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采购合同操作规程制度

###一、总则

采购合同是规范企业采购行为、明确双方权利义务的重要文件。为规范采购合同的签订、履行、变更及终止等环节，提高采购效率，降低运营风险，特制定本操作规程制度。本制度适用于企业所有涉及物资、服务、技术的采购合同管理。

####（一）适用范围

1.本制度适用于公司所有部门及员工参与的采购合同活动。

2.采购合同包括但不限于以下类型：

-固定资产采购合同

-办公用品采购合同

-服务采购合同（如咨询、维修等）

-技术采购合同

####（二）基本原则

1.**合法性原则**：采购合同必须符合国家相关法律法规及公司内部管理规定。

2.**公平性原则**：采购过程应公开透明，确保供应商选择公平公正。

3.**经济性原则**：在满足需求的前提下，选择性价比最优的供应商及方案。

4.**风险控制原则**：通过合同条款明确双方责任，降低履约风险。

###二、采购合同签订流程

####（一）需求申请与审批

1.**需求提交**：部门提出采购需求，填写《采购申请单》，明确采购目的、数量、预算及期望交付时间。

2.**预算审核**：财务部门审核采购预算，确保资金安排合理。

3.**采购审批**：根据采购金额及品类，由相关负责人（如部门主管、采购经理等）审批通过。

####（二）供应商选择与评估

1.**供应商筛选**：根据采购需求，通过市场调研或历史合作记录筛选合格供应商。

2.**资质审查**：核实供应商营业执照、行业认证等资质文件，确保其合法合规。

3.**比价与谈判**：邀请至少3家供应商提供报价，进行综合评估（价格、质量、服务、信誉等），选择最优供应商。

####（三）合同条款拟定

1.**合同模板使用**：优先使用公司标准采购合同模板，根据实际情况调整。

2.**核心条款包括**：

-采购产品/服务描述（品牌、规格、数量等）

-交付时间与地点

-价格与付款方式（如预付款、分期付款等）

-质量标准与验收流程

-违约责任与争议解决方式

-合同生效与终止条件

3.**法务审核**：合同拟定后，由法务部门进行合规性审核，确保无法律风险。

####（四）合同签订与备案

1.**双方签字盖章**：采购部门与供应商代表共同签字并加盖公司公章或合同专用章。

2.**电子合同（可选）**：根据需要，可使用电子签名工具完成合同签署。

3.**合同归档**：合同原件及附件由专人保管，电子版存入公司文档系统，便于查阅。

###三、采购合同履行与监控

####（一）订单执行与交付

1.**订单确认**：供应商根据合同条款完成产品/服务交付，采购部门确认收货。

2.**质量验收**：按合同约定的标准进行验收，不合格产品需及时反馈供应商处理。

3.**物流跟踪**：对大宗采购，需实时跟踪物流状态，确保按时交付。

####（二）付款管理

1.**付款节点**：根据合同约定，按进度分批付款（如预付款、验收合格后付款等）。

2.**发票核对**：财务部门核对发票与合同、验收单一致后，安排付款。

3.**付款审批**：大额付款需经财务总监或总经理审批。

####（三）履约监控

1.**定期检查**：采购部门定期（如每月）检查合同执行进度，确保供应商履约情况。

2.**问题处理**：如遇供应商延迟交付或质量问题，及时与供应商沟通，协商解决方案。

3.**变更管理**：若需变更合同内容（如数量、时间等），双方需签订补充协议，并按原流程审批。

###四、采购合同终止与归档

####（一）合同终止条件

1.**自然到期**：合同期满双方无续约意向，合同自动终止。

2.**提前终止**：因不可抗力或严重违约行为，一方可提前终止合同，需书面通知对方并说明理由。

####（二）终止流程

1.**结算处理**：清偿未付款项或索赔，确保双方无争议。

2.**资料回收**：收回合同及附件，确保商业机密不被泄露。

####（三）合同归档

1.**归档要求**：合同原件及电子版需按年份分类存档，保管期限不少于5年。

2.**查阅权限**：仅授权人员可查阅合同，外泄需经批准。

###五、附则

1.本制度由采购部负责解释，并根据实际需求修订。

2.各部门及员工需严格遵守本制度，违反者按公司相关规定处理。

3.本制度自发布之日起执行。

###二、采购合同签订流程

####（一）需求申请与审批

1.**需求提交**：部门提出采购需求，填写《采购申请单》，明确采购目的、数量、预算及期望交付时间。申请单需包含以下信息：

-采购物品/服务的具体描述（如品牌、型号、规格等）

-采购原因及必要性说明

-预计使用部门及周期

-参考市场价格或替代方案（如有