企业合同管理规范及模板.docVIP

企业合同管理规范及模板

一、适用范围与常见应用场景

本规范及模板适用于各类企业（含中小企业、集团型企业）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、租赁、合作研发、劳动合同等常见合同类型。尤其适合以下场景：

业务部门发起合同需求：如市场部签订广告服务合同、采购部签订原材料采购合同时需遵循标准化流程保证合规；

法务部门审核合同风险：法务人员依据规范条款审核合同，规避法律漏洞；

管理层审批决策：通过标准化评审流程，明确审批权限，提高决策效率；

合同履行与归档：业务部门跟踪合同执行情况，行政部门规范档案管理，保证可追溯性。

二、合同管理全流程操作指引

（一）需求发起与审批

需求提出

业务部门根据业务需求（如采购设备、委托服务），填写《合同需求申请表》（见附件1），明确合同相对方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认。

前置审批

预算金额≤5万元：部门负责人审批；

5万元＜预算金额≤20万元：分管副总审批；

预算金额＞20万元：总经理办公会审批。

审批通过后，方可进入合同起草环节。

（二）合同起草

模板选择

根据合同类型（如采购合同、服务合同），从企业《合同标准模板库》（见附件2）中选择对应模板，禁止使用非模板合同文本（特殊情况需法务部书面说明）。

内容填写

合同主体：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止填写个人隐私信息，如手机号、邮箱）；

核心条款：明确标的物/服务具体描述（可附技术参数附件）、数量、质量标准（如“符合国家GB/T1-2020标准”）、价款（含税费明细）、支付方式（如“银行转账，账户信息见附件3”）、履行期限（起止日期需精确到日）、违约责任（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）、争议解决方式（优先选择企业所在地法院诉讼）。

特殊条款：根据业务需求补充保密条款、知识产权归属、不可抗力等约定。

（三）合同评审

评审组织

起草部门发起评审，法务部牵头组织，参与部门包括：业务部门（确认需求可行性）、财务部（审核价款、支付条款）、风控部（评估履约风险），必要时邀请外部法律顾问参与。

评审要点

合法性：合同主体是否具备相应资质（如经营许可证、安全生产许可证），条款是否违反法律法规；

商务条款：价款、数量、履行期限是否与需求一致，是否存在履约障碍；

风险控制：违约责任是否明确、对等，争议解决方式是否有利于企业，是否存在潜在法律风险（如“合同解除权”约定）。

评审输出

评审通过后，各评审部门在《合同评审表》（见附件4）签字确认；评审未通过，起草部门根据意见修改后重新评审，直至通过。

（四）合同签署

签署形式

金额≤10万元：可采用电子签署（符合《电子签名法》要求的平台）或纸质签署；

金额＞10万元：必须采用纸质签署，合同文本需加盖合同专用章（禁止使用公章或财务章）。

签署流程

双方法定代表人或授权代表签字（授权书需作为合同附件）；

合同文本一式多份（至少3份，双方各执1份，企业留1份归档），每份文本加盖骑缝章；

签署后3个工作日内，原件由行政部统一收回归档，复印件交业务部门执行。

（五）合同履行与跟踪

履行监控

业务部门指定专人（如合同管理员*）作为履约责任人，建立《合同履行台账》（见附件5），实时记录履行进度（如“第一批货物交付日期：2024年X月X日”）、款项支付情况、对方履约质量等。

风险预警

若发觉对方可能违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门需在1个工作日内书面通知法务部和分管副总，启动风险应对预案（如发送催告函、暂停付款）。

验收确认

合同标的物/服务交付后，业务部门联合质检部、使用部门共同验收，填写《合同验收单》（见附件6），双方签字确认验收结果。

（六）合同变更与解除

变更流程

履行过程中需变更合同内容（如价款调整、履行期限延长），双方需签订《合同变更协议》（使用变更协议模板），参照原评审流程审批后签署，禁止口头或单方面变更。

解除条件

符合约定解除条件（如对方严重违约）或法定解除条件的，由业务部门提出解除申请，法务部审核解除程序合法性（如是否需书面通知），经总经理审批后签订《合同解除协议》，明确债权债务处理方案。

（七）合同归档

归档范围

包括：合同文本正本、评审表、签署授权书、变更/解除协议、验收单、付款凭证、往来函件等所有与合同相关的书面材料。

归档要求

合同履行完毕或解除后15个工作日内，业务部门将材料移交行政部；

行政部按“合同编号-年份-类型”分类归档（如“采-2024-001”），电子扫描件同步存储至企业合同管理系统，保存期限≥合同履行结束后10年。

三、合同标准模板及评审表样例

附件1：合同需求申请表

申请部门

申请日期

需求类型（采购/服务/等）

合同相对方名称

统一社会信用代码

对方法定代表人

标的物/服务描述

数量

预算金额