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供应商入退管理流程及制度

一、目的与意义

供应商作为企业供应链体系中至关重要的一环，其管理水平直接影响到企业的产品质量、成本控制、生产效率乃至市场竞争力。建立并严格执行规范的供应商入退管理流程及制度，旨在实现以下目标：确保引入的供应商具备符合企业要求的资质、能力与信誉；持续优化供应商结构，提升整体供应链的稳定性与抗风险能力；通过科学的评估与淘汰机制，激励供应商不断提升服务质量与合作水平，最终实现供需双方的互利共赢与可持续发展。

二、基本原则

1.公平、公正、公开原则：供应商准入与退出标准统一、程序透明，避免人为干预与暗箱操作。

2.质量优先、风险控制原则：将供应商提供产品/服务的质量与企业面临的潜在风险作为核心考量因素。

3.动态管理、持续优化原则：对供应商实行动态评估与分级管理，根据绩效表现及内外部环境变化，适时调整合作策略及供应商名录。

4.合规合法原则：所有与供应商相关的活动均需遵守国家法律法规及企业内部规章制度。

三、供应商准入管理流程

3.1需求提出与初步筛选

企业各需求部门根据业务发展或生产经营需要，提出新增供应商需求，并填写《供应商准入申请表》。采购部门（或指定的供应商管理部门，下同）会同需求部门，基于产品/服务的特性、市场行情及企业战略，进行初步的市场调研与筛选，识别潜在的候选供应商。

3.2供应商信息收集与资质审核

采购部门向候选供应商发出《供应商信息调查表》，要求其提供详细的企业基本信息、营业执照、相关生产/经营许可证、质量管理体系认证、财务状况、主要客户及业绩、产品规格与质量标准等资料。采购部门联合质量管理、法务等相关部门对收集到的资料进行真实性、完整性和合规性审核。重点关注供应商的生产能力、质量保证体系、财务健康状况及商业信誉。

3.3实地考察与评估

对于重要物资或服务的供应商，或在资料审核中发现疑点的供应商，采购部门应组织由技术、质量、生产等部门人员组成的考察小组，进行实地考察。考察内容包括生产现场管理、设备状况、工艺流程、质量控制措施、环保安全、员工素质等。考察结束后，形成《供应商实地考察报告》，并依据预设的评估指标体系（如质量、成本、交付、服务、技术创新能力、社会责任等）进行综合评估打分。

3.4样品测试或小批量试用

对于提供实物产品的供应商，在通过资质审核和实地考察后，通常需要进行样品测试。样品测试由质量管理部门或需求部门负责，测试结果需符合规定的标准。对于服务类供应商或不适合样品测试的，可以考虑进行小批量试用，以验证其服务能力与效果。测试或试用合格后方可进入下一环节。

3.5准入审批与名录建立

采购部门汇总所有审核、评估、测试结果，填写《供应商准入审批表》，按企业规定的审批权限逐级上报审批。审批通过的供应商，将被正式纳入《合格供应商名录》进行统一管理。名录应明确供应商的供应范围、产品/服务类别、合作等级等信息，并及时更新。未通过审批的供应商，应及时反馈原因，并将其资料归档保存。

四、供应商动态管理与绩效评估

4.1信息更新与维护

合格供应商的基本信息、联系方式、生产能力、认证证书等发生变更时，应及时向采购部门提交更新资料，采购部门负责核实并更新供应商名录信息。

4.2绩效评估周期与内容

企业应建立定期的供应商绩效评估机制，评估周期可根据合作的紧密程度、物料的重要性等因素设定为季度、半年或年度。评估内容应至少包括质量（如合格率、退货率）、成本（如价格竞争力、成本控制能力）、交付（如准时交付率、订单满足率）、服务（如响应速度、问题解决能力）等核心维度，可根据实际情况增加技术合作、创新能力、社会责任等方面的评估。

4.3评估结果应用

绩效评估结果应与供应商的分级、订单分配、合作调整、激励与淘汰等直接挂钩。对于表现优秀的供应商，可给予增加订单份额、优先合作、年度评优等激励；对于表现欠佳的供应商，应发出整改通知，要求其限期改进，并跟踪改进效果；对于连续评估不合格或存在严重问题的供应商，则启动退出程序。

五、供应商退出管理流程

5.1退出原因识别与核实

供应商退出可能基于以下原因：绩效评估不合格且整改无效；提供虚假信息或严重违反合同约定；发生重大质量事故、安全事故或环保违规事件，造成严重损失或不良影响；财务状况恶化，濒临破产或清算；不再符合企业发展战略或业务需求；供应商主动申请退出，经评估同意等。相关部门发现供应商存在上述情况时，应及时向采购部门提出，并提供事实依据。

5.2风险评估与替代方案准备

采购部门接到供应商退出提议后，应首先评估其退出对企业生产经营的潜在风险，包括供应中断、成本上升、质量波动等。同时，需立即启动替代供应商的寻找、评估和开发工作，确保有合格的替代源，或制定其他风险应对预案（如调整生产计划、增加库存等），以最大限度降低退出带来的负面影响。