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跨部门协作项目团队沟通记录模板

适用工作场景

在多部门联合推进的项目中，由于涉及不同职能团队的协同（如产品、研发、市场、运营、设计等），信息传递易出现偏差、责任边界不清晰或进度滞后等问题。本模板适用于以下场景：

项目启动会：明确目标、分工、时间节点及协作机制；

阶段性复盘会：同步进展、复盘问题、调整策略；

跨部门问题协调会：针对具体障碍（如资源冲突、需求变更）讨论解决方案；

临时沟通会：应对突发情况（如需求紧急调整、风险事件）的快速决策记录。

沟通记录全流程操作指南

第一步：会前准备——明确沟通目标与关键信息

确定沟通核心议题：提前梳理需讨论的核心问题（如“Q3产品功能开发进度延迟原因”“市场推广素材交付延期协调”），避免议题发散。

收集背景资料：整理与议题相关的文档（如项目计划、需求文档、previous会议纪要、数据报表等），提前发送给参会人员，保证信息对齐。

确认参会方与角色：明确各部门需参会的人员及代表角色（如产品经理、研发负责人、市场执行等），避免关键决策人缺席。

制定沟通议程：按“背景同步→问题讨论→决议达成→待办确认”的逻辑设计议程，预估各环节时长，保证会议高效。

第二步：会中记录——客观捕捉关键信息

记录基本信息：在模板表格中填写会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人及参会部门/人员（用“”代替人名，如“产品部-张”“研发部-李*”）。

同步背景与目标：简要记录开场时主持人说明的会议背景（如“因用户反馈登录流程优化需求，需协调研发与设计资源”）及预期目标（如“明确需求优先级、排期及责任人”）。

逐项记录讨论内容：按议程顺序，记录各部门对议题的发言要点，重点标注分歧点、共识及待验证信息（如“市场部提出需优先支持‘社交分享功能’，研发部反馈技术实现周期需2周，需评估与现有开发任务的冲突”）。

明确决议与待办事项：区分“决议”（需共同确认的结果，如“确定‘社交分享功能’为本周最高优先级”）和“待办”（需具体执行的任务，如“设计部需在3日内输出交互初稿，研发部同步评估技术可行性”），记录对应的责任人、截止时间及交付标准。

第三步：会后跟进——保证信息落地与闭环

整理与审核记录：会议结束后2个工作日内，记录人整理沟通记录，核对决议与待办事项的准确性，发送给主持人及核心参会人确认，避免遗漏或歧义。

分发与归档：确认无误后，将记录同步至项目共享平台（如企业钉钉群、项目管理工具），并按项目名称、日期分类归档，方便后续查阅。

跟踪待办进展：项目管理负责人或指定人员每周更新待办事项状态（如“进行中”“已完成”“受阻”），对逾期未完成的任务及时提醒并协调资源，保证问题闭环。

跨部门协作沟通记录表

基本信息

会议名称

例：“Q4用户增长项目启动会”或“登录流程优化需求协调会”

日期/时间

例：2023年10月26日14:00-15:30

地点

例：3号会议室/线上会议（腾讯会议）

主持人

例：产品部-王*

记录人

例：运营部-赵*

参会部门及人员

产品部（王、刘）、研发部（李、陈）、市场部（孙、周）、设计部（吴*）

沟通议题

讨论内容摘要

决议事项

待办事项

负责人

截止日期

状态

项目目标与范围对齐

市场部提出需新增“老用户裂变活动”功能，产品部说明当前阶段核心目标为“新用户转化率提升20%”，需评估功能优先级。

暂缓“老用户裂变活动”需求，优先完成“新用户注册流程优化”及“首单优惠券发放功能”，后续根据Q3数据再评估。

1.产品部细化“新用户注册流程优化”需求文档，明确用户痛点和功能清单；2.设计部同步输出注册流程交互稿。

产品部-王设计部-吴

2023/10/302023/10/28

未开始

研发资源与排期协调

研发部反馈：当前并行项目（A系统升级、B模块开发）已占满10月人力，新需求需排期至11月上旬。市场部担心影响11月活动上线。

1.重新评估A系统升级的紧急性，非核心功能模块延后至11月中旬；2.“新用户注册流程优化”及“首单优惠券功能”优先级提升，保证11月10日前上线测试版。

1.研发部调整A系统升级排期，释放50%人力；2.研发部输出新功能详细开发计划（含每日进度同步机制）。

研发部-李产品部-王

2023/10/272023/10/29

进行中

跨部门协作机制确认

各部门提出：需求变更需统一提交流程，避免口头传达；进度同步需固定每周三17:00站会。

1.建立“需求变更申请表”，需产品负责人签字后同步研发、设计、市场；2.每周三17:00召开15分钟跨部门进度站会，同步风险与待办。

1.产品部输出“需求变更申请表”模板及使用说明；2.运营部负责每周站会组织与纪要分发。

产品部-王运营部-赵

2023/10/302023/11/01

未开始

使用要点提示

客观性优先：记