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办公设备管理规定

一、总则

办公设备是保障公司日常运营和员工工作效率的重要工具。为规范办公设备的采购、使用、维护和管理，提高资源利用效率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门和员工，旨在确保办公设备的合理配置、有效使用和妥善保管。

二、设备采购与配置

（一）采购原则

1.必须根据部门实际工作需求进行采购，避免盲目配置。

2.优先选用性价比高、能耗低、环保节能的设备。

3.大型设备采购需经过部门申请、管理层审批流程。

（二）配置流程

1.需求部门填写《办公设备申请表》，详细说明设备用途和数量。

2.行政部审核申请表，确认需求合理性。

3.采购部门根据审核结果完成采购，并通知行政部办理入库手续。

三、设备使用与维护

（一）使用规范

1.员工需按照设备说明书正确操作，禁止违规使用。

2.设备使用后应及时关闭电源，保持设备清洁。

3.严禁将办公设备用于私人用途或非工作相关活动。

（二）维护管理

1.行政部定期对办公设备进行检查，记录设备运行状态。

2.设备出现故障时，使用部门应立即报修，行政部安排维修或更换。

3.对于可维护的设备，行政部定期组织保养培训，提高员工基础维护能力。

四、设备报废与处置

（一）报废标准

1.设备达到使用年限或无法修复。

2.设备性能严重下降，影响工作效率。

3.更新换代需求，旧设备无再利用价值。

（二）处置流程

1.使用部门填写《办公设备报废申请表》，说明报废原因。

2.行政部审核报废申请，并组织设备评估。

3.经批准后，行政部按规定流程处置报废设备，确保资源回收利用。

五、监督与考核

（一）行政部负责监督本规定的执行情况，定期检查设备使用与管理情况。

（二）对于违反本规定的部门或个人，将根据公司相关规定进行通报批评或处理。

（三）各部门负责人需加强对本部门设备管理的监督，确保规定落实到位。

一、总则

办公设备是保障公司日常运营和员工工作效率的重要工具。为规范办公设备的采购、使用、维护和管理，提高资源利用效率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门和员工，旨在确保办公设备的合理配置、有效使用和妥善保管。

二、设备采购与配置

（一）采购原则

1.必须根据部门实际工作需求进行采购，避免盲目配置。需求部门应提前进行设备使用评估，确保采购设备能够满足至少一个完整工作周期的需求。

2.优先选用性价比高、能耗低、环保节能的设备。采购时需参考能效标识，优先选择能效等级为一级或二级的产品。

3.大型设备采购需经过部门申请、管理层审批流程。具体流程包括：

(1)需求部门填写《办公设备申请表》，详细说明设备用途、预期使用时长、预算范围及替代方案分析。

(2)行政部对申请表进行初审，核实需求合理性及预算匹配度，并在3个工作日内反馈审核意见。

(3)初审通过后，报请管理层审批。管理层需在5个工作日内完成审批，并签字确认。

(4)采购部门根据审批结果完成采购，并通知行政部办理入库手续。入库时需核对设备型号、数量、配置等信息，确保与采购清单一致。

（二）配置流程

1.需求部门填写《办公设备申请表》，详细说明设备用途和数量。

2.行政部审核申请表，确认需求合理性。

3.采购部门根据审核结果完成采购，并通知行政部办理入库手续。入库完成后，行政部需在2个工作日内完成设备分配，确保设备及时投入使用。

三、设备使用与维护

（一）使用规范

1.员工需按照设备说明书正确操作，禁止违规使用。例如，打印机应避免超负荷运行，复印机需按推荐纸张规格使用。

2.设备使用后应及时关闭电源，保持设备清洁。下班前需检查设备状态，关闭不必要的设备电源，如显示器、电脑主机、打印机等。

3.严禁将办公设备用于私人用途或非工作相关活动。如发现违规使用情况，行政部有权收回设备，并视情节严重程度进行相应处理。

（二）维护管理

1.行政部定期对办公设备进行检查，记录设备运行状态。检查周期为每月一次，重点检查电脑、打印机、复印机等常用设备的运行情况。

2.设备出现故障时，使用部门应立即报修。报修流程如下：

(1)使用部门填写《设备报修单》，详细描述故障现象及发生时间，并提交给行政部。

(2)行政部在接到报修单后，需在4小时内进行初步诊断，并根据故障严重程度安排维修或更换。

(3)对于简单故障，行政部可安排内部人员进行维修；对于复杂故障，需联系设备供应商进行维修。

(4)维修完成后，行政部需确认设备恢复正常运行，并在报修单上记录维修结果。

3.对于可维护的设备，行政部定期组织保养培训，提高员工基础维护能力。培训内容包括：

(1)电脑基本维护：如清理灰尘、检查硬盘空间、更新系统补丁等。

(2)打印机维护：如更换墨盒、清理卡纸、调整纸张导向等。

(3)复印机保养：如清洁扫描滚