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人事档案管理规范与操作指导

人事档案管理是组织人力资源管理体系中的基石性工作，它不仅记录了员工个人成长与职业发展的轨迹，更是组织进行人才选拔、任用、考核、奖惩及提供各项人力资源服务的重要依据。科学、规范的人事档案管理，对于维护员工合法权益、保障组织合规运营、防范管理风险具有不可替代的作用。本文旨在结合实践经验，从规范与操作两个层面，系统阐述人事档案管理的核心要点与实施路径，以期为相关从业人员提供具有指导性的参考。

一、人事档案管理的基本原则

人事档案管理工作必须遵循以下核心原则，以确保其严肃性、规范性和有效性：

1.真实性原则：档案材料的收集、审核、归档必须以事实为依据，确保每一份材料的真实可靠，杜绝虚假信息。这是档案工作的生命线。

2.保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私及组织敏感信息，档案管理人员必须严格遵守保密纪律，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。

3.完整性原则：档案材料应全面反映员工在各个时期的主要经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等，确保材料的系统完整。

4.及时性原则：员工个人信息发生变动或产生新的重要材料时，应及时收集、整理、归档，保证档案内容的时效性。

5.服务性原则：档案管理应服务于组织人力资源管理决策、员工职业发展以及各项合规性审查等工作，同时在规定范围内为员工提供档案利用服务。

6.合法性原则：档案的建立、管理、利用、转递、销毁等各个环节都必须符合国家法律法规及组织内部规章制度的要求。

二、人事档案的构成与收集

（一）档案材料的构成

一份完整的人事档案通常包含以下类别材料，具体内容需根据组织性质和管理需求进行调整和细化：

1.履历材料：个人简历等。

2.考核鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等。

3.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等。

4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等（如有）。

5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料；入团志愿书等。

6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等。

7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。

9.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。

（二）档案材料的收集

1.入职阶段集中收集：员工入职时，应由人力资源部门负责指导和督促其提交规定的档案材料，如身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、离职证明、照片等。对于应届毕业生，应及时衔接学校档案转递事宜。

2.在职期间动态收集：员工在职期间产生的新材料，如考核结果、奖惩文件、培训证书、职务变动、工资调整、党团材料等，相关部门应及时整理并移交档案管理部门归档。档案管理人员也应主动提醒和催收。

3.材料审核：对收集到的材料，档案管理人员需仔细审核其真实性、完整性和规范性。如发现材料缺失、信息不全或不符合要求，应及时通知相关人员补充或更正。复印件需注明“与原件核对无异”并由提供者签字或加盖相关部门公章。

4.规范性要求：收集的材料应使用符合归档要求的纸张规格，字迹清晰、工整，手写材料一般应使用蓝黑或碳素墨水书写。对于不规范的材料，应尽可能予以完善或转换。

三、人事档案的日常管理

（一）档案的整理与装订

1.分类排序：按照档案材料的类别（如上述构成）进行分类，每类材料内再根据形成时间或材料重要程度进行排序。

2.编写页码：在每份材料的右上角（背面左上角）编写页码，确保页码连续、准确。

3.填写卷内目录：根据材料的类别和顺序，详细填写卷内目录，包括序号、材料名称、材料形成时间、页码等。

4.装订成册：将整理好的材料装订成册，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订时应注意保护材料，避免损坏。对于一些不便装订的材料，可装入信封或袋中随卷保存，并在卷内目录中注明。

（二）档案的保管

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。保持适宜的温度和湿度。

2.档案柜具：应使用坚固、耐用的档案柜，如铁皮柜。档案柜应排列有序，并做好柜号、柜内档案存放指引等标识。

3.档案装具：档案应使用规范的档案盒或档案袋存放，注明档案编号、姓名、部门等信息。

4.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如更换破损的档