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企业红头文件管理流程指南

一、总则

（一）目的与意义

红头文件作为企业行使管理职权、规范运营行为、传达决策部署的重要载体，其规范性、严肃性和有效性直接关系到企业的正常运转和管理效率。为进一步加强企业内部管理，确保红头文件的制定科学、流转顺畅、执行到位、归档规范，特制定本管理流程指南。本指南旨在为企业各类红头文件的全生命周期管理提供标准化操作依据，以维护文件的权威性，防范管理风险，提升整体管理水平。

（二）适用范围

本指南适用于企业内部所有以红头文件形式印发的，具有指令性、指导性、规范性或告知性的正式公文。具体包括但不限于企业章程、发展规划、管理制度、决议、决定、通知、通报、请示、批复、函等。各部门、各层级在起草、审核、签发、印制、分发、执行、归档等环节均须遵循本流程。

（三）基本原则

1.合法性原则：文件内容必须符合国家法律法规、行业规范及企业内部章程规定，不得与之相抵触。

2.规范性原则：文件的格式、编号、用语、签署等均需符合本指南及企业相关公文处理规范。

3.严肃性原则：文件一旦印发，即具有相应的权威性和约束力，未经规定程序不得随意修改或撤销。

4.效率性原则：在保证质量的前提下，优化流程，缩短办理时限，确保文件及时、准确流转。

5.安全性原则：严格遵守保密规定，做好文件的保密工作，防止失泄密事件发生。

6.可追溯性原则：文件从产生到消亡的全过程应留有记录，确保每一份文件的来龙去脉清晰可查。

二、红头文件管理流程

（一）文件拟稿与审核

1.拟稿：

*根据工作需要，由相关业务部门或指定人员负责起草文件初稿。拟稿人应熟悉业务，确保文件内容真实、准确、完整，观点明确，条理清晰，语言简练规范。

*文件格式应符合企业统一规定，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期等要素齐全。

2.部门审核：

*初稿完成后，拟稿部门负责人应对文件内容的真实性、准确性、可行性及是否符合本部门职责进行审核，并签署明确意见。

*涉及其他部门职责的文件，应事先进行会签或征求相关部门意见，确保文件内容协调一致，避免出现职责交叉或矛盾。

3.综合/法务审核（如需）：

*对于重要的、涉及企业重大利益或全局性的文件，以及含有法律条款或可能引发法律风险的文件，应提交企业综合管理部门（如办公室）进行格式规范性审核，并送法务部门进行合规性和法律风险审核。

*审核部门应提出明确的修改意见和建议，返回拟稿部门修改完善。

（二）文件签发

1.呈批：

*文件经审核修改完毕，由拟稿部门按照企业规定的审批权限，将文件连同审核意见一并呈送相应层级的领导审批签发。

*呈批时应注明文件标题、拟稿部门、审核情况、建议发文字号（如需）等信息。

2.签发：

*签发领导应对文件的内容、政策依据、审批程序等进行全面审查，对符合要求的文件予以签发。

*签发人应在文件指定位置签署姓名、职务及签发日期。对于不同意签发的文件，应注明理由，退回拟稿部门处理。

*文件签发实行“谁签发、谁负责”的原则。

（三）编号与登记

1.编号：

*经领导签发后的文件，由企业综合管理部门（通常为办公室）负责统一编号。发文字号应包括企业代字、年份、顺序号，力求规范、唯一，便于识别和检索。

*不同类型的文件（如“司发”、“司函”等）应采用不同的代字序列进行编号。

2.登记：

*编号完成后，应对文件进行详细登记，建立文件管理台账。登记内容一般包括：发文字号、文件标题、签发人、成文日期、主送机关、抄送机关、份数、印发日期、归档情况等。

*提倡使用电子化台账进行管理，提高登记和查询效率。

（四）印制与用印

1.印制：

*文件的印制工作通常由综合管理部门负责，或由其指定具备保密条件的内部文印室或外部承印单位承担。

*印制前应对文件清样进行最后校对，确保内容、格式、文号无误。印制应保证纸张质量、印刷清晰度符合规定标准。

2.用印：

*印制完成的文件，须加盖企业公章方能生效。用印位置应规范、清晰。

*用印前应由专人核对文件内容、份数与签发件是否一致，确认无误后方可用印。用印情况应进行登记。

（五）分发与传递

1.分发范围确定：

*根据文件内容和工作需要，由拟稿部门或签发领导确定文件的主送机关、抄送机关和分送范围。

*严格控制文件分发范围，特别是涉密文件和内部敏感文件，不得随意扩大分发对象。

2.分发传递：

*文件分发应及时、准确。可采用内部签收、机要交换、挂号邮寄、加密电子传输等方式进行。

*重要文件的分发应履行签收手续，确保送达，并保留分发回执或传递记录。通过电子方式传递涉密或敏感文件时，必须采取可靠的加密措施。

（六）执