作说明

责任主体

输出文件

风险与成本控制要点

2.1供应商信息收集

采购部通过以下渠道收集供应商信息：①供应商自荐（需提交资质文件）；②行业推荐；③历史合作供应商库；④公开招标平台。

采购专员：*

《供应商信息登记表》

优先选择“合格供应商名录”内供应商；新供应商需提交“三证合一”营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）等。

2.2资质初审

采购部审核供应商基本资质：①经营范围与采购品类匹配；②注册资本≥[Y元]（如100万元）；③无重大违法记录（通过“信用中国”等平台查询）；④特殊行业需提供生产许可证/经营许可证。

采购部经理：*

《供应商资质审核表》

杜绝“无资质”“超范围经营”供应商，避免法律风险。

2.3询价比议价

①单一来源采购：仅1家合格供应商时，需附《单一来源采购审批表》，说明理由并经审批；②多家比价：选取≥3家合格供应商，要求提供书面报价（含增值税价、运费、交付周期等）；③议价：根据历史采购价、市场行情、采购量等与供应商谈判，争取最优价格。

采购专员：*

《询价比价记录表》《谈判纪要》

比价需“同质比价、同价比质”，避免只看价格忽视质量；议价过程需留存书面记录，防范廉洁风险。

2.4综合评估（≥3家时适用）

成立评估小组（采购部、需求部门、质量部、财务部），从价格（权重30%）、质量（历史合格率，权重30%）、交付周期（权重20%）、服务（售后响应，权重15%）、资质（权重5%）五维度打分，选择综合得分最高者。

评估小组组长：*

《供应商综合评估表》

避免“唯价格论”，平