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广告公司合同管理制度（2025）

合同管理总则

为加强广告公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门签订的各类合同，包括但不限于广告制作合同、广告发布合同、广告代理合同、合作协议、采购合同等。合同管理应遵循合法、公平、诚信、全面履行的原则，确保合同的签订和履行符合法律法规和公司利益。公司设立合同管理部门（以下简称“合同管理部”），负责合同的统一管理和监督。各业务部门负责本部门合同的前期洽谈、起草、履行等工作，并配合合同管理部做好合同管理相关事宜。

合同签订流程

合同前期调研与洽谈

业务部门在与客户或供应商进行合同洽谈前，应对对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分的调查了解。可通过查询工商登记信息、获取信用报告、实地考察等方式进行调研，并形成书面的调研材料。在洽谈过程中，业务部门应明确双方的权利义务、合同标的、价格、履行期限、质量标准等主要条款，并与对方进行充分沟通协商。对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门应组织相关部门进行专题研讨，制定谈判策略和方案。

合同起草

业务部门根据洽谈结果起草合同文本。合同文本应符合法律法规的规定，条款清晰、明确、完整，避免使用模糊、歧义的语言。合同应包含以下主要内容：合同双方的基本信息；合同标的的详细描述；数量、质量标准；价格及支付方式；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等。对于格式合同，业务部门应根据实际情况进行审查和修改，确保合同条款符合公司利益。同时，应注意保留格式合同的原始版本和修改记录。

合同审核

合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给相关部门进行审核。审核部门包括合同管理部、法务部、财务部等。合同管理部主要审核合同的签订流程是否合规，合同条款是否完整、明确，合同编号是否正确等。法务部主要审核合同的合法性、有效性，合同条款是否存在法律风险等。财务部主要审核合同的资金预算、支付方式、税务处理等是否合理。各审核部门应在规定的时间内完成审核，并提出书面审核意见。业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。

合同签订

合同审核通过后，由业务部门负责与对方签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行用印审批。合同签订时，应确保双方签字、盖章的真实性和有效性。对于需要法定代表人签字的合同，应确保法定代表人亲自签字或授权代表签字，并出具授权委托书。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交合同管理部存档。合同管理部应建立合同台账，对合同的基本信息、签订时间、履行情况等进行详细记录。

合同履行管理

合同履行计划制定

合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。履行计划应报合同管理部备案。业务部门应按照履行计划组织实施，确保合同的顺利履行。在履行过程中，如遇到不可抗力、对方违约等情况，应及时采取措施，避免损失扩大，并及时向合同管理部和法务部报告。

合同履行监督

合同管理部应定期对合同的履行情况进行监督检查。检查内容包括合同履行计划的执行情况、对方的履约情况、合同变更情况等。业务部门应定期向合同管理部汇报合同履行情况，如有重大问题应及时报告。合同管理部应建立合同履行监督档案，对监督检查情况进行记录。对于发现的问题，应及时督促业务部门进行整改。

合同款项支付与结算

财务部应按照合同约定的支付方式和时间节点进行款项支付。在支付前，应审核业务部门提交的付款申请、发票等相关资料，确保资料齐全、合规。业务部门应及时与对方进行结算，办理相关的结算手续。对于应收账款，应建立催收制度，及时催收欠款，确保公司资金安全。

合同变更与解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议应按照合同签订流程进行审核和签订。合同变更或解除后，业务部门应及时通知相关部门，并对合同履行计划进行调整。合同管理部应在合同台账中对合同变更或解除情况进行记录。

合同档案管理

合同档案的收集与整理

合同管理部负责合同档案的收集与整理工作。合同签订后，业务部门应在规定的时间内将合同原件及相关附件交合同管理部存档。合同档案应包括合同文本、审核意见、变更或解除协议、履行过程中的相关文件等。合同管理部应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，并建立索引目录，以便查询和管理。

合同档案的保管与借阅

合同管理部应建立专门的合同档案库，对合同档案进行妥善保管。档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保合同档案的安全。公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到合同管理部办理借阅手续。借阅人应按照规定的时间归还合同档