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机关单位公文写作规范和范例

机关单位的公文，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要载体，其质量直接关系到工作效率和单位形象。因此，掌握公文写作的规范要求，提升公文处理能力，是每一位机关工作人员的必备素养。本文旨在结合实践经验，阐述机关单位公文写作的基本规范，并辅以常见文种的范例，以期为大家提供有益的参考。

一、公文写作的指导思想与基本原则

公文写作绝非简单的文字组合，而是一项严肃的政治任务和业务工作。

（一）指导思想

公文写作必须坚持以党的创新理论为指导，深刻领会上级精神，准确把握政策导向，确保公文内容与党和国家的方针政策高度一致，与单位的中心工作紧密结合。这是公文的生命线，任何时候都不能偏离。

（二）基本原则

1.政治站位要高。始终把讲政治放在首位，确保公文的政治方向正确，体现党的意志，维护党中央权威。

2.实事求是为本。公文内容必须真实可靠，依据充分，数据准确，坚决杜绝虚构、夸大或缩小事实。

3.服务大局为重。公文写作要围绕党委政府的中心工作和单位的职能职责展开，立足全局，着眼长远，推动工作落实。

4.注重实效为要。公文的目的是解决实际问题，推动工作开展。因此，内容要具体，措施要可行，语言要精炼，力戒形式主义和官僚主义。

二、公文写作的基本规范

公文写作有其特定的格式要求和语言规范，这是保证公文严肃性、权威性和有效性的基础。

（一）文种的准确选用

不同的公文文种有其特定的适用范围和行文关系，必须准确选用。常见的文种包括：

*决议、决定：用于对重要事项作出决策和部署。

*命令（令）：用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施等。

*公告、通告：公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

*意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

*通知：用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

*通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

*报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

*请示：用于向上级机关请求指示、批准。

*批复：用于答复下级机关请示事项。

*函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

*纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。

选用文种时，务必根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来确定，切不可混淆或滥用。

（二）格式的规范标准

公文格式是公文的脸面，必须严格按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T____）执行。主要包括以下要素：

1.版头部分：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

2.主体部分：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。

*标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

*主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*正文：是公文的核心部分，表述公文的具体内容。一般结构为：开头（说明发文缘由或依据）、主体（阐述具体事项或观点）、结尾（提出希望、要求或作出结论）。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

3.版记部分：包括抄送机关、印发机关和印发日期等。

此外，字体字号、行距、页边距等排版要求也需严格遵守，确保公文页面整洁、规范、美观。

（三）语言的严谨得体

公文语言是一种特殊的书面语言，要求：

1.准确规范：用词必须准确，概念必须清晰，避免歧义。要使用规范的书面语，避免口语化、方言化。涉及政策法规的，必须与原文保持一致。

2.简明扼要：文字精炼，开门见山，避免空话、套话、废话。力求用最少的文字表达最丰富的内容。

3.庄重平实：语气要严肃、郑重，体现公文的权威性。文风要朴实，不追求华丽辞藻，不滥用修辞。

4.得体恰当：根据行文对象和公文内容，选用合适的语气和措辞。对上请示要谦逊，对下部署要明确，平行商洽要平和。

（四）行文的逻辑清晰

公文的逻辑性体现在篇章结构和语言表达两个方面。篇章结构要层次分明，段落清晰，过渡自然。内容安排要符合人们的认知规律，或按时间顺序，或按逻辑顺序，或按重要程度排列。语言表达要条理