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合同台账管理办法（2025）

合同台账管理办法（2025）

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同台账的建立、使用和维护，提高合同管理的效率和质量，有效防范合同风险，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构签订的各类合同的台账管理工作。合同台账管理应遵循全面性、准确性、及时性、安全性和保密性原则。全面性是指涵盖公司所有合同类型和各个环节；准确性要求台账信息真实、可靠、完整；及时性强调及时记录合同相关信息；安全性确保台账数据不被非法获取、篡改或丢失；保密性则对涉及公司商业秘密等敏感信息严格保密。

二、合同台账的定义和范围

合同台账是指以表格形式记录合同基本信息、履行情况、变更情况、结算情况等内容的文件，是公司合同管理的重要工具和基础资料。合同台账的范围包括但不限于以下各类合同：

1.采购合同：包括原材料采购、设备采购、办公用品采购等合同。

2.销售合同：涵盖产品销售、服务提供等合同。

3.建设工程合同：如建筑工程施工、装修装饰工程等合同。

4.租赁合同：包括房屋租赁、设备租赁等合同。

5.技术合同：如技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等合同。

6.劳务合同：包括劳务派遣、劳务外包等合同。

7.其他合同：如借款合同、担保合同、运输合同等。

三、合同台账管理的职责分工

1.合同管理部门

负责制定和完善合同台账管理制度和流程。

指导和监督各部门合同台账的建立和维护工作。

定期对合同台账进行检查和审计，确保台账信息的准确性和完整性。

负责合同台账的汇总和分析工作，为公司决策提供支持。

2.合同承办部门

负责本部门合同台账的建立和日常维护工作，及时、准确地记录合同相关信息。

对合同履行情况进行跟踪和监控，及时更新台账中的履行信息。

配合合同管理部门的检查和审计工作，提供相关资料和数据。

3.财务部门

负责记录合同的财务收支情况，包括收款、付款、发票开具等信息，并及时反馈给合同承办部门和合同管理部门。

协助合同管理部门进行合同结算情况的统计和分析工作。

4.法务部门

负责对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和建议。

协助合同管理部门处理合同纠纷和法律事务，及时更新台账中的相关信息。

四、合同台账的建立

1.台账格式

合同台账应采用电子表格形式，格式应统一、规范，便于查询和统计。台账应至少包括以下内容：

合同基本信息：合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、合同期限、合同金额、签约对方名称、联系方式等。

合同履行信息：合同履行状态（如未履行、正在履行、已履行完毕等）、履行进度、交付情况、验收情况等。

合同变更信息：变更日期、变更内容、变更原因、审批情况等。

合同结算信息：收款金额、付款金额、发票开具情况、结算日期等。

合同纠纷信息：纠纷发生时间、纠纷内容、处理结果等。

2.台账建立流程

合同签订后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同副本及相关资料提交给合同管理部门备案。

合同管理部门对合同资料进行审核，审核无误后，将合同基本信息录入合同台账。

合同承办部门根据合同履行情况，及时更新台账中的履行信息、变更信息、结算信息等。

五、合同台账的日常维护

1.信息更新

合同承办部门应指定专人负责合同台账的日常维护工作，及时更新台账中的信息。具体要求如下：

合同履行过程中，如发生交付、验收等情况，应在[X]个工作日内更新台账中的履行信息。

合同发生变更时，应在变更协议签订后[X]个工作日内更新台账中的变更信息。

合同结算时，财务部门应在结算完成后[X]个工作日内将结算信息反馈给合同承办部门，合同承办部门应在收到反馈信息后[X]个工作日内更新台账中的结算信息。

合同发生纠纷时，法务部门应在纠纷发生后[X]个工作日内将纠纷信息反馈给合同承办部门和合同管理部门，合同承办部门应在收到反馈信息后[X]个工作日内更新台账中的纠纷信息。

2.数据核对

合同承办部门应定期对合同台账中的信息进行核对，确保信息的准确性和完整性。核对周期为每季度一次，核对内容包括合同基本信息、履行信息、变更信息、结算信息等。如发现信息有误或不完整，应及时进行更正和补充。

3.异常情况处理

在合同台账维护过程中，如发现合同履行异常、变更未按规定审批、结算不及时等情况，合同承办部门应及时进行调查和处理，并将处理情况记录在台账中。如问题较为严重，应及时向合同管理部门和公司领导报告。

六、合同台账的查询和使用

1.查询权限

公司内部人员因工作需要可以查询合同台账信息，但应根据其工作职责和权限进行查询。具体查询权限如下：

合同管理部门工作人员可以查询所有合同台账信息。

合同承办部门工作人员可以查询本部门签订的合同台账信息。

其他部门工作人员经合同管理部门批准后，可以查询与本部门工作相关的合同台账信息。