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文档资料归档与管理制度文件模板

前言/总则

为规范企业内部各类文档资料的归档、保管、利用及销毁工作，保证文档资料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范信息风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度旨在建立标准化、流程化的文档管理体系，为企业运营、决策及合规提供有效支持。

一、适用范围与管理目标

（一）适用范围

本制度适用于企业各部门、各项目组在业务活动中形成的具有保存价值的各类文档资料，包括但不限于：

行政类：规章制度、会议纪要、工作计划、请示报告、外来函件等；

业务类：合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件、产品说明书等；

财务类：凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等；

人事类：招聘资料、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核等；

其他：具有保存价值的电子文档、声像资料、实物档案等。

（二）管理目标

实现文档资料“分类清晰、归档及时、保管安全、利用便捷”；

保证文档资料不丢失、不损坏、不泄露，符合保密及合规要求；

提高文档检索效率，为业务决策、历史追溯及问题分析提供有效支撑。

二、标准化操作流程

（一）文件收集

收集责任：各部门指定专人（如兼职档案管理员）负责本部门文档资料的日常收集，保证应归档文件“齐全、完整、准确”。

收集范围：

本部门在业务活动中直接形成的具有保存价值的文件；

部门间往来、需协同办理的文件正本及最终定稿；

外部单位发来的与本部门业务相关的函件、批复等；

领导指示、会议部署中需落实并留存结果的文件。

收集时间：

日常文件：每周五下班前完成本周文件收集；

项目文件：项目结束后10个工作日内完成全部文件收集；

年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件汇总收集。

（二）文件分类

分类原则：以“部门-问题-年度”为一级分类逻辑，结合文件类型进行二级细化，保证分类标准统一、层级清晰。

分类标准（示例）：

一级分类

二级分类

说明

行政部

综合管理

公司级制度、会议纪要、年度计划等

行政部

后勤保障

固定资产、采购合同、安全检查记录等

市场部

市场营销

市场调研报告、活动方案、客户资料等

市场部

品牌推广

宣传物料、媒体合作、品牌活动记录等

财务部

财务核算

凭证、账簿、月度/季度/年度报表等

财务部

税务管理

纳税申报表、税务审计报告、税务批复等

电子文档分类：参照纸质文档分类逻辑，在服务器或云盘中建立对应文件夹层级，文件夹命名格式为“一级分类-二级分类-年度”（如“行政部-综合管理-2024”）。

（三）文件整理

排序：按文件形成时间先后或逻辑顺序排列，同一文件中正本在前、定稿在后，批复在前、请示在后。

修整：去除文件金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损、字迹模糊的文件进行修补或复印（复印件归档，原稿单独保存）。

装订：左侧装订，使用无酸纸档案夹或棉线装订，保证页码连续、不掉页、不倒页；页码位置统一在右上角。

填写文件封面：纸质文件需填写档案封面，注明文件名称、形成部门、形成日期、页数、密级（普通/秘密/机密）、归档人等信息（见配套表单1）。

（四）档案编号

编号规则：采用“部门代号-文件类型代号-年度-流水号”格式，其中：

部门代号：用部门名称首字拼音首字母（如行政部=XZ，市场部=SC）；

文件类型代号：用二级分类名称首字拼音首字母（如综合管理=ZH，市场营销=XS）；

年度：文件形成年份（如2024）；

流水号：按归档顺序三位数编码（从001开始）。

示例：行政部2024年第3份综合管理类文件编号为“XZ-ZH-2024-003”。

编号标注：编号打印后粘贴或书写在档案封面右上角及每页文件右上角，保证清晰、醒目。

（五）归档存储

纸质档案归档：

按编号顺序存入专用档案柜，柜外标注“部门+年度+档案类型”（如“行政部-2024-综合管理”）；

档案柜内分层放置，每层设置标签，注明档案编号范围及起止页码；

密级档案单独存放，配备密码锁及防盗设施，由专人保管钥匙。

电子档案归档：

存储至企业指定服务器或加密云盘，按分类层级建立文件夹，文件名与档案编号一致（如“XZ-ZH-2024-003_公司年度工作计划.docx”）；

电子档案需定期备份（每月1次），备份介质包括移动硬盘、云端存储等，异地备份至少保存2份；

涉密电子档案需加密存储，设置访问权限，仅授权人员可查阅。

（六）保管维护

环境要求：

纸质档案库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计，每日记录；

库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，配备消防器材（如灭火器、自动报警系统）；

定期通风（每周2次，每次30分钟），防止档案霉变、虫蛀。

定期检查：

每季度对纸质档案进行清点，检查是否有破损、潮湿、虫蛀等情况，发觉问题及时处理；

每半年对电子档案进行备份有效性测试，保证数据可正常读取；

建立档案保