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标准化会议记录及决策执行跟踪模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企业内部会议（如例会、项目推进会、专题研讨会、决策评审会等），尤其适合需要明确责任、跟踪执行、保证会议成果落地的场景。通过标准化记录与动态跟踪，可有效解决“议而不决、决而不行、行而不果”的问题，提升会议效率与组织执行力，为复盘改进、知识沉淀提供数据支撑。

二、标准化操作流程

（一）会前：精准筹备，保证会议聚焦

明确会议目标与议题

召集人需提前1-2天明确会议核心目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决流程瓶颈”），并列出具体议题（建议不超过5个，按优先级排序），避免议题发散。

示例：议题1——项目需求评审；议题2——市场推广方案调整；议题3——部门预算分配确认。

通知参会人与准备材料

通过邮件/企业发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或）、议题、参会人（含主持人、记录人）、会前需预习的材料（如项目方案、数据报表）。

提醒参会人提前准备议题相关意见，保证会议高效讨论。

（二）会中：结构化记录，锁定关键信息

记录基础信息

记录人需同步记录：会议时间（精确到分钟）、地点、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人（含缺席人员及原因）、列席人员（如需）。

按议题记录讨论要点

对每个议题，记录“讨论内容”与“争议点”：

讨论内容：客观记录各方观点（用“部门认为”“同事建议”等表述，避免主观评价），重点数据、案例支撑。

争议点：明确分歧焦点（如“关于推广渠道，A方案侧重线上转化，B方案侧重品牌曝光，双方未达成一致”）。

提炼决策事项与行动项

每个议题讨论结束后，由主持人总结“决策结论”（明确、可执行，避免“原则上同意”等模糊表述）。

针对需落地的事项，同步记录“行动项”，包含：任务描述、负责人、截止日期、交付成果（如“负责人：*主管；截止日期：2024-06-30；交付成果：修订版预算表”）。

（三）会后：24小时内整理，同步闭环

整理会议记录

记录人根据会中笔记，在24小时内整理成《会议纪要》，结构建议：

基础信息（同会中记录）；

各议题讨论摘要（按议题顺序，突出关键观点与争议）；

决策事项列表（汇总所有结论，标注“已确认”）；

行动项跟踪表（按“负责人-任务-截止日期-成果”列示）。

分发与确认

将《会议纪要》发送至所有参会人及相关部门负责人，要求2个工作日内反馈确认（如有异议需标注，无异议则默认通过）。

纪要需经主持人审核后定稿，保证信息准确、责任明确。

（四）执行：动态跟踪，保证落地

建立决策执行跟踪台账

以《行动项跟踪表》为核心，新增“当前状态”“完成情况说明”“风险问题”字段，由记录人（或指定执行协调人）每周更新。

状态标注：进行中、已完成、延期、阻塞（需支持）。

定期反馈与预警

负责人需在截止日期前1天反馈进度；若延期，需提前说明原因及预计完成时间。

对于“阻塞”事项，记录人需及时协调资源推动解决（如上报*总监召开专项沟通会）。

会议复盘

每月/每季度对照跟踪台账，复盘决策执行率、未完成事项原因，优化后续会议流程与决策质量。

三、模板工具包

（一）会议基本信息表

字段

填写说明

示例

会议主题

清晰反映会议核心内容，避免模糊表述

项目Q3需求评审会

会议时间

年/月/日上/下午时分-时分

2024-06-1514:00-16:00

会议地点

线上会议需填写平台（如腾讯会议号：123-456-789）

公司3楼会议室A/腾讯会议123-456-789

主持人

负责会议把控与决策拍板

*经理（市场部）

记录人

负责会议记录与后续跟踪

*助理（行政部）

参会人（含部门）

列出所有参会人员及所属部门，缺席人员需注明原因

（研发部）、（产品部）、（缺席：出差）

列席人员

非必要参会但需知晓信息的人员（如财务代表）

赵六（财务部）

（二）议题讨论与决策记录表

议题序号

议题名称

讨论内容摘要

争议点/分歧

决策结论

1

项目需求优先级

研发部：用户管理模块开发周期需2周，建议优先级降低；产品部：该模块为用户核心功能，需优先开发。

优先级排序争议：用户管理模块vs数据分析模块。

确认优先级：用户管理模块（第一优先级）、数据分析模块（第二优先级，7月启动）。

2

市场推广方案调整

市场部：原方案预算超支10%，建议减少线下活动频次；销售部：线下转化率高于线上20%，需保留。

预算与效果平衡：是否削减线下预算。

决策：线下活动频次从每周1次调整为每两周1次，预算控制在原方案范围内。

（三）决策执行跟踪表

行动项编号

任务描述

负责人

所属部门

截止日期

交付成果

当前状态

完成情况说明

风险问题

ACT001

完成用户管理模块需求文档终稿

*主管

研发部

2024-06-20

需求文档V3.0（含评审签字）

进行中

初稿已完成，待产品