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适用场景与价值
在团队协作中，无论是日常例会、项目启动会、跨部门对接会还是问题复盘会，均需通过规范的记录与任务分配保证信息传递准确、责任落实到人。本模板适用于需要多人协作、目标明确、需跟踪进展的场景，通过结构化记录会议核心内容，明确任务分工与时间节点，避免信息遗漏、责任推诿，提升团队执行效率与协作透明度。
全流程操作指南
一、会前筹备：明确目标与框架
确定会议核心目的：明确本次会议需解决的关键问题（如“确定Q3项目里程碑”“解决客户投诉问题”），避免主题发散。
制定会议议程：列出需讨论的议题（如“进度同步→问题讨论→任务分配”），预估每个议题时长，提前1-2天发送给参会人员。
确认参会人员：通知必要参会者（决策人、执行人、相关协作方），保证关键角色到场；如需请假，提前收集替代方案。
准备基础材料：提前整理项目背景、数据报表、待讨论文档等，供参会者预览，减少会上重复说明时间。
二、会中记录：聚焦关键信息
记录基本信息：由指定记录人填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。
逐项记录讨论内容：按议程顺序，记录每个议题的核心观点、争议焦点及最终结论，避免冗余描述，重点标注“待确认事项”和“一致意见”。
示例：“讨论‘客户需求变更’议题，张提出需增加测试环节，李认为需评估成本，最终决议：增加测试环节，由王*负责3天内提交资源评估报告。”
记录决议与行动项：对每个议题的结论，明确“做什么（任务描述）”“谁负责（负责人）”“何时完成（截止日期）”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“X月X日前完成”）。
实时同步与确认：会议中适时复述关键信息（如“刚才确认的任务是A，负责人是张*，截止时间是周五，对吗？”），保证参会者理解一致。
三、会后整理：汇总与分发
24小时内完善记录：记录人根据会议内容，整理出清晰、简洁的会议记录，包含“会议基本信息→议程讨论→决议事项→行动项列表”四部分，保证无遗漏。
审核与确认：将初稿发送给主持人及关键参会者核对，确认信息准确性（如任务负责人、截止日期无误），修改后定稿。
正式分发与存档：通过团队协作工具（如企业钉钉）将最终版会议记录发送给所有参会人员及相关方，并同步存档至共享文件夹，方便后续查阅。
四、任务分配与跟进：闭环管理
拆分任务与明确责任：根据会议记录中的“行动项”，将大任务拆分为可执行的小步骤，明确每步的负责人（单一责任人，避免多人负责导致推诿）及协作人（如需配合）。
设定优先级与截止日期：根据任务紧急程度标注优先级（高/中/低），截止日期需具体到日期（如“2024年6月30日”），避免“月底前”等模糊表述。
建立跟踪机制：
每日站会快速同步任务进展（如“今日完成，明日计划，需协助”）；
每周更新任务状态（如“进行中→已完成”“已延期→需调整计划”），对延期任务及时分析原因并调整方案；
任务完成后，负责人需提交成果物（如文档、报告）并标记“已完成”，由负责人或主持人验收。
核心模板设计
表1：会议记录表
会议名称
项目周例会（2024年6月第3周）
会议日期
2024年6月20日
时间
14:00-15:30
地点
3号会议室
主持人
张*
记录人
李*
参会人员
张、王、赵、刘
缺席人员
陈*（出差）
会议议程
1.项目进度同步2.客户需求变更讨论3.下周任务分配
讨论内容
议程1：王汇报“需求调研模块”完成80%，剩余功能需前端配合；赵汇报“数据清洗模块”遇到数据格式问题，需技术组支持。议程2：客户提出增加“导出Excel”功能，张评估需3天开发时间，李提出需测试兼容性，最终决议：增加功能，优先级“中”。
决议事项
1.“数据清洗模块”问题由技术组（赵*牵头）2天内解决；2.增加“导出Excel”功能，开发周期3天，测试周期1天。
行动项
任务描述
负责人
截止日期
解决“数据清洗模块”数据格式问题
提供数据清洗方案并执行
赵*
6月22日
增加“导出Excel”功能开发
完成功能开发并提交测试
王*
6月25日
增加“导出Excel”功能测试
完成兼容性测试并反馈结果
李*
6月26日
备注
下次会议同步“导出Excel”功能进展
表2：任务跟踪表
任务ID
任务名称
所属会议
负责人
协作人
截止日期
优先级
当前状态
完成情况
备注
01
解决“数据清洗模块”数据格式问题
项目周例会（6月第3周）
赵*
张*
2024-06-22
高
进行中
已完成方案初稿
待张*审核
02
增加“导出Excel”功能开发
项目周例会（6月第3周）
王*
李*
2024-06-25
中
待开始
—
需6月22日启动开发
03
增加“导出Excel”功能测试
项目周例会（6月第3周）
李*
—
2024
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