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采购仓储管理台账及流程规范范本

前言

本范本旨在为企业提供一套系统、规范的采购仓储管理操作指引，通过明确台账建立与维护要求及各关键流程节点，以期实现采购行为的合规高效、库存资产的安全可控及物料流转的清晰可溯。各部门在执行过程中，应结合自身实际情况灵活运用，确保各项管理活动有章可循、有据可查。

第一章采购管理流程规范

1.1采购申请与审批

各需求部门根据实际业务需要及库存状况，填写《采购申请单》。申请单需清晰注明所需物料或服务的名称、规格型号、预估数量、质量标准、建议供应商（如有）、预估单价、预估总金额、期望到货日期及用途说明等核心信息。填写完毕后，经部门负责人审核确认，报至采购部门。采购部门对申请的合理性、必要性及预算符合性进行初步复核，复核通过后，根据采购金额及物料类别，按公司授权体系规定，报请相关权责人员逐级审核批准。

1.2供应商选择与评估（简述）

采购部门应基于经批准的采购申请，优先从合格供应商名录中选取合作对象。对于新供应商，需进行必要的背景调查、资质审核及样品测试，确保其能满足质量、交期及服务要求。供应商评估与管理可另立专项制度详细规范。

1.3采购执行与合同管理

采购申请获批后，采购部门负责具体采购执行。对于金额较大或长期合作的采购项目，应与供应商签订书面采购合同，明确品名、规格、数量、价格、交付方式、付款条件、质量保证、违约责任等条款。合同经法务及相关业务部门审核无误后，由授权代表签署。采购人员需密切跟进订单履行情况，确保物料按期到货。

1.4采购台账建立与维护

采购部门应建立《采购申请及订单台账》，对每一笔采购业务进行跟踪记录。台账应至少包含以下信息：

*采购申请单号：唯一标识，与采购申请单对应。

*申请部门：提出采购需求的部门。

*物料/服务名称及规格：采购标的的具体信息。

*申请数量/订单数量：分别记录申请时及最终订购的数量。

*预估单价/实际单价：记录价格信息。

*供应商名称：实际供货的供应商。

*申请日期/订单日期/预计到货日期/实际到货日期：跟踪采购进度的关键时间节点。

*审批状态/订单状态：如“已批准”、“已下单”、“部分到货”、“全部到货”、“已取消”等。

*备注：用于记录其他需说明的特殊情况。

台账应做到及时更新，确保数据准确反映采购业务的最新状态。

第二章仓储管理流程规范

2.1物料入库管理

2.1.1到货接收与检验

物料运抵仓库后，仓管人员首先核对送货单与采购订单（或合同）信息是否一致，包括物料名称、规格型号、数量等。初步核对无误后，通知质检部门（或相关使用部门）进行质量检验。检验合格后方可办理入库手续；检验不合格的，由采购部门与供应商协商处理（如退货、换货、让步接收等）。

2.1.2入库登记与台账记录

检验合格的物料，仓管人员应根据检验合格单和实际清点数量，填写《入库单》。入库单需详细记录：

*入库单号：唯一标识。

*日期：实际入库日期。

*供应商名称：物料来源。

*物料编码/物料名称/规格型号：物料的唯一识别信息。

*单位：计量单位。

*入库数量：实际接收并检验合格的数量。

*批次号/生产日期（如适用）：便于追溯和先进先出管理。

*存放仓位：物料在仓库中的具体存储位置。

*经办人：仓管人员签名。

同时，仓管人员需立即更新《库存台账》，准确记录入库物料的数量、批次、仓位等信息，确保账实同步。

2.2物料存储与保管

2.2.1仓位规划与物料摆放

仓库应根据物料特性（如尺寸、重量、易腐性、危险性等）进行区域划分和仓位规划，实行定置管理。物料摆放应遵循“安全、方便、高效”的原则，做到“五五堆放”、“上轻下重”、“先进先出”（FIFO），并清晰标识物料名称、规格、数量、批次及状态（如“合格”、“待检”、“不合格”）。

2.2.2库存保管与养护

仓管人员需定期对库存物料进行检查，关注物料的存储条件（温湿度、通风、光照等）是否符合要求，防止物料受潮、霉变、锈蚀、损坏或丢失。对有保质期要求的物料，应重点监控，临近保质期时及时预警。保持仓库环境整洁有序，通道畅通。

2.3物料出库管理

2.3.1出库申请与审批

相关部门因生产、领用或其他合理原因需从仓库领取物料时，应填写《出库单》或《领料单》，注明领用部门、物料名称、规格型号、领用数量、用途等信息，并经部门负责人审批。

2.3.2出库核对与发放

仓管人员根据经审批的出库单据，核对物料信息，确认库存充足后，按“先进先出”原则拣选物料。物料发放前，需与领用人共同核对物料名称、规格、数量，确保无误后双方在出库单上签字确认。

2.3.3出库台账记录

物料出库后，仓管人员应立即更新《库存台账》，记录出库数量、领用部门、出库日期