跨部门沟通协作会议记录模板信息准确无误.docVIP

跨部门沟通协作会议记录模板

一、适用范围与场景

本模板适用于企业内部跨部门沟通协作场景，旨在规范会议流程、明确责任分工、保证信息传递准确，提升跨部门协作效率。常见使用场景包括：

项目推进会议：如新产品开发、市场活动落地、技术系统升级等涉及多部门协同的项目节点沟通；

资源协调会议：如年度预算分配、人力调配、物料共享等跨部门资源统筹需求；

问题解决会议：如客户投诉联合处理、流程瓶颈突破、部门间协作障碍等紧急或复杂问题研讨；

战略目标对齐会议：如季度目标拆解、跨部门KPI共识、长期协作机制建立等方向性沟通。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与基础信息

确定会议必要性

需沟通事项是否必须通过会议解决？优先通过邮件、即时通讯工具初步沟通，明确核心分歧点后再组织会议，避免无效耗时。

确定会议目标：如“明确新产品上市各部门职责分工”“解决客户投诉跨部门推诿问题”等，目标需具体、可达成。

制定会议议程

提前3个工作日发出会议通知，包含：会议主题、时间、地点（线上需注明会议）、参会部门及人员、议程（含各议题时长）、会前需准备的资料（如项目进度表、问题清单、数据报告等）。

议程按“重要性排序”，优先处理紧急/核心议题，单次会议议题建议不超过5个，避免讨论分散。

参会人员确认

保证关键决策人、执行负责人参会，如部门负责人、项目核心成员、相关业务接口人等；

提前与参会人确认时间冲突，无法参会者需提前指定代理人，并同步会议资料。

（二）会中记录：聚焦核心与责任落地

记录会议基本信息

会议名称：需体现核心议题，如“2024年Q3新产品‘’跨部门协作启动会”；

时间：精确到分钟（如“2024年6月15日14:00-16:30”）；

地点：线下会议室编号/线上会议平台名称；

主持人：姓名+职务（如“市场部经理*”）；

记录人：姓名+联系方式（如“运营专员*，电话138”）；

参会人员：按部门列明姓名+职务（如“研发部：工程师，产品经理；销售部：区域经理，代表”）；

缺席人员：姓名+部门+原因（如“客服部主管*，因客户现场紧急事务请假”）。

按议程记录讨论内容

议题记录：按议程顺序，记录每个议题的“讨论背景+核心观点+争议点+共识”；

示例：议题“产品上线前测试流程优化”，背景为“上版本因测试漏导致上线后3个bug”，研发部提出“需增加交叉测试环节”，市场部建议“测试前同步用户场景用例”，争议点为“交叉测试是否增加研发人力成本”，共识为“研发部抽调2人+市场部提供3个用户场景用例，测试周期延长1天”。

决议记录：明确“结论+依据”，避免模糊表述（如“同意”需补充具体内容）；

示例：“决议：产品上线前需完成‘功能测试+用户体验测试+交叉验证’三项流程，依据《产品发布管理规范V2.0》”。

记录行动计划（关键环节）

对需后续落实的事项，逐条记录：任务描述、负责人（部门+姓名）、配合部门/人员、完成时间、交付物/验收标准；

示例：

任务编号

任务描述

负责人

配合部门

完成时间

交付物

T001

编制用户场景测试用例

市场部*

研发部*

6月20日

《测试用例V1.0》

T002

调整研发人力排期

研发部*

无

6月18日

《研发排期表更新版》

会议结论总结

会议结束时，主持人复述核心决议、行动计划及责任人，保证参会人理解一致；

记录人同步确认：是否有遗漏信息、是否有需补充的决议，当场形成会议记录初稿（电子版）。

（三）会后整理与分发：保证信息落地

整理会议记录

会后24小时内完成记录终稿，内容包括：会议基本信息、议程及讨论记录、决议事项、行动计划、附件清单（如会议PPT、资料等）；

语言需客观、简洁，避免主观评价（如“研发部不配合”改为“研发部提出需评估人力成本”）。

审核与分发

将记录发给主持人及参会人确认，2个工作日内收集反馈并修改；

确认无误后，按公司规定存档（如OA系统、共享文件夹），并抄送相关部门负责人及后续执行人员；

涉及敏感信息（如未公开的战略、数据），需标注“内部保密”并限定查阅权限。

跟进与闭环

记录人每周跟进行动计划进度，在下次会议前更新《行动项跟踪表》，对逾期未完成的任务提醒负责人；

重要行动项完成后，需反馈至记录人归档，形成“会议-行动-反馈”闭环。

三、跨部门会议记录模板示例

跨部门沟通协作会议记录

会议名称

2024年Q3新产品“”跨部门协作启动会

会议时间

2024年6月15日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议*）

主持人

市场部经理*

记录人

运营专员*（电话：138）

参会人员

研发部：工程师、产品经理；销售部：区域经理、代表；客服部：专员*

缺席人员

客服部主管*（因客户现场紧急事务请假）

一、会议议程及讨论记录

序号

议题

汇报人

讨论内容

争议点

共识

1

产品上线时