公司采购合规审查工作指南.docVIP

公司采购合规审查通用工作指南

一、适用情境与审查触发条件

本指南适用于公司各类采购活动中的合规性审查工作，具体包括但不限于以下情境：

常规采购项目审查：年度预算内日常采购（如办公用品、服务采购等）需确认采购流程、供应商选择、合同条款等是否符合公司制度及监管要求。

新供应商引入审查：首次合作的供应商需对其资质、信用、经营合规性进行全面评估，避免合作风险。

大额/高风险采购专项审查：单笔采购金额超过[具体金额阈值，如50万元]或涉及进口、特种设备、数据安全等特殊品类时，需强化合规审查深度。

紧急采购项目复核：因突发情况启动的紧急采购，需在采购后3个工作日内完成合规复核，保证程序豁免的合理性。

供应商动态合规监控：对现有供应商的年度/季度合规性复检，重点关注其资质有效性、履约记录及法律纠纷情况。

二、采购合规审查标准化操作流程

（一）审查申请与资料准备

操作目标：明确审查需求，保证基础资料完整，为后续审查提供依据。

具体操作：

发起申请：采购项目负责人登录公司采购管理系统，填写《采购合规审查申请表》（详见模板一），选择审查类型（常规/新供应商/大额等），并项目背景说明、采购需求清单、预算批复文件等基础资料。

资料补充：合规专员收到申请后1个工作日内审核资料完整性，若资料缺失（如供应商未提供营业执照副本），通过系统退回并注明补充要求；采购项目负责人需在2个工作日内完成补正。

责任主体：采购项目负责人发起，合规专员*审核资料。

输出成果：完整的《采购合规审查申请表》及附件资料。

（二）合规性初步筛查

操作目标：快速识别采购项目的合规风险点，判断是否需启动专项审查。

具体操作：

基础要素核验：合规专员*对照《采购合规审查清单》（详见模板二），重点审查以下内容：

采购预算是否在年度预算范围内，是否有超预算说明及审批文件；

采购方式（公开招标/邀请招标/询比价等）是否符合《公司采购管理办法》规定；

供应商是否在合格供应商名录内（新供应商需先完成准入初审）。

风险等级判定：根据核验结果，将项目风险划分为“低风险”（资料齐全、流程标准）、“中风险”（存在轻微瑕疵，如合同条款待完善）、“高风险”（存在重大合规隐患，如供应商资质异常）。

责任主体：合规专员*。

输出成果：《合规性初步筛查报告》，明确风险等级及初步处理意见。

（三）专项合规审查

操作目标：针对中高风险项目或特定审查维度，组织相关部门开展深度合规评估。

具体操作：

审查任务分配：合规主管根据风险等级及项目类型，组织专项审查小组，成员包括法务专员（审查法律条款）、财务专员（审查资金支付及税务合规）、业务部门负责人（审查技术需求匹配度）。

分维度审查：

法律合规性：法务专员*重点审查合同主体资格、知识产权条款、违约责任、争议解决方式等是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规；

财务合规性：财务专员*审查供应商报价是否合理、成本构成是否清晰、发票类型是否符合税法规定、预付款/尾款支付比例是否符合公司财务制度；

业务合规性：业务部门负责人*审查供应商技术方案、履约能力、售后服务是否满足项目需求，是否存在利益输送（如与供应商存在关联关系未披露）。

现场核查（如需）：对供应商资质或履约能力存疑的，由合规专员*牵头，联合业务、法务部门进行实地考察，形成《现场核查记录》。

责任主体：合规主管*统筹，法务、财务、业务部门协同。

输出成果：《专项合规审查报告》，明确各维度审查结论及问题清单。

（四）审查结果汇总与反馈

操作目标：整合审查意见，形成最终审查结论，指导采购决策。

具体操作：

结论判定：合规主管*汇总初步筛查报告、专项审查报告，判定项目合规性结论，分为“通过”（无合规风险）、“有条件通过”（存在轻微风险，需整改后实施）、“不通过”（存在重大风险，禁止采购）。

结果反馈：合规专员*通过采购管理系统将《采购合规审查意见书》（详见模板三）反馈至采购项目负责人，明确“通过”的项目可进入下一流程；“有条件通过”的项目需列明整改要求及完成时限；“不通过”的项目需说明具体原因及法律依据。

责任主体：合规主管审定，合规专员反馈。

输出成果：《采购合规审查意见书》，含最终结论及整改要求（如需）。

（五）整改落实与复核

操作目标：保证审查中发觉的问题整改到位，形成合规闭环。

具体操作：

整改执行：采购项目负责人根据《采购合规审查意见书》要求，组织相关部门完成整改（如补充合同条款、更换不合格供应商），并在系统中整改佐证材料（如补充合同、新供应商资质文件）。

整改复核：合规专员*收到整改材料后2个工作日内进行复核，确认整改符合要求后，在《整改跟踪表》（详见模板四）中标注“复核通过”；若整改不到位，退回并要求重新整改。

责任主体：采购项目负责人整改，合规专员*复核。

输出成果：整改完成的《整改跟踪表》。

（六）审查资料归