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合同管理规范及合同模板库

引言

合同是企业经营活动中明确双方权利义务、保障合法权益的重要法律文件，规范合同管理能有效降低法律风险、提升运营效率、维护企业利益。本文档旨在建立统一的合同管理规范体系，并提供常用合同模板库，指导各部门从合同起草到归档的全流程操作，保证合同管理的合规性、严谨性与实用性。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用主体

本规范适用于[企业名称]及其下属各部门、分支机构、子公司（若有）的所有合同管理活动，涵盖采购、销售、服务、合作、人力资源等业务领域。

（二）典型应用场景

采购业务：采购原材料、设备、服务等对外采购活动中，与供应商签订买卖合同或服务合同；

销售业务：向客户销售产品或提供服务时，与客户签订销售合同或服务合同；

合作项目：与外部机构开展技术研发、市场推广、业务合作等联合项目时，签订合作协议；

人力资源：与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议等；

其他场景：租赁合同、委托合同、知识产权许可协议等需明确双方权利义务的法律文件。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草阶段

明确需求

业务部门根据实际业务需求（如采购需求、销售目标、合作内容等），确定合同的核心条款（标的物、金额、履行期限、双方权利义务等）；

涉及金额较大或复杂业务（如重大项目、长期合作），需提前与法务部门沟通，保证条款合法合规。

选择模板

优先从《合同模板库》中选择对应类型的合同模板（如“买卖合同模板”“服务合同模板”），避免自行起草基础条款；

若模板库无对应模板，需由业务部门起草后，提交法务部门审核并补充通用条款。

填写内容

按模板要求填写具体信息，包括但不限于：

合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）；

合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、质量标准等）；

合同金额（单价、总价、币种、大写等）；

履行期限（交货时间、服务周期、付款节点等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围等）；

争议解决方式（协商、仲裁、诉讼及管辖法院等）。

填写内容需真实、准确、完整，避免模糊表述（如“大概”“左右”），关键条款（如金额、时间）不得涂改，确需修改需双方加盖印章或签字确认。

（二）合同审核阶段

业务部门初审

业务部门负责人审核合同内容的业务合理性（如需求匹配度、价格公允性、履行可行性等），保证合同符合部门业务目标；

审核通过后，在合同指定位置签字并提交至法务部门。

法务部门复审

法务专员重点审核以下内容：

主体合法性：对方企业是否具备相应资质（如营业执照、行业许可证等），授权代理人是否具有有效授权；

条款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效条款；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，是否存在显失公平的条款；

风险点提示：识别潜在法律风险（如违约责任不明确、争议解决方式约定不清等），并提出修改建议。

法务审核通过后，在合同上签字并流转至财务部门；若需修改，退回业务部门调整后重新提交。

财务部门审核

财务专员重点审核合同中的财务条款：

金额准确性：合同金额与预算、订单是否一致，大写与小写是否一致；

付款方式：付款节点、账户信息、票据类型等是否符合财务管理制度；

税费约定：税费承担方式是否明确，是否符合税收法规。

审核通过后，在合同上签字并提交至分管领导审批。

（三）合同签署阶段

内部审批

分管领导根据合同金额、重要性审批：

金额在[具体金额，如10万元]以下的，由分管领导签字确认；

金额在[具体金额，如10万-50万元]的，需总经理签字确认；

金额在[具体金额，如50万元以上]或重大合同（如涉及核心业务、长期合作），需提交总经理办公会审批。

审批通过后，由行政管理部门统一加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章）。

对方签署

将审核通过的合同文本发送至对方单位，要求对方在合同上签字或盖章（企业需加盖公章或合同专用章，个人需签字并按手印）；

对方签署完成后，保证合同文本完整（若有附件，需加盖骑缝章），双方各执一份（或按约定份数执行）。

（四）合同履行阶段

履行跟踪

业务部门作为合同履行主体，需全程跟踪合同履行情况（如产品交付进度、服务质量、付款节点等），建立《合同履行台账》，记录履行时间、履行结果、双方沟通记录等；

若出现履行延迟、质量问题等异常情况，需及时与对方沟通协商，并书面记录（如《变更协议》《补充函》等），保证双方权利义务明确。

验收与确认

合同涉及产品交付或服务完成的，需按约定的验收标准进行验收（如质量检测、服务效果评估等），并签署《验收确认书》；

验收通过后，按合同约定支付款项（需财务部门核对发票、验收单等凭证无误后办理）。

（五）合同归档阶段

整理分类

合同履行完毕（或终止）后，由业务部门将合同文本（含附件、签署页、变更协议、验收单等）整理成册，按合