财务报销审批流程与费用申请表.docVIP

财务报销审批流程与费用申请表通用模板

一、适用场景

二、操作流程详解

（一）费用申请发起（适用于大额/提前申领类费用）

明确需求与预算

员工根据实际业务需求（如出差、采购办公用品等），确认费用金额是否在部门预算范围内，提前与部门负责人沟通费用必要性和合理性。

填写《费用申请表》

登录公司OA系统或纸质模板，逐项填写申请信息（含申请人基本信息、费用明细、事由、预算科目等），保证内容真实、完整。

准备支撑材料

根据费用类型准备相关证明文件，例如：

差旅申请：附会议通知、行程安排（含往返时间、地点、事由）；

采购申请：附比价记录（至少三家供应商报价）、产品规格说明；

业务接待：附接待对象单位、人数、事由说明。

提交初审

将填写完整的《费用申请表》及支撑材料提交至部门负责人，由负责人审核费用真实性、必要性及预算匹配性，签署“同意”或“不同意”意见并说明理由。

（二）报销审批流程（适用于已发生费用的报销）

整理报销单据

员工费用发生后，及时整理合规凭证（如消费明细单、行程单、付款记录等），按费用类别分类粘贴，保证每笔支出均有明确事由和对应凭证。

填写《费用报销单》

登录财务系统或使用纸质报销单，填写报销人信息、部门、日期、费用明细（含项目、金额、用途）、所属预算科目等，大额报销需附费用申请表审批记录。

部门负责人审核

将报销单及凭证提交至部门负责人，负责人审核费用是否与业务匹配、是否符合部门预算、报销金额是否合理，确认无误后签字。

财务部门复核

财务专员接收报销单后，重点审核以下内容：

单据完整性：是否有漏填项、凭证是否齐全；

合规性：费用是否符合公司财务制度（如差旅标准、招待限额）；

金额准确性：报销金额与凭证、申请表是否一致；

预算控制：是否超出部门剩余预算。

复核通过后，财务专员在系统中登记或签字确认；不通过则注明退回原因并反馈给申请人。

分级审批

根据公司权限管理制度，不同金额费用由不同层级领导审批：

500元以下：部门负责人审批即可；

500-5000元：需部门负责人+财务负责人双签；

5000元以上：需部门负责人+财务负责人+分管总经理三级审批。

报销结果反馈

审批完成后，财务部门通过OA系统或短信通知申请人报销进度。审批通过的，按公司规定时间（如每月5日、20日统一支付）将款项转入员工账户；审批驳回的，说明原因并告知申请人修改后重新提交。

三、费用申请/报销表模板

公司费用申请/报销单

基本信息

填写说明

申请/报销部门

填写所属部门全称

申请人

填写本人姓名

联系方式

填写办公电话或内部短号

申请/报销日期

填写提交单据的日期

费用类型

□办公费□差旅费□招待费□采购费□其他

费用明细

序号

费用项目

1

2

3

合计金额

（大写）________________________元

审批意见

部门负责人

签字：___________日期：_______意见：□同意□不同意（说明：_________）

财务审核

签字：___________日期：_______意见：□合规□退回（说明：_________）

分管领导

签字：___________日期：_______意见：□同意□不同意（说明：_________）

总经理（如需）

签字：___________日期：_______意见：□同意□不同意（说明：_________）

备注：1.本单一式两联，财务联、申请人联各一联；2.附件请单独粘贴，并在“附件名称及数量”栏注明；3.大额报销需提前3个工作日提交申请。

四、重要提示

信息真实性要求

申请人须对提交的申请/报销信息及材料的真实性、完整性负责，严禁虚报、冒领费用。若发觉信息不实，将按公司规定追究责任。

附件规范

所有费用均需提供合法、有效的支撑材料，电子凭证需清晰可辨，纸质凭证需保持原件（如需复印件需注明“与原件一致”并签字）。

时限管理

费用申请：大额支出需提前3-5个工作日提交，预留审批时间；

费用报销：应在费用发生后10个工作日内提交，逾期原则上不予受理（特殊情况需经总经理批准）。

预算控制原则

所有费用支出必须控制在部门年度预算范围内，超预算申请需额外提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批后方可执行。

特殊情况处理

如遇紧急业务（如突发维修、临时差旅），可通过电话向部门负责人及财务负责人报备，先行处理费用，但需在事后2个工作日内补全申请及报销手续。

保密要求

审批过程中接触的财务信息（如预算金额、报销明细）需严格保密，不得泄露给无关人员。