行政文件归档管理模板分类与存档标准版.docVIP

行政文件归档管理模板分类与存档标准通用版

一、适用范围与典型应用场景

本标准适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织的行政部门，对日常运营中产生的各类行政文件进行系统化分类、规范化存档及全生命周期管理。典型应用场景包括但不限于：

年度/季度工作计划、总结及请示报告类文件；

会议纪要、通知公告、规章制度类文件；

人事档案（如员工入职、离职、异动材料）、合同协议类文件；

资产管理文件（如采购凭证、资产台账）、财务类辅助文件；

外部单位来函、合作项目文件及其他具有保存价值的行政资料。

二、行政文件归档全流程操作指南

（一）文件收集：明确范围与责任主体

收集范围：涵盖各部门在行政活动中形成的、具有查考利用价值的纸质及电子文件，包括但不限于正式文件（红头文件）、审批单、会议记录、统计报表、合同扫描件等。

责任分工：

各部门指定专人（如部门文秘）作为本部门文件收集第一责任人，每月25日前完成上月文件的初步整理；

行政部设立专职档案管理员（如档案管理员），于每月28日前对接各部门，完成文件统一回收，并出具《文件交接清单》（双方签字确认）。

（二）文件分类：建立科学分类体系

采用“年度-类别-子类”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明：

一级分类（年度）：以文件形成自然年度为单位，如“2024年度”“2023年度”。

二级分类（类别）：按文件性质划分为6大类，编码规则为“两位大写字母+类别名称”：

GL：规章制度类（含管理办法、细则、操作规范等）；

HZ：会议纪要类（含各类会议记录、决议事项等）；

RS：人事管理类（含员工档案、劳动合同、奖惩文件等）；

HT：合同协议类（含各类合作合同、协议、补充函等）；

ZC：资产采购类（含采购申请、验收单、资产台账等）；

QT：其他类（含外单位来函、信访材料、临时通知等）。

三级分类（子类）：在二级分类基础上，按具体业务场景细分，如“RS”类可细分为“入职档案”“离职档案”“异动档案”；“HT”类可细分为“采购合同”“服务合同”“租赁合同”。

（三）文件整理：标准化预处理流程

检查核对：档案管理员对收集的文件逐一检查，保证内容完整（无缺页、漏项）、字迹清晰（重要文件需为原件或加盖公章的复印件）、手续齐全（如审批签字、盖章）。

去除装订物：去除文件原有的金属夹、塑料夹等易锈蚀装订物，对破损文件进行修补（如用胶带粘贴裂缝、字迹模糊文件进行复印并标注“复印件与原件一致”）。

排序与编页：按文件形成时间顺序或逻辑顺序排列，对超过2页的文件用铅笔在右上角编写页码（单页文件不编页）。

（四）文件编号与编目：唯一标识与信息追溯

编号规则：采用“年度-二级分类编码-三级分类编码-流水号”格式，如“2024-HT-CG-001”（2024年度合同协议类-采购合同子类-第1号）。

流水号按年度从“001”开始连续编制，跨年度不重新编号；

电子文件编号需与纸质文件一致，并在文件名中体现（如“2024-HT-CG-001_公司采购合同.docx”）。

编目登记：使用《行政文件归档目录表》（见表1）逐项登记文件信息，保证“账物相符”，登记内容包括：文件编号、文件标题、形成部门、形成日期、页数、密级（普通/秘密/机密）、存放位置（档案柜编号-层位）、备注等。

（五）文件装订与入库：规范存储与保管

装订要求：

纸质文件采用左侧装订法，使用无酸纸档案夹或棉线装订，厚度不超过2cm；

涉密文件需单独使用密封档案袋装订，袋面标注“密级”“编号”“份数”及“经手人（保密员）”。

入库上架：

档案柜按“年度-类别”顺序排列，如“2024年度-GL类”存放于1号柜第一层，“2024-HT类”存放于1号柜第二层；

档案袋/档案夹脊背标注文件编号及标题，便于快速查找；

电子文件同步至组织内部档案管理系统（如OA系统），并定期（每季度）进行本地备份及云端备份。

（六）文件借阅与利用：规范流程与权限管理

借阅权限：

普通文件：经部门负责人签字后，向档案管理员提交《文件借阅申请表》（见表2）；

涉密文件：需经分管行政负责人（如行政总监）审批，借阅期限不超过3天，且现场查阅不得带出档案室。

借阅登记：档案管理员在《文件借阅登记表》（见表3）中记录借阅人、借阅日期、归还日期、文件编号、借阅事由等信息，借阅人签字确认。

归还与检查：文件归还时，档案管理员需检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后登记归还日期；若文件损坏或丢失，按组织相关规定追究借阅人责任。

（七）文件鉴定与销毁：全生命周期闭环管理

鉴定周期：每年12月由行政部牵头，联合法务部、业务部组成鉴定小组，对到期文件进行价值鉴定。

销毁流程：

对无保存价值的文件，编制《文件销毁清单》，经行政负责人审批后，由至少2人（含档案管理员）共同监销；

涉密文件需使用碎纸机销毁，并记录销毁时间、地点、监销人等信息；