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企业合同签订与管理操作手册

第一章总则

1.1手册目的与意义

本手册旨在规范企业合同签订与管理的全流程操作，明确各部门职责，降低合同履约风险，保障企业合法权益。通过标准化操作指引，提升合同管理效率，保证合同签订的合规性、履行的可控性及归档的完整性，为企业经营活动的顺利开展提供法律支持。

1.2适用范围

本手册适用于企业各部门（含分支机构）在合同起草、审批、签署、履行、变更、解除及归档等全生命周期管理中的操作，涵盖采购、销售、服务、租赁、劳动合同等各类业务合同。

1.3核心应用场景

业务拓展场景：市场部门与合作方签订销售/服务合同前，需通过手册完成主体资格审查、合同文本起草及内部审批；

采购管理场景：采购部门与供应商签订采购合同时需规范谈判条款、履行审批流程并跟踪履约情况；

内部协作场景：跨部门合作项目（如研发外包、市场推广）的合同签订，需明确各方权责及验收标准；

风险防控场景：法务部门对合同条款进行合规性审查，规避法律风险；财务部门对合同金额、付款节点进行审核，控制资金风险。

第二章合同签订全流程操作指南

2.1签订前准备阶段

2.1.1需求发起与立项

操作主体：业务部门（如销售部、采购部）

操作步骤：

业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》（见3.1模板），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心内容；

部门负责人*对立项申请进行初审，确认业务必要性及可行性；

涉及重大金额（如超过万元）或重要项目的合同，需提交分管领导*审批。

2.1.2对方主体资格审查

操作主体：业务部门协同法务部

审查内容：

主体资格：核查合作方是否为合法注册的法人、其他组织或自然人，提供营业执照（副本）、法定代表人身份证明（复印件）等文件；

履约能力：核查合作方的经营范围、资质证书（如行业许可证、ISO认证）、财务状况（近1年财务报表）、过往履约业绩（如类似合同案例）；

信用状况：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询合作方是否被列为失信被执行人、是否有重大诉讼或行政处罚记录。

输出成果：填写《对方主体信息审查表》（见3.2模板），法务部*出具审查意见，确认合作方具备履约资格。

2.1.3合同文本起草

操作主体：业务部门（或法务部主导，业务部门配合）

起草要求：

使用企业制定的合同示范文本（如无示范文本，需参考《民法典》等法律法规拟定）；

明确合同核心条款：当事人信息、标的（名称/型号/规格）、数量、质量标准、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式（建议优先约定企业所在地法院管辖）、保密条款等；

避免歧义条款：如“尽快”“合理”等模糊表述，需明确具体时间或标准（如“乙方应在收到甲方付款后5个工作日内交付货物”）。

2.1.4内部审批流程

审批层级（根据合同金额及重要性划分）：

一般合同（金额≤万元）：业务部门负责人*→法务专员*→财务部经理*→分管领导*；

重大合同（金额＞万元或涉及核心业务）：业务部门负责人*→法务部*→财务部*→分管领导*→总经理*。

审核要点：

业务部门：确认合同内容与立项需求一致，履约条款可执行；

法务部：审查条款合法性、合规性，规避法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确）；

财务部：审核金额准确性、付款方式及资金安排是否符合财务制度；

分管领导/总经理：审批合同整体可行性与企业战略匹配度。

2.2签订中执行阶段

2.2.1合同谈判与修订

操作主体：业务部门、法务部（必要时邀请技术、财务部门参与）

谈判要点：

根据内部审批意见，与合作方就核心条款（如价格、交付时间、违约责任）进行协商；

谈判修订后的合同文本需重新履行内部审批流程（重大修订需再次提交法务部、财务部审核）。

2.2.2合同用印管理

操作主体：行政部（或指定用印管理部门）

用印流程：

业务部门提交《合同用印申请表》，附经审批的合同文本正本、对方主体资格审查材料；

行政部核对合同内容与审批材料一致，确认用印权限（如总经理授权用印人*）；

加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替公章），做到“骑缝章”全覆盖（多页合同需在每页侧面加盖骑缝章）。

2.2.3合同签署与交付

签署要求：

合同文本一式N份（根据合作方需求及存档要求确定），双方当事人需签字/盖章：

法人组织：由法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》，见3.5模板）并加盖公章；

自然人：需亲笔签名并按捺手印；

签署完成后，业务部门将合同正本交付合作方，留存副本或扫描件存档。

2.3签订后管理阶段

2.3.1合同履行跟踪

操作主体：业务部门、财务部

跟踪内容：

业务部门建立《合同履行跟踪表》（见3.3模板），实时记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点）；

发觉对方未按约履行时（如