合同管理模板及合同条款标准化处理.docVIP

合同管理模板及合同条款标准化处理工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类合同的全生命周期管理，包括但不限于：

业务合作类：如采购合同、销售合同、服务外包合同、技术开发合同等；

人事管理类：如劳动合同、保密协议、竞业限制协议等；

项目执行类：如工程承包合同、项目委托合同、合作开发协议等；

其他常规类：如租赁合同、广告发布合同、咨询服务合同等。

无论是新业务合作启动、既有合同续签，还是合同条款修订，均可通过标准化流程保证合同合规性、降低风险并提升管理效率。

二、标准化处理流程

步骤1：需求明确与前置准备

操作内容：

业务部门明确合作需求（如标的物、服务范围、合作期限、预算等），填写《合同需求审批表》，经部门负责人*经理签字确认；

法务或合规部门同步介入，评估合作方资质（如营业执照、经营范围、履约能力等），必要时开展背景调查；

确定合同类型，匹配对应的标准化模板（如采购合同选用《采购合同模板V2.0》）。

关键输出：《合同需求审批表》、合作方资质材料、选定模板版本。

步骤2：合同条款拟定与模板填充

操作内容：

根据选定模板，逐项填写核心条款：

基本信息：合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采-001”）、签订日期、甲乙双方全称及统一社会信用代码；

标的条款：明确标的物/服务名称、规格型号、数量、质量标准（如符合国家GB标准或双方约定标准）；

权利义务：甲方付款义务、乙方交付/服务义务，双方保密、知识产权等责任；

费用与支付：合同总价、计价方式、支付节点（如“验收合格后30日内支付至合同总额的70%”）、账户信息（需加盖财务专用章）；

违约责任：明确逾期付款、交付不符、违约金计算方式（如“日万分之五”）及赔偿范围；

争议解决：约定诉讼/仲裁管辖地（如“甲方所在地人民法院”）及适用法律。

对模板中未覆盖的特殊需求（如定制化服务要求），补充“其他约定”条款，保证表述无歧义。

关键输出：合同初稿（含修订痕迹）、补充条款说明。

步骤3：合同审核与修订

操作内容：

多部门会签：

业务部门审核条款与需求一致性（如服务范围、交付时间）；

财务部门审核费用标准、支付方式及税务合规性；

法务部门审核法律风险（如条款合法性、违约责任合理性、知识产权归属）；

涉及项目合作的，需项目组*负责人确认履约可行性。

修订反馈：审核部门在《合同审核意见表》中提出修改建议，业务部门牵头整合修订，形成二审稿。

终审确认：重大合同（如金额超100万元）需提交公司管理层*总终审，通过后定稿。

关键输出：《合同审核意见表》、终审版合同。

步骤4：合同签署与生效

操作内容：

打印终审版合同（一式两份或多份，根据需要确定），保证页码连续、无涂改；

双方授权代表签字（需核对授权委托书，避免越权签署），加盖合同专用章或公章（骑缝章）；

确认签署日期，合同自双方签字盖章之日起生效（或约定生效条件）；

业务部门在3个工作日内将合同原件扫描存档，并同步更新《合同台账》。

关键输出：签署完成的合同原件、《合同台账》更新记录。

步骤5：履行跟踪与归档管理

操作内容：

业务部门按合同约定跟踪履行进度（如交付节点、付款节点），填写《合同履行跟踪表》；

出现履行异常（如延迟交付、质量争议）时，及时启动沟通或协商机制，必要时签署补充协议；

合同履行完毕或终止后，整理合同文本、履行记录、补充协议等材料，按“合同编号+年份”分类归档，保存期限不少于10年（根据行业法规调整）。

关键输出：《合同履行跟踪表》、合同档案归档记录。

三、通用合同模板框架

以下为标准化合同模板核心条款示例，可根据具体类型调整：

模块

条款内容示例

合同编号

________年______字第______号

签订日期

________年______月______日

甲方信息

名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址：____________________法定代表人：*先生

乙方信息

名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址：____________________法定代表人：*女士

标的条款

1.标的物名称：____________________规格型号：____________________数量：______单位：______2.质量标准：符合____________________标准（如：GB/T19001-2016）

费用与支付

1.合同总价：人民币______元（大写：____________________）；2.支付方式：□银行转账□支票□其他；3.支付节点：（1）首付款：合同签订后______日内，支付______%；（2）到货款：标的