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行政物资采购审批与验收工具快速操作指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于公司内部行政物资从需求提出到最终验收的全流程管理，涵盖日常办公、项目支持、后勤保障等各类物资采购场景。常见应用包括：

日常办公物资：如文具、打印纸、清洁用品等易耗品的定期采购；

设备类物资：如电脑、打印机、办公家具等固定资产的新增或替换；

活动支持物资：如会议物料、团建用品、宣传物料等临时性需求；

维护类物资：如办公设备维修配件、绿植养护工具等保障性物资。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与初审

填写《行政物资采购需求申请表》

申请人根据实际需求，详细填写物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价及用途说明，保证信息准确无误（如“A4打印纸”需明确“80g/500张/包”）。

附《物资需求明细清单》（如多品类采购），注明紧急程度（如“紧急/常规”）及期望交付日期。

提交至部门负责人进行初审。

部门负责人审核

部门负责人（部门负责人）核对需求的必要性（如是否为重复采购、是否可调剂闲置物资）及预算合理性（是否符合部门年度预算），签字确认后传递至行政部。

（二）跨部门会签与预算复核

行政部审核需求合规性

行政专员（行政专员）对照《行政物资采购目录》，确认物资是否属于公司统一采购范围（如特种设备、特殊耗材需额外说明），并核查历史采购记录，避免重复采购。

涉及固定资产（如单价超2000元）的，同步提交资产管理部门（资产管理员）登记备案。

财务部预算复核

财务专员（财务专员）根据采购预算总额及部门剩余额度，确认资金是否充足，超预算需求需申请人补充《超预算说明》并报分管领导审批。

（三）分级审批与供应商选择

按金额分级审批

金额≤1000元：由行政部负责人（行政总监）审批；

1000元＜金额≤5000元：由行政总监及分管副总（分管副总）双签审批；

金额＞5000元：需提交总经理（总经理）最终审批。

审批通过后，行政部启动采购流程；审批驳回则退回申请人修改需求。

供应商选择与比价

优先从《合格供应商名录》中选择3家以上供应商进行比价，填写《供应商比价表》（含报价、交付周期、质保条款等）。

单笔采购金额＞3000元，需组织至少2人进行现场或线上询价，保证价格公允。

确定供应商后，签订《采购合同》（明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准及违约责任）。

（四）物资交付与验收

交付与初步核验

供应商按约定时间交付物资，行政部指定专人（仓管员）核对实物与采购订单是否一致（名称、规格、数量、外观等），确认无误后签收《送货单》。

联合验收与登记

组织验收小组（至少2人，含申请人、行政部专员、使用部门代表），按照《物资验收标准》进行检验：

数量验收：逐一清点，保证无短缺、多送；

质量验收：检查物资是否完好、功能正常（如电子设备需通电测试）、是否符合采购要求；

文件验收：核对供应商提供的合格证、保修卡、检测报告等资料是否齐全。

验收合格后，填写《物资验收单》，三方签字确认；验收不合格则当场拒收，并通知供应商3个工作日内更换或退货。

（五）资料归档与资产入库

资料整理

将《采购需求申请表》《审批流程单》《供应商比价表》《采购合同》《送货单》《验收单》等资料按“一单一档”原则整理，电子版同步至OA系统，纸质版交行政部存档（保存期限≥3年）。

资产登记（如涉及固定资产）

验收合格的固定资产，由资产管理部门（资产管理员）录入《固定资产台账》，粘贴资产标签（含编号、名称、使用部门、采购日期等信息），并通知使用部门领用。

三、常用表格模板与填写说明

（一）《行政物资采购需求申请表》

基本信息

填写内容

申请部门

如“行政部”“市场部”

申请人

申请人姓名

联系方式

内部分机号

申请日期

YYYY-MM-DD

物资详情

物资名称

例：办公座椅

规格型号

例：人体工学款，黑色

单位

例：把

数量

例：5

预估单价（元）

例：800

总价（元）

例：4000

用途说明

例：为新入职员工配备办公座椅

紧急程度

□紧急□常规

期望交付日期

YYYY-MM-DD

审批栏

部门负责人签字

_______________日期：YYYY-MM-DD

行政部审核意见

_______________日期：YYYY-MM-DD

财务部预算复核

_______________日期：YYYY-MM-DD

分管领导审批

_______________日期：YYYY-MM-DD

总经理审批（如需）

_______________日期：YYYY-MM-DD

（二）《物资验收单》

基本信息

填写内容

采购单号

例：CG20240501001

供应商名称

例：办公用品有限公司

物资名称

例：A4打印纸

规格型号

例：80g/500张/包

单位

例：包

采购数量

例：10

交付日期

YYYY-MM-DD