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合同管理规范与范本模板

一、适用范围与常见应用场景

本规范及模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常经营活动中涉及的合同管理全流程，涵盖合同起草、审核、签署、履行、归档等环节。常见应用场景包括但不限于：

采购与销售：原材料采购、设备买卖、产品销售等交易类合同；

服务合作：技术服务、咨询服务、委托加工、外包服务等合作类合同；

项目执行：工程建设、研发项目、市场推广等项目类合同；

劳动关系：劳动合同、劳务协议、保密协议等人事类合同；

其他：租赁合同、知识产权许可、战略合作框架协议等特殊场景合同。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同起草：明确需求，规范条款

需求确认

业务部门根据合作需求，明确合同核心要素：合作双方主体信息、标的物/服务内容、权利义务、履行期限、费用及支付方式、违约责任等；

涉及特殊条款（如知识产权、保密义务、争议解决方式）的，需提前与法务或合规部门沟通。

模板选择与调整

优先使用企业标准化合同模板（如买卖合同模板、服务合同模板）；

若无对应模板，参考行业通用范本，结合具体需求调整条款，避免遗漏关键内容。

条款起草规范

主体信息：双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（或授权代表）*、联系方式（需完整准确，避免歧义）；

标的条款：明确标的物名称、规格型号、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）；

权利义务：清晰约定双方的权利（如验收权、收款权）和义务（如交付义务、保密义务），避免“模糊表述”（如“尽快”“适量”）；

履行期限：明确起止时间、阶段性节点（如分批交付的批次及时间）；

费用及支付：列明总价、税费承担方式、支付条件（如验收合格后）、支付方式（银行转账需注明账户信息）、逾期违约金计算标准；

违约责任：针对可能出现的违约情形（如延迟交付、质量不达标），约定具体的违约责任（如赔偿金额、解除合同条件）；

争议解决：优先约定协商解决，协商不成可选择诉讼或仲裁（明确管辖法院或仲裁机构）；

生效条件：明确签字盖章后生效、附条件生效（如审批通过后生效）或附期限生效（如某日期后生效）。

（二）合同审核：风险把控，合规审查

部门初审

业务部门负责人审核合同内容的真实性、完整性，保证与业务需求一致；

财务部门审核费用条款（如支付方式、发票开具、税费计算）、履约能力（如对方财务状况是否支持合同履行）。

法务/合规复审

重点审查：

主体合法性：对方是否具备签约资格（如营业执照经营范围、特殊行业资质）；

条款合法性：是否符合法律法规（如《民法典》《消费者权益保护法》），是否存在无效条款；

权利义务对等性：是否存在显失公平的条款（如单方面加重己方责任、减轻对方责任）；

潜在风险：知识产权归属、保密期限、不可抗力条款等是否明确。

终审与修订

涉及重大金额（如超过100万元）或复杂条款的，需提交企业分管领导或总经理终审；

审核通过后，形成《合同审核意见表》（见附件1），针对修改意见由业务部门修订并反馈；审核未通过的，需说明理由并重新起草。

（三）合同签署：规范签署，保证生效

签署准备

确认合同文本最终版本，双方签字页需包含“本合同一式X份，双方各执X份，具有同等法律效力”；

若为授权签署，需提供《授权委托书》（见附件2），明确授权范围、权限及期限。

签署方式

纸质签署：双方在合同文本上签字（自然人需签字+按手印，法人需法定代表人签字或盖章+公章），骑缝章加盖（多页合同）；

电子签署：通过合法电子签名平台签署（符合《电子签名法》要求），需保证双方身份真实及签署意愿确认。

签署后留存

纸质合同签署后，由行政或法务部门统一编号、登记（登记信息包括合同编号、签约方、签约日期、金额、存放位置等）；

电子合同需导出PDF版本并备份至企业指定系统，防止丢失。

（四）合同履行：动态跟踪，及时处理

履行跟踪

业务部门指定专人负责合同履行，对照合同条款跟踪进度（如交付时间、验收节点、付款节点）；

定期向法务及财务部门反馈履行情况，形成《合同履行跟踪表》（见附件3）。

变更与解除

履行过程中需变更条款的，双方应签订《合同变更协议》（明确变更内容、生效条件），经原审核流程审批后执行；

出现法定或约定解除情形（如对方严重违约、不可抗力导致合同无法履行）时，需书面通知对方，并留存通知凭证（如快递签收记录、邮件发送记录）。

纠纷处理

履行中发生纠纷，首先由双方协商解决，协商不成可依据合同约定申请仲裁或提起诉讼；

纠纷处理过程中，需收集并留存相关证据（如合同文本、沟通记录、验收报告、付款凭证）。

（五）合同归档：分类管理，便于查阅

归档范围

合同正本及附件（如补充协议、变更协议、审核意见表、授权委托书、履行记录等）；

与合同相关的所有书面及电子资料（如招投标文件、订单、发票、验收单等）。

归档流程

合同履行完毕或解除后1个月内，由业务部门将合同资