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一、适用工作场景
二、详细操作流程
（一）会前：充分准备，聚焦目标
明确会议核心目标
组织者需提前确认本次会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3关键里程碑”“协调跨部门资源支持A产品上线”），避免议题发散。
若为常规例会，可围绕“上周工作复盘-本周计划-问题协调”固定框架展开，保证会议高效。
提前通知与会人员
通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、核心议题及会前需准备的资料（如“请各部门负责人提前提交周进展PPT”）。
提醒参会人员提前思考议题，明确需会议决策或讨论的内容，减少现场讨论时间。
准备会议记录工具
指定记录人（建议为会议组织者或熟悉业务的人员），提前准备模板（见后文“标准化模板示例”），或使用电子文档/协作工具（如飞书文档、腾讯文档）实时记录，保证信息同步。
（二）会中：精准记录，明确分工
记录会议基本信息
会议开始后，记录人需第一时间填写模板中的“会议基本信息”，包括会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（标注“缺席”及原因）、会议类型等，保证档案完整。
聚焦议题与讨论要点
按会议议程逐项记录，每个议题需注明“汇报人/讨论人”“核心讨论内容”（如“市场部*经理：竞品近期推出促销活动，建议我司同步跟进，预算需增加5万元”）。
对分歧点或需进一步讨论的内容，单独标注“待确认事项”，避免遗漏。
明确决议与行动项
每个议题讨论结束后，记录人需提炼“决议/结论”（如“同意增加促销预算，由财务部*主管3个工作日内完成审批流程”）。
重点记录“行动项”，包括：任务描述（具体做什么）、负责人（明确到人，避免“相关部门”等模糊表述）、截止时间（具体到日期，如“2024年X月X日前”）、优先级（高/中/低）。
（三）会后：整理分发，跟踪执行
整理会议纪要
会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录，整理成正式会议纪要，语言简洁、条理清晰，重点突出“决议事项”和“行动项”。
纪要需经主持人审核确认，保证信息准确无误。
分发与确认
将审核通过的纪要通过邮件或协作工具发送给所有参会人员及需知晓的部门，要求收件人“已阅”确认，保证信息传达到位。
行动项跟踪与反馈
记录人需建立“行动项跟踪表”，定期（如每周例会前）更新各行动项的完成状态（“进行中”“已完成”“逾期”）。
对逾期未完成的行动项，及时提醒负责人，并同步至会议主持人，协调解决执行中的障碍。
三、标准化模板示例
（一）会议基本信息表
项目
内容
会议名称
[如：部门Q3工作推进会]
会议日期
[年月日]
会议时间
[上/下午X时X分-X时X分]
会议地点
[会议室A/线上会议]
主持人
[*经理]
记录人
[*助理]
参会人员
[市场部经理、研发部主管、财务部主管、运营部专员]（共X人）
缺席人员及原因
[如：技术部*总监，因出差未参会]
会议类型
[例会/项目会/专题会]
会议目标
[明确Q3各项目关键节点，协调资源分配]
（二）会议议程与记录表
议题序号
议题名称
汇报人/讨论人
讨论要点
决议/结论
备注
1
上周工作复盘
市场部*经理
1.上周完成活动推广3场，曝光量未达预期；2.客户投诉率上升2%
1.分析曝光量不足原因，本周优化投放策略；2.客服部*专员牵头梳理投诉问题，3日内提交报告
待跟进
2
Q3项目里程碑确认
研发部*主管
1.原计划6月30日完成产品开发，当前进度滞后；2.需增加2名开发人员支持
1.调整里程碑至7月15日，研发部主管负责协调资源；2.人力部经理本周内完成招聘流程
优先级：高
3
跨部门资源协调
财务部*主管
1.市场部申请的促销预算需5万元；2.研发部申请设备采购费用3万元
1.同意市场部预算，财务部*主管今日内完成审批；2.设备采购费用纳入下月预算，优先保障研发需求
-
（三）行动项跟踪表
行动项编号
任务描述
负责人
截止日期
优先级
当前状态
完成情况备注
关联会议/议题01
优化活动推广策略
市场部*经理
2024-06-10
中
进行中
已完成竞品分析，待调整投放渠道
上周工作复盘02
梳理客户投诉问题并提交报告
客服部*专员
2024-06-08
高
未开始
今日起收集投诉数据，需技术部*配合提供系统日志
上周工作复盘03
协调开发资源，调整项目里程碑
研发部*主管
2024-06-05
高
进行中
已对接人力部，预计本周内确定新增人员到岗时间
Q3项目里程碑确认
四、使用要点提示
会前充分沟通：提前明确会议目标，避免临时增加议题，保证会议聚焦核心问题。
会中记录抓重点：无需逐字记录，优先捕捉“决议”“行动项”“待解决问题”，关键信息需准确（如负责人、截止时间）。
会后及时跟
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