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房地产企业合同管理规范

引言：合同管理——房地产企业稳健运营的基石

在房地产行业波澜壮阔的发展历程中，合同始终扮演着至关重要的角色。它不仅是企业间商业合作的纽带，更是明确权利义务、规范交易行为、防范经营风险的法律保障。房地产项目投资大、周期长、涉及主体多、法律关系复杂，从土地获取、规划设计、工程建设到市场销售、物业管理，每一个环节都离不开合同的支撑。因此，建立一套科学、系统、完善的合同管理规范，对于房地产企业提升核心竞争力、保障资产安全、实现可持续发展，具有无可替代的现实意义。本规范旨在结合房地产行业特点与实践经验，为企业构建全流程、精细化的合同管理体系提供指引。

一、合同管理的基本原则

房地产企业的合同管理工作，应始终遵循以下基本原则，确保管理活动的方向与质量：

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、终止等全过程必须严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部规章制度。任何违反法律强制性规定的合同条款或行为，都将给企业带来潜在的法律风险。

2.审慎性原则：房地产项目周期长、资金量大、风险点多，合同管理必须秉持审慎态度。在合同谈判、条款设置、风险评估等环节，应充分预估可能发生的不利情况，采取有效措施加以防范和控制。

3.效益性原则：合同管理应服务于企业整体经营目标，在确保合法合规的前提下，追求经济效益最大化。通过优化合同条款、控制履约成本、提升合作效率等方式，实现企业价值增值。

4.权责对等原则：明确合同管理各参与方的权利与责任，确保各司其职、各负其责。合同的权利义务设定应公平合理，避免出现权利义务失衡的情况。

5.全过程管理原则：合同管理并非仅限于签署环节，而是覆盖从合同立项、谈判、起草、评审、签署、履行、变更、终止、争议解决直至档案归档的完整生命周期。

二、合同管理组织架构与职责分工

为确保合同管理规范的有效实施，企业应建立健全合同管理组织架构，明确各层级、各部门的职责分工：

1.决策层：通常为企业总经理办公会或董事会，负责审批重大合同、合同管理重大政策及制度、决定重大合同争议的处理方案等。

2.合同管理部门：（如法务部或专门的合同管理部）作为合同管理的归口管理部门，主要职责包括：

*拟定和完善企业合同管理规章制度及操作流程；

*组织或参与重大合同的谈判与评审；

*负责合同标准范本的制定、修订与推广；

*对合同的合法性、合规性进行审查；

*监督、检查合同履行情况，参与合同纠纷的协调与处理；

*负责合同专用章的管理；

*组织合同管理培训，提供合同法律支持；

*合同档案的统一管理与归档。

3.业务部门：（如投资发展部、工程部、营销部、采购部等）作为合同的发起部门和履行主体，主要职责包括：

*根据业务需求发起合同立项；

*负责合同相对方的初步筛选、资质审查与背景调查；

*牵头组织合同谈判，起草合同初稿；

*负责合同履行过程中的具体实施、跟踪、协调与信息反馈；

*及时上报合同履行中出现的问题及风险；

*负责本部门合同资料的收集、整理，并按规定移交归档。

4.财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核，参与合同评审，根据合同约定办理款项支付，并对合同履行的财务风险进行把控。

5.其他相关部门：（如审计部、成本控制部等）根据其职能特点，参与相应合同的评审，提供专业意见，对合同管理过程进行监督审计或成本审核。

三、合同管理全流程规范

（一）合同准备阶段

1.合同立项与可行性分析：业务部门根据发展规划或项目需求，发起合同立项。对立项的必要性、可行性、预期效益及潜在风险进行初步分析，并按规定报批。

2.相对方资格审查与选择：业务部门负责对合同相对方的主体资格、经营范围、资质等级、商业信誉、财务状况、履约能力等进行尽职调查。对于重要合作方，应要求提供相关证明文件。选择过程应符合企业采购或招标管理相关规定。

3.合同谈判：业务部门牵头组织谈判团队，明确谈判目标、策略和底线。对于重大或复杂合同，合同管理部门及其他相关专业部门应参与。谈判过程应有详细记录。

（二）合同起草与评审阶段

1.合同起草：原则上应优先使用企业发布的标准合同范本。无范本的，由业务部门根据谈判结果和实际需求起草，或委托合同管理部门/外部律师起草。合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑清晰、用语规范。

2.合同评审：建立多级、多部门联合评审机制。合同评审是控制合同风险的关键环节，至少应包括以下方面：

*业务部门评审：对合同的商务条款、技术条款、履行可行性等进行审核。

*财务部门评审：对合同价款、支付方式、税务处理、财务风险等进行审核。

*合同管理部门（法务）评审：对合同的合法性、合规性、条款严谨