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合同管理工具及其电子签名功能实现指南

一、引言

在企业经营活动中，合同作为明确双方权利义务的核心文件，其管理效率直接影响业务推进速度与合规风险。传统纸质合同管理存在审批流程繁琐、存储成本高、签署周期长、易丢失等问题，而结合电子签名功能的合同管理工具，可实现合同全生命周期的数字化管理，从创建、审批、签署到归档全程线上化，大幅提升效率并降低合规风险。本指南将详细介绍合同管理工具的核心功能、应用场景及电子签名功能的操作流程，为企业用户提供实用参考。

二、合同管理工具的核心价值与应用场景

（一）核心价值

流程标准化：通过预设模板与审批流程，统一合同格式与审批节点，避免人工操作随意性。

效率提升：线上审批与电子签名缩短合同签署周期，传统需3-5天的流程可压缩至1-2天。

成本降低：减少纸质打印、快递物流及仓储成本，按年合同量1000份估算，可节省成本超30%。

风险管控：全流程留痕、操作日志可追溯，支持合同条款智能校验，降低法律风险。

数据安全：权限分级管理、数据加密存储与备份，保证合同信息不泄露、不丢失。

（二）典型应用场景

企业内部合同审批：如*公司市场部与广告供应商签订推广服务合同，需通过法务部、财务部、总经理三级审批，使用工具后可在线提交、实时跟踪审批进度，避免纸质文件传递延误。

跨部门协作签约：如*企业销售部与客户签订销售合同，需技术部确认交付标准、财务部审核付款条款，工具支持多部门并行审批，减少跨部门沟通成本。

供应商/客户批量签约：如*制造企业与100家供应商签订年度采购框架合同，通过模板批量创建、电子签名批量发起，3日内完成全部签署，较传统方式效率提升80%。

远程签约场景：如*公司与异地合作伙伴签订合作协议，双方无需线下见面，通过电子签名即可完成合同签署，符合“无接触办公”需求。

三、合同全生命周期管理操作流程

（一）合同创建与模板配置

登录系统：用户通过企业账号登录合同管理工具，进入“合同管理”模块。

选择模板：

“新建合同”，从“模板库”中选择对应类型模板（如“采购合同”“销售合同”“劳动合同”等）；

若无合适模板，“创建模板”，自定义合同标题、条款内容、必填字段（如合同金额、签署方信息等），保存后可复用。

填写合同信息：

根据模板提示填写基础信息：合同编号（支持自动）、合同名称、签署方名称（甲方/乙方）、合同金额、签署日期、履行期限等；

附件（如技术协议、补充说明等），支持PDF、Word、Excel格式，单附件不超过50MB。

（二）审批流程配置与发起

设置审批流程：

首次使用需配置审批流程：进入“流程管理”，选择合同类型，添加审批节点（如部门负责人→法务→总经理），设置每个节点的审批人（支持按角色指定，如“财务部经理”）、审批方式（会签/或签）、审批时限（默认24小时，可自定义）；

流程配置完成后，可保存为“默认流程”，后续创建同类型合同自动套用。

发起审批：

合同信息填写完成后，“提交审批”，系统自动推送审批任务至第一审批人；

提交时可添加备注说明（如“急件，请优先处理”），支持相关人员提醒。

（三）审批过程跟踪与处理

审批人操作：

审批人收到待办提醒（系统消息/短信/邮件），“查看详情”查看合同内容与附件；

审批通过：“同意”，系统自动流转至下一节点；审批驳回：填写驳回理由（如“合同金额超预算，请修改”），合同状态变更为“驳回”，创建人可修改后重新提交。

创建人跟踪进度：

创建人可在“我的合同”中查看审批进度，实时显示当前审批节点、审批人剩余时间；

若审批超时，系统自动提醒审批人，支持催办功能。

（四）电子签名发起与签署

发起电子签名：

审批通过后，合同状态变更为“待签署”，“发起签名”，配置签署方信息：

添加签署人：输入对方姓名、手机号/邮箱（系统发送验证码），支持批量添加签署方；

设置签署顺序：可选择“并行签署”（所有签署人同时签署）或“顺序签署”（按指定顺序依次签署）；

确认签名位置：系统自动在合同文本中定位需签名、盖章的位置（如甲方签字页、乙方盖章处），支持手动调整位置。

签署方操作：

签署人收到签署通知（短信/），进入签署页面；

实名认证：首次签署需完成实名认证（身份证信息，人脸识别验证）；

签署操作：选择签名方式（手写签名/印章），手写签名需在签名板上签字，印章需提前在“印章管理”中备案企业公章/合同章；

确认签署：完成签名/盖章后，“确认签署”，系统带时间戳的电子签名，合同状态更新为“部分签署”或“已签署”。

（五）合同归档与查询

自动归档：

所有签署方完成签署后，合同状态变更为“已归档”，系统自动将合同PDF文件（含电子签名与签署时间）至“合同库”，按合同编号、类型、签署日期分类存储。

查询与：

支持多维度查询：输入合同编号、名称、签署方、日期等关键词，快速定位合同；

可合同原件（带电子签