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公司文件档案归档管理规范工具指南
一、规范应用背景与适用范围
在企业运营过程中，文件档案作为记录业务活动、规范管理流程、保障企业权益的重要载体，其归档管理的规范性直接影响工作效率、风险防控及合规水平。本规范旨在统一公司各类文件档案的归档标准，解决因归档不及时、分类不清晰、保管不规范导致的档案查找困难、信息泄露、遗失损毁等问题，适用于公司各部门在文件形成、流转、归档、保管、利用及销毁全流程的管理活动，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等各类型文件资料，保证档案管理“有章可循、有据可依、责任到人”。
二、档案归档全流程操作指引
（一）文件形成与初审：源头把控档案质量
操作目标：保证归档文件内容完整、审批流程合规、格式规范，从源头避免不合格档案入库。
操作步骤：
文件编制：文件形成部门（如行政部、人力资源部、财务部等）根据业务需求编制文件，保证内容真实、准确、逻辑清晰，符合公司《公文写作规范》要求。例如合同类文件需包含甲乙双方信息、标的、权利义务、违约条款等核心要素；会议纪要需明确会议时间、地点、参会人员、决议事项及行动项。
审批流程：文件编制完成后，按“经办人拟稿→部门负责人审核→分管领导审批”的流程完成签批。涉及重大事项或跨部门协作的文件，需增加会签环节（如业务合同需法务部审核，费用报销单需财务部复核）。
自查自纠：经办人需在提交归档前自查以下内容：
文件是否为最终版本（避免草稿、修订稿混淆）；
审批签字是否齐全（电子文件需有电子签章，纸质文件需手写签名）；
附件是否完整（如合同附件、审批支撑材料等）；
文件格式是否规范（纸质文件用A4纸打印，电子文件为PDF或DOC格式，命名格式为“部门-文件名称-文号-日期”，例如“行政部-2024年度办公采购计划-行采〔2024〕001）。
（二）档案分类与编码：建立科学检索体系
操作目标：通过标准化分类与唯一编码，实现档案的系统化存储和快速检索。
操作步骤：
确定分类标准：采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级分类法，具体
一级分类：按部门或文件性质划分，如行政类（XZ）、人事类（RS）、财务类（CW）、业务类（YW）、研发类（YF）、群类（DZ）等。
二级分类：按业务职能划分，如行政类下分为“综合管理（ZH）”“会议文件（HY）”“证照资质（ZZ）”“合同协议（HT）”等。
三级分类：按文件类型或时间划分，如“合同协议”下分为“采购合同（CG）”“销售合同（XS）”“服务合同（FW）”，或按年份划分（如2024年）。
赋予唯一编码：档案编码由“一级分类代码（2位）+年份（4位）+二级分类代码（2位）+流水号（3位）”组成，示例：
XZ-2024-HT-001（行政部2024年采购合同第1号）
RS-2024-ZP-015（人力资源部2024年招聘资料第15号）
编码登记：档案管理员建立《档案分类编码台账》，记录分类名称、代码、适用范围及示例，保证各部门编码一致，避免重复或冲突。
（三）归档登记：动态记录档案流转信息
操作目标：通过登记实现档案“来源可溯、去向可查”，为后续管理提供数据支撑。
操作步骤：
填写归档登记表：文件经办人完成审批后，填写《文件归档登记表》（详见第三部分模板1），信息包括：文件名称、文号、形成部门、责任人、归档日期、档案分类、档案编号、密级（普通/秘密/机密）、份数（纸质/电子）、存放位置、备注等。
系统录入（可选）：公司已启用档案管理系统的，需同步在系统中登记电子档案信息，扫描件或电子文件，关联档案编码，实现线上检索。
部门审核：部门负责人对登记信息核对无误后签字确认，保证档案与实际文件一致。
（四）移交与接收：明确交接责任边界
操作目标：规范档案交接流程，避免档案在移交过程中遗失或损坏。
操作步骤：
准备移交材料：经办人将纸质档案按档案分类顺序整理，加装档案夹或文件夹，标注档案编号；电子档案拷贝至专用U盘或至档案系统，保证文件可正常打开。
填写移交清单：填写《档案移交清单》（详见第三部分模板2），详细列明移交档案的名称、编号、数量、页数、密级、移交人、接收人、移交日期等信息，一式两份，移交部门与档案管理部门各存一份。
现场交接：移交人与档案管理员共同清点档案数量、核对文件信息，保证清单与实物一致。核对无误后，双方在移交清单上签字确认，完成交接。
问题处理：若发觉档案缺失、损坏或信息不符，移交人需在3个工作日内补充或整改，整改完成后重新办理交接。
（五）整理与装订：保障档案物理安全
操作目标：通过标准化整理与装订，延长档案保存寿命，便于保管和查阅。
操作步骤：
排序与核对：档案管理员接收档案后，按档案编号顺序排列，再次核对文件完整性，剔除无关材料（如草稿、便签等）。
拆除金属物：拆除档案中的订书钉、回形针等金属物，避免氧化损坏文件或装订设备
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