行政工作行政例会报告模板.docVIP

行政工作行政例会报告通用模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政例会场景，包括但不限于：

定期例会：如周行政例会、月度工作总结会、季度/半年度/年度工作推进会；

专项协调会：针对跨部门协作事项、重点项目推进、突发问题处理等召开的专题行政会议；

临时会议：因紧急工作部署或突发情况需快速决策时召开的行政例会。

通过标准化模板的使用，可规范会议流程、明确责任分工、提升决策效率，同时为后续工作跟踪与复盘提供依据，保证行政工作闭环管理。

二、模板使用流程详解

（一）会前准备：保证会议有序启动

明确会议目的与议题

根据阶段性工作重点，梳理会议核心议题（如上周工作复盘、本周计划部署、跨部门问题协调等），提前3-5天通过邮件或办公系统同步给参会人员。

示例议题：①上周行政重点工作完成情况通报；②办公区域安全检查问题整改协调；③下月行政费用预算审议；④员工福利优化方案讨论。

确认参会人员与会议安排

确定主持人（通常为行政负责人或分管领导）、记录人（行政专员），明确参会部门及人员（如各部门负责人、行政相关岗位人员），提前确认参会并收集请假信息（需注明请假原因及委托参会人）。

安排会议时间（建议固定每周/每月固定时间，如周一上午9:00）、地点（会议室/线上会议平台），提前调试设备（投影仪、麦克风、会议软件等）。

准备会议材料

收集各议题相关背景资料（如上周工作数据、问题整改清单、预算明细表等），整理成《会议材料包》，提前1天分发至参会人员，保证其提前熟悉内容、准备意见。

（二）会中记录：全面捕捉关键信息

记录会议基本信息

按模板“基本信息表”记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员及原因、会议主题等核心要素，保证信息完整（如缺席人员需注明“因出差请假，委托*参会”）。

逐项记录议题讨论内容

按“议题讨论记录表”格式，记录每个议题的汇报人（如“行政部*主管”）、讨论要点（包括各部门发言摘要、分歧意见、共识方向），重点标注需决策的关键问题（如“预算调整需经财务部复核后提交总经理审批”）。

明确决议与待办事项

对每个议题的结论性意见（决议）进行清晰记录，同步提取待办事项，明确“责任部门/负责人”“协作人”“完成时限”等要素（如“责任部门：行政部；负责人：*经理；完成时限：X月X日前”）。

（三）会后整理：形成规范报告并跟踪落实

整理会议记录初稿

会后2个工作日内，根据会议记录核对各议题内容，保证讨论要点、决议、待办事项准确无误，形成《行政例会报告（初稿）》。

审核与分发报告

将初稿提交主持人（行政负责人）审核，确认无误后定稿，通过办公系统或邮件分发至所有参会人员及相关部门抄送人（如公司领导、财务部等）。

跟踪待办事项进度

建立“决议及待办事项跟踪表”，在每周/月例会上优先汇报待办事项完成情况，对逾期未完成的任务及时提醒并协调解决，保证闭环管理。

三、模板结构与内容示例

（一）行政例会报告基本信息表

项目

内容

会议名称

公司2024年X月第X周行政例会

会议时间

2024年X月X日（星期X）上午9:00-10:30

会议地点

公司总部301会议室（线上会议：X）

主持人

行政部*经理

记录人

行政部*专员

参会人员

行政部、人力资源部、财务部、后勤部、IT部负责人及专员（共12人）

缺席人员及原因

人力资源部主管（因外出培训，委托专员参会）

会议主题

总结上周行政工作，部署本周重点，协调办公区域安全整改事项

（二）议题讨论记录表

议题编号

议题名称

汇报人

讨论要点

决议/结论

01

上周行政重点工作完成情况

行政部*主管

1.办公用品采购：完成90%，剩余10因供应商延迟未到货；2.固定资产盘点：发觉3台电脑未贴标签，已联系IT部处理；3.员工食堂满意度：85分，主要反馈菜品单一。

1.供应商延迟问题：行政部今日内与供应商沟通，保证明日到货；2.电脑标签：IT部今日内完成补贴；3.食堂菜品：下周起增加2种菜品，每周更新菜单。

02

办公区域安全检查问题整改

后勤部*专员

1.消防通道堆放杂物：3楼东侧通道有纸箱未清理；2.应急照明故障：2楼西侧2盏灯不亮；3.电气线路：1楼会议室插座松动，已临时断电。

1.消防通道：后勤部今日内清理，行政部抽查；2.应急照明：联系维保单位今日内修复；3.电气线路：IT部今日内检修，保证正常使用。

03

下月行政费用预算审议

财务部*经理

1.上月预算执行率92%，主要节约在差旅费；2.下月预算申请：办公用品增加5000元（因采购量上升），维修费增加3000元（空调设备检修）；3.建议：严格控制招待费，预计可压缩2000元。

1.预算调整：办公用品、维修费按申请额度批复，招待费压缩2000元；2.执行要求：各部门超预算支出需提前