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公司红头文件格式规范及流程管理办法5篇(全文)

公司红头文件格式规范及流程管理办法

第一章总则

为加强公司红头文件的规范化管理，提高文件质量和处理效率，确保文件的严肃性、权威性和规范性，结合公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于公司各部门、各下属单位红头文件的起草、审核、签发、印制、分发、归档等环节的管理。

第二章红头文件格式规范

一、文件版头

1.发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，用红色小标宋体字，字号一般为二号。联合行文时，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

2.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号编排在发文机关标识下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

3.签发人：上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

二、文件主体

1.标题：文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

-发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。

-成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

-公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

-单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

-联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

三、文件版记

1.抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

2.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

第三章红头文件流程管理

一、文件起草

1.明确起草责任：各部门根据工作需要负责相应红头文件的起草工作。起草文件应做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

2.进行调查研究：起草重要文件，起草部门应进行充分的调查研究，广泛听取相关部门和人员的意见和建议，确保文件内容符合公司实际情况和发展需要。

3.严格格式要求：起草文件时应严格按照本办法规定的格式要求进行排版，