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合同管理应急预案

一、总则

（一）编制目的

为有效应对合同管理过程中可能出现的各类突发情况，确保合同的顺利履行，降低合同风险对企业造成的损失，维护企业的合法权益和正常经营秩序，特制定本合同管理应急预案。

（二）适用范围

本预案适用于公司所有正在履行以及即将履行的各类合同在签订、履行、变更、终止等过程中出现的突发情况的应急处置。

（三）工作原则

1.预防为主：强化合同管理的各项基础工作，对合同风险进行全面识别、评估和预警，采取有效的预防措施，尽可能避免突发情况的发生。

2.快速反应：建立快速响应机制，一旦出现合同管理突发情况，能够迅速做出反应，及时采取措施进行处置，防止损失扩大。

3.依法处置：严格依据国家法律法规和公司内部合同管理制度进行应急处置，确保处置措施的合法性和合规性。

4.协同配合：加强各部门之间的沟通与协调，形成工作合力，共同应对合同管理突发情况。

二、组织指挥体系及职责

（一）应急指挥中心

成立合同管理应急指挥中心，由公司总经理担任总指挥，分管副总经理担任副总指挥，成员包括法务部、财务部、业务部门、审计部等相关部门负责人。

（二）职责分工

1.总指挥职责

全面领导和指挥合同管理应急处置工作。

决定启动和终止应急预案。

协调公司内外部资源，确保应急处置工作的顺利进行。

对重大事项进行决策。

2.副总指挥职责

协助总指挥开展应急处置工作。

负责组织制定应急处置方案。

监督应急处置措施的执行情况。

3.法务部职责

对合同管理突发情况进行法律分析和评估，提供法律意见和建议。

参与应急处置方案的制定，确保方案的合法性。

负责与外部律师事务所沟通协调，必要时聘请专业律师参与应急处置工作。

处理与合同相关的法律纠纷，包括诉讼、仲裁等。

4.财务部职责

对合同涉及的财务状况进行评估和分析，提供财务数据和信息支持。

负责资金的调配和管理，确保应急处置工作的资金需求。

监控合同资金的流向，防止资金风险。

5.业务部门职责

及时报告合同管理突发情况，提供详细的合同背景信息和相关资料。

参与应急处置方案的制定，提出业务方面的建议和措施。

负责与合同相对方进行沟通协调，了解对方的诉求和意见。

按照应急处置方案的要求，组织实施具体的业务措施。

6.审计部职责

对合同管理应急处置工作进行审计监督，确保应急处置工作的合规性和有效性。

对合同管理过程中存在的问题进行审计调查，提出改进建议。

三、风险识别与预警

（一）风险识别

1.合同签订阶段风险

合同主体资格风险：合同相对方不具备相应的民事行为能力或经营资质。

合同条款风险：合同条款不完整、不明确，存在歧义或漏洞，可能导致合同履行过程中出现争议。

合同审批风险：合同未经适当的审批程序，可能存在决策失误或违规行为。

2.合同履行阶段风险

对方违约风险：合同相对方未能按照合同约定履行义务，如延迟交货、质量不合格、未按时支付款项等。

不可抗力风险：因自然灾害、战争、政府行为等不可抗力因素导致合同无法履行或部分无法履行。

市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺等市场因素可能影响合同的履行成本和收益。

3.合同变更与终止阶段风险

变更程序风险：合同变更未经双方协商一致或未按照规定的程序进行，可能导致变更无效。

终止协议风险：合同终止时，未签订明确的终止协议，可能导致双方权利义务不清，引发纠纷。

（二）预警机制

1.建立风险监测体系

各部门指定专人负责合同风险的日常监测工作，定期对合同的履行情况进行检查和分析。

利用信息化手段，建立合同管理数据库，实时监控合同的签订、履行、变更、终止等情况，及时发现潜在的风险。

2.风险预警指标

设定合同履行进度、质量指标、付款情况等预警指标，当指标出现异常时，及时发出预警信号。

根据风险的严重程度和可能造成的影响，将预警级别分为一级、二级、三级，分别用红色、橙色、黄色表示。

3.预警信息传递

当发现合同管理风险时，监测人员应及时将预警信息报告给本部门负责人。

部门负责人接到预警信息后，应立即组织分析评估，并将情况报告给应急指挥中心。

应急指挥中心根据预警级别，采取相应的措施进行处置。

四、应急处置措施

（一）合同签订阶段突发情况处置

1.合同主体资格问题

若发现合同相对方不具备相应的主体资格，应立即停止签订合同，并要求对方提供有效的证明文件。

如对方无法提供有效证明文件，应终止与对方的合作，并妥善处理已发生的费用和事项。

2.合同条款争议

当双方对合同条款存在争议时，应及时组织双方进行协商，争取达成一致意见。

如协商不成，可以邀请第三方专业机构进行调解，或按照合同约定的争议解决方式进行处理。

3.合同审批问题

若合同未经适当的审批程序，应立即暂停合同的签订，并按照公司内部审批流程进行补审。

对违规审批的责任人进行调查和处理，防止类似问