办公室文档保管存档规定.docxVIP

办公室文档保管存档规定

一、总则

办公室文档保管存档是保障公司信息安全、提高工作效率、便于查阅和追溯的重要环节。为规范文档管理流程，确保文档的完整性、安全性和可追溯性，特制定本规定。

二、文档分类与标识

（一）文档分类

1.依据文档性质分类：

(1)业务类文档（如合同、报告、方案等）

(2)行政类文档（如会议纪要、通知、制度等）

(3)财务类文档（如报销单、凭证、报表等）

(4)人力资源类文档（如员工档案、培训记录、绩效评估等）

(5)技术类文档（如设计图纸、操作手册、研发报告等）

2.依据保管期限分类：

(1)短期文档（1年以内）

(2)中期文档（1-5年）

(3)长期文档（5年以上）

（二）文档标识

1.每份文档需标注唯一编号，包括：

(1)部门代码

(2)文档类型代码

(3)年份及顺序号

2.标识示例：

-销售部合同类文档，2023年001号

-行政部通知类文档，2023年050号

三、文档保管流程

（一）文档创建与初稿

1.文档需由责任部门或指定人员撰写，确保内容准确、完整。

2.初稿完成后，需经审核人签字确认。

（二）文档审批与正式归档

1.按照公司审批流程完成审批，审批人需在文档上签字或电子签章。

2.审批通过后，文档进入归档环节。

（三）文档存储与保管

1.纸质文档需存放在指定档案柜中，按编号顺序排列。

2.电子文档需存储在指定服务器或云存储中，并设置访问权限。

3.定期检查存储环境（如温湿度、防火防潮），确保文档安全。

四、文档查阅与借阅

（一）查阅条件

1.仅限公司内部员工，需凭工牌或授权凭证查阅。

2.外部人员查阅需经部门主管批准。

（二）借阅流程

1.借阅人需填写《文档借阅申请表》，注明借阅原因、文档编号及预计归还时间。

2.部门主管审批后，由档案管理员办理借阅手续。

3.借阅文档需在规定时间内归还，如有损坏需承担相应责任。

五、文档销毁与归档

（一）文档销毁

1.达到保管期限的文档需按以下步骤销毁：

(1)填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档编号及数量。

(2)部门主管及档案管理员共同核对，确认销毁内容。

(3)采用碎纸机销毁或焚烧等方式，确保信息不可恢复。

(4)销毁后需记录销毁时间及经办人，存档备查。

（二）电子文档归档

1.电子文档需定期备份，至少保留两份副本。

2.备份频率：

(1)日常备份：每日一次

(2)月度备份：每月最后一天

3.备份数据需存储在异地服务器或云存储中，防止数据丢失。

六、责任与监督

（一）责任部门

1.档案管理员负责文档的日常管理、存储及维护。

2.各部门负责人对本部门文档的真实性、完整性负责。

（二）监督机制

1.每季度由公司管理层抽查文档管理情况，确保规定执行到位。

2.发现违规行为需严肃处理，情节严重者将追究相关责任。

七、附则

本规定自发布之日起施行，由公司行政部负责解释。如有未尽事宜，将根据实际情况进行调整。

一、总则

办公室文档保管存档是保障公司信息安全、提高工作效率、便于查阅和追溯的重要环节。为规范文档管理流程，确保文档的完整性、安全性和可追溯性，特制定本规定。本规定旨在明确文档的分类、标识、保管、查阅、销毁等环节的操作细则，适用于公司所有部门和员工。

二、文档分类与标识

（一）文档分类

1.依据文档性质分类：

(1)业务类文档（如合同、报告、方案等）

-合同类文档：包括但不限于销售合同、采购合同、服务协议等，需注明签订日期、有效期、双方主体信息等关键要素。

-报告类文档：包括月度/季度/年度工作报告、市场分析报告、项目总结报告等，需包含数据图表、分析结论及建议。

-方案类文档：包括项目实施方案、营销方案、流程优化方案等，需明确目标、步骤、资源配置及预期成果。

(2)行政类文档（如会议纪要、通知、制度等）

-会议纪要：需记录会议时间、地点、参会人员、讨论事项、决议及后续跟进措施。

-通知类文档：包括部门内部通知、公司-wide通知等，需注明发布日期、发布人、有效期限及执行要求。

-制度类文档：包括公司规章制度、操作规范、行为准则等，需定期更新并组织员工学习。

(3)财务类文档（如报销单、凭证、报表等）

-报销单：需包含费用明细、审批流程、支付方式等信息，并附相关票据。

-凭证：包括银行回单、发票、收据等，需按财务规定分类归档。

-报表：包括财务报表、预算表、成本分析表等，需经财务部门审核确认。

(4)人力资源类文档（如员工档案、培训记录、绩效评估等）

-员工档案：包括入职登记表、身份证复印件、学历证明、奖惩记录等，需严格保密。

-培训记录：需记录培训课程内容、参训人员、考核结果等。

-绩效评估