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适用场景说明
操作流程指引
一、会前筹备：明确目标与准备材料
确定会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线跨部门分工”），避免议题发散。
收集并同步议题：向各参会部门收集需讨论的议题，整理成清单并提前2-3天发送，保证各方有准备时间。
确认参会人员：明确各部门对接人（如产品部经理、技术部主管、市场部*专员等），并提醒其携带相关背景资料（如项目计划、数据报表等）。
准备会议工具：提前调试录音设备（需征得同意）、准备白板或在线协作文档，方便实时记录关键信息。
二、会中记录：聚焦重点与实时标记
记录基本信息：在模板中填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单，保证可追溯。
逐议题记录讨论要点：按议题顺序，简要记录各方观点（如“技术部提出需延长测试周期1周”“市场部建议同步启动预热宣传”），避免冗长描述，抓关键词。
标记关键决策与行动项：对会议达成的共识（如“最终确定上线时间为9月30日”）、明确的待办事项（如“产品部需在8月15日前输出需求文档”）重点标记，并同步记录负责人、配合部门及截止时间。
实时梳理风险与疑问：对讨论中提出的潜在风险（如“供应链部反馈物料可能延期”）或未解决的问题（如“预算审批流程待确认”）单独记录，明确后续跟进人。
三、会后整理：核对信息与分类归档
24小时内完成初稿：根据会议记录和录音（若有），整理出会议记录初稿，重点信息（行动项、决策、风险）需与主持人核对，保证准确无误。
分类提炼重点信息：将初稿内容按“议题讨论-关键决策-行动项-风险项-后续计划”分类，剔除无关信息，突出可执行内容。
发送与会人员确认：将整理后的记录发送至所有参会人员，注明“如有异议请在24小时内反馈”，无异议后定稿。
四、分发与执行：同步信息与跟踪进度
定向分发重点信息：将定稿记录中的“行动项清单”（含负责人、截止时间）单独提取，同步至各负责人及其部门领导；将“关键决策”和“风险提示”抄送相关协作部门。
建立跟踪机制：指定专人（如记录人或项目助理）按行动项截止时间进行进度跟踪，提前3天提醒负责人，并在下次会议中复盘完成情况。
模板表格结构
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
[如：Q3产品上线跨部门协作会]
会议日期
[YYYY年MM月DD日]
会议时间
[HH:MM-HH:MM]
会议地点
[如：3楼会议室A/线上会议]
主持人
[姓名*]
记录人
[姓名*]
参会部门及人员
[如：产品部-张、技术部-李、市场部-王、运营部-赵]
二、议题讨论与重点信息提取
议题编号
议题名称
讨论要点（关键词）
关键决策/结论
001
产品需求优先级确认
产品部：用户登录功能为第一优先级；技术部：需同步评估开发资源；市场部：建议优先上线注册引流功能
确定用户登录功能为最高优先级，8月20日前完成需求评审
002
测试资源协调
技术部：测试人力不足，需运营部协助用例编写；运营部：可安排2人支持，需明确用例模板
运营部8月10日前提供用例初稿，技术部8月15日完成测试资源调配
003
市场预热计划
市场部：建议9月初启动社交媒体宣传；产品部：需提供宣传素材包；技术部：配合宣传测试
市场部负责宣传方案，产品部8月25日前输出素材包，技术部同步完成测试
三、行动项清单（重点提取）
行动项描述
负责人
配合部门
截止日期
优先级
所需资源
风险提示
完成用户登录功能需求文档
张*
技术部
2023-08-20
高
需求调研数据
需求细节需与技术部对齐
提供宣传素材包（含功能亮点图）
张*
市场部
2023-08-25
中
设计部支持
素材需符合品牌调性
完成测试资源调配
李*
运营部
2023-08-15
高
人力审批流程
若人力不足需提前申请
四、后续跟进安排
下一步动作
责任人
时间节点
说明
需求评审会议
张*
2023-08-20
召集技术、设计部评审
宣传方案初稿审核
王*
2023-08-22
提交至产品部确认
风险项（物料延期）跟进
赵*
每周跟进
对接供应链部，同步进度
使用关键提示
聚焦“可执行信息”：记录时避免描述性语言，优先提取“谁、做什么、何时完成、需什么支持”等要素，保证行动项可直接落地。
责任到人，避免模糊：行动项负责人需明确到具体岗位（如“产品部*经理”而非“产品部”），配合部门需列明具体对接人。
及时性与闭环管理：会议记录需在24小时内发出，行动项需跟踪至完成，未完成的需在下次会议说明原因，形成“计划-执行-反馈”闭环。
保密与合规：涉及敏感信息（如未公开策略、财务数据）时，需标注“内部保密”，并按公司规定传阅，避免信息泄露。
灵活调整模板：根据会议类型（如问题解决会、计划推进会），可增减议题模块或调整字段，保证适配实际需求。
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