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合同归档制度（2025）

合同归档制度（2025）

一、总则

为了加强公司合同档案管理，规范合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构签订的各类合同的归档管理工作。合同归档工作应遵循集中管理、分类归档、便于查阅、安全保密的原则。

二、合同归档范围

（一）各类业务合同

包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术开发合同、技术转让合同等。这些合同是公司业务活动的重要依据，涵盖了公司从原材料采购到产品销售、从场地租赁到技术合作等各个业务环节。

（二）合作协议

与合作伙伴签订的战略合作协议、项目合作协议等。合作协议明确了公司与外部合作方的权利和义务，对于保障合作项目的顺利进行具有重要意义。

（三）借款合同

公司与金融机构或其他单位、个人签订的借款合同。借款合同涉及公司的资金借贷和财务安排，是公司财务管理的重要组成部分。

（四）担保合同

为他人提供担保或接受他人担保所签订的合同。担保合同关系到公司的或有负债和信用风险，需要进行妥善管理。

（五）劳动合同

公司与员工签订的劳动合同。劳动合同是规范公司与员工劳动关系的重要文件，对于保障员工权益和公司正常运营具有重要作用。

（六）其他具有法律约束力的合同文件

如保密协议、竞业禁止协议等。这些合同文件虽然可能不直接涉及公司的业务交易，但对于保护公司的商业秘密和知识产权等具有重要意义。

三、合同归档流程

（一）合同签订

合同签订部门负责按照公司合同管理流程签订合同。在签订合同前，应确保合同条款符合法律法规和公司的利益，合同文本应清晰、准确、完整。合同签订后，合同签订部门应及时将合同原件及相关附件一式两份（一份交档案管理部门归档，一份由合同签订部门留存），并填写《合同归档登记表》。

（二）合同审核

合同审核部门对合同进行审核，主要审核合同的合法性、合规性、完整性和可行性等。审核通过后，在《合同归档登记表》上签字确认。

（三）合同传递

合同签订部门将审核通过的合同原件、附件及《合同归档登记表》及时传递给档案管理部门。传递过程中应确保文件的安全和完整，避免丢失或损坏。

（四）档案管理部门接收

档案管理部门收到合同及相关文件后，应认真核对合同原件、附件的数量和内容是否与《合同归档登记表》一致。如发现问题，应及时与合同签订部门沟通解决。核对无误后，档案管理部门在《合同归档登记表》上签字确认，并注明接收日期。

（五）合同分类编号

档案管理部门按照合同的类别、签订时间等进行分类编号。分类编号应遵循统一的规则，确保合同档案的有序管理。编号方法可以采用“年份+合同类别代码+顺序号”的方式，例如：2025年签订的采购合同，编号为“2025-CG-001”。

（六）装订与装盒

档案管理部门将合同原件及附件按照编号顺序进行装订，并装入档案盒。装订应牢固、整齐，装盒应规范、有序，便于保管和查阅。

（七）录入电子档案系统

档案管理部门将合同的基本信息（如合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、对方单位等）录入电子档案系统，实现合同档案的信息化管理。同时，将合同原件及附件进行扫描，形成电子文档，与合同基本信息关联存储。

四、合同归档要求

（一）完整性

合同归档应包括合同原件、附件、补充协议、变更协议等所有与合同相关的文件。对于合同履行过程中产生的重要文件，如验收报告、结算凭证等，也应一并归档。

（二）准确性

合同归档的文件应准确反映合同的签订和履行情况。文件内容应清晰、完整，签字、盖章等手续应齐全。

（三）规范性

合同归档应按照统一的格式和要求进行。档案管理部门应制定合同归档的具体规范，包括文件的装订方式、装盒要求、标签制作等，确保合同档案的规范性和一致性。

（四）及时性

合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内将合同及相关文件归档。对于合同履行过程中产生的重要文件，应在文件形成后[X]个工作日内归档。

（五）保密性

合同档案涉及公司的商业秘密和敏感信息，档案管理部门应采取严格的保密措施，确保合同档案的安全。未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、泄露合同档案信息。

五、合同档案保管

（一）保管环境

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。库房温度应控制在[X]℃至[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%至[X]%之间。

（二）保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和性质确定。一般情况下，重要合同的保管期限为[X]年，普通合同的保管期限为[X]年。保管期限从合同履行完毕之日起计算。

（三）定期检查

档案管理部门应定期对合同档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、安全性、存储状况等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。

（四）档案迁移

如因公司办公地点变更等原因需要迁移合