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企业档案管理制度与归档工具
一、制度概述与适用范围
企业档案是企业生产、经营、管理等活动的历史记录，是维护企业合法权益、支撑决策追溯、传承企业文化的重要载体。本制度旨在规范企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁全流程管理，保证档案的完整性、安全性和有效性。本制度适用于企业内部各部门（含子公司、分支机构）在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式档案（包括文书、人事、财务、业务、科技、声像等类型），覆盖档案从形成到最终处置的全生命周期管理。
二、组织架构与职责分工
（一）档案管理领导小组
由企业分管领导担任组长，各部门负责人为成员，统筹协调档案管理工作，审批档案管理制度、重大档案处置方案，监督制度执行情况。
（二）档案管理部门
设档案管理岗，由专职档案管理员*负责，具体职责包括：
制定和完善档案管理相关细则及工具模板；
指导、监督各部门档案收集、整理工作；
负责档案的接收、分类、编目、保管、利用和销毁；
组织档案管理培训，提升全员档案意识；
推进档案信息化建设，维护档案管理系统安全。
（三）各业务部门
各部门指定兼职档案员*（由部门内勤或业务骨干担任），职责包括：
负责本部门形成文件的及时收集、初步整理；
按要求向档案管理部门移交档案；
协助档案管理部门做好档案鉴定、利用等工作。
三、档案分类与归档范围
（一）档案分类标准
采用“年度—问题—机构”三级分类法，结合档案类型细化：
文书档案：反映企业行政管理、经营管理、群工作等活动的文件（如请示、报告、会议纪要、合同等）；
人事档案：员工招聘、入职、培训、考核、离职、奖惩等过程中形成的材料（含劳动合同、简历、考核表等）；
财务档案：会计凭证、账簿、报表、税务申报材料、审计报告等；
业务档案：市场调研、客户资料、招投标文件、项目方案、成果验收等材料；
科技档案：产品研发图纸、技术标准、专利文件、设备说明书、基建工程资料等；
声像档案：照片、录音、录像、电子光盘等（含重要活动、会议、项目影像资料）。
（二）归档范围界定
凡反映企业主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档，具体包括：
企业发展规划、年度工作计划及总结；
重要会议纪要、领导讲话、会议决议；
以企业名义发布的正式文件、合同协议（含电子合同）；
人事任免、奖惩、薪酬调整、员工名册；
财务报表、审计报告、税务备案材料；
项目立项书、可行性研究报告、验收报告；
获得的专利证书、商标注册证、荣誉证书；
反映企业发展历程的重大活动照片、视频。
不归档范围：已过保管期限无保存价值的文件、重份文件、事务性便条、未经正式审批的草稿等。
四、档案归档流程与操作规范
（一）文件收集（文件办理完毕后1个月内完成）
责任主体：业务部门兼职档案员。
操作步骤：
根据归档范围，及时收集本部门当月形成的文件材料，核对文件完整性（如请示与批复、与附件是否齐全）；
对破损、字迹模糊的文件进行修补或复制；
电子文件需同时收集原件及格式转换后的PDF版本（保证长期可读性）。
（二）文件整理（收集后15个工作日内完成）
排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列（如请示在前、批复在后；正件在前、附件在后）。
组件：将同一事由的文件组合为一件（如一份合同及其补充协议、审批单为一件）。
编页：纸质文件以件为单位编写页码（正面右下角、背面左下角），空白页不编号；电子文件添加页码标识。
装订：左侧装订（采用不锈钢夹或线装），厚度不超过2cm，超厚文件分多件装订。
（三）档案鉴定与保管期限划分
鉴定小组：由档案管理部门、业务部门负责人及法务专员*组成。
保管期限标准：
永久：企业发展规划、年度总结、重要会议纪要、核心合同、专利文件、审计报告等；
30年：一般性请示报告、人事任免文件、财务凭证、项目中期验收材料等；
10年：事务性通知、内部管理制度、员工培训记录等。
操作流程：兼职档案员初步划分保管期限→档案管理部门审核→鉴定小组复核→标注保管期限标签。
（四）档案编号与编目
编号规则：
纸质档案：全宗号（企业代码）—年度—分类代码（如“文书-WX”“人事-RS”）—机构代码（部门拼音首字母）—流水号（001-999）；
示例：2024年行政部文书档案编号“QZ-2024-WL-XZ-001”。
电子档案：在纸质档案编号后加“-D”，如“QZ-2024-WL-XZ-001-D”。
编目内容：填写《文件归档目录》（模板见第五章），包含档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限、存放位置等信息，一式两份（部门留存一份、档案管理部门留存一份）。
（五）档案移交与接收
移交时间：次年3月底前完成上一年度档案移交。
移交要求：
填写《档案移交清单》（模板见第五章），双方签字确认；
纸质档案移交时，需核对数量、完整性，移交清单一式三份（移交部门、接收部门、档案管理部门各执一份）；
电子
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