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企业采购合同模板及审核流程工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于各类企业开展采购活动时合同的拟定、审核与管理，覆盖但不限于以下场景：

日常办公类采购：如办公用品、耗材、设备采购等；

生产运营类采购：如原材料、零部件、生产设备采购等；

服务类采购：如咨询、设计、维修、外包服务等；

项目专项采购：如工程建设、技术研发等配套物资或服务采购。

通过规范合同模板及审核流程，可有效降低交易风险，明确双方权责，保障企业合法权益。

二、采购合同全流程操作步骤详解

1.采购需求提报与确认

操作内容：业务部门根据实际需求填写《采购申请单》，明确采购标的名称、规格型号、数量、预算金额、交付时间、质量要求等关键信息，经部门负责人*审核后提交至采购部门。

责任部门：业务部门（需求发起）、采购部门（需求接收）。

关键点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批材料”应明确规格、品牌等）；预算需符合企业财务制度。

2.供应商选择与资质审核

操作内容：采购部门根据采购需求选择供应商（公开招标、邀请招标、询价比价或单一来源采购等方式），并对供应商资质进行审核，包括：

营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等，根据采购标的确定）；

生产经营资质（如ISO质量体系认证、环境管理体系认证等，必要时需提供）；

信用状况（通过“信用中国”等官方渠道查询，无严重失信记录）；

过往合作业绩（同类项目合作案例，评估履约能力）。

责任部门：采购部门、法务部门（协助审核资质合规性）。

关键点：严禁选择与存在关联关系或利益冲突的供应商；资质文件需留存原件或加盖公章的复印件。

3.合同草拟

操作内容：采购部门根据与供应商的沟通结果，使用企业标准采购合同模板草拟合同，核心条款需包括：

合同主体信息（甲方：采购方全称、统一社会信用代码、地址、联系人；乙方：供应商全称、统一社会信用代码、地址、联系人）；

采购标的明细（名称、规格型号、数量、单价、金额，需与《采购申请单》一致）；

交付条款（交付时间、地点、方式、运输费用承担方）；

验收标准（质量验收依据、验收流程、异议处理方式）；

付款方式（分期付款需明确各期比例及节点，如“预付款30%到货验收合格后支付60%质保金10%”）；

违约责任（逾期交付、质量不达标、付款违约等情形的责任承担，如违约金比例、赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，明确管辖地）；

不可抗力条款（定义、通知义务、责任免除情形）；

保密条款（双方对合作信息的保密义务及期限）；

合同生效条件（如双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效）。

责任部门：采购部门（草拟）、法务部门（审核条款合法性）。

关键点：合同内容需与采购需求一致，不得擅自增减条款；金额、日期等关键信息需准确无误。

4.内部审核

操作内容：草拟完成后，合同需依次通过以下部门审核：

业务部门：审核采购标的、技术参数、交付时间等是否符合需求；

财务部门：审核付款方式、预算金额、税务处理（如发票类型、税率）是否符合财务制度；

法务部门：审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确）；

分管领导：审核合同整体合理性及审批权限。

责任部门：业务部门、财务部门、法务部门、分管领导。

关键点：审核过程中如需修改，由采购部门与供应商沟通调整，重新提交审核；未经审核通过的合同不得签署。

5.与供应商沟通修订

操作内容：采购部门将内部审核通过的合同版本发送至供应商，双方就条款进行最终确认，对存在争议的条款需达成书面一致意见（如补充协议或会议纪要）。

责任部门：采购部门、供应商。

关键点：修订后的合同需重新履行内部审核流程（如仅文字表述调整可简化审核）。

6.合同签署

操作内容：双方确认无误后，由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（合同专用章）；如涉及授权，需提供授权委托书（明确授权范围、期限）。

责任部门：采购部门（监督签署）、行政办公室（公章管理）。

关键点：签字需为本人亲笔签名，公章需清晰可辨；合同一式多份（如甲乙双方各执一份，财务、法务部门存档一份），份数根据企业实际需求确定。

7.合同执行与跟踪

操作内容：

交付阶段：采购部门监督供应商按约定时间、地点交付，业务部门负责验收并填写《验收单》（验收不合格需书面通知供应商限期整改）；

付款阶段：财务部门根据《验收单》、合同约定的付款节点及供应商开具的合规凭证（如发票）办理付款；

售后阶段：明确质保期及质保服务，业务部门定期跟踪供应商履约情况，发觉问题及时处理。

责任部门：采购部门（协调执行）、业务部门（验收）、财务部门（付款）。

关键点：验收单、付款凭证等需与合同一并存档；质保期内出现质量问题，需留存书面沟通记录及整改证据。

8.合同归档

操作内容：合同签署后，由采购部