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会议策划与组织标准操作指南
一、引言
会议是企业内外沟通、决策推进、信息同步的重要载体，规范的会议策划与组织能显著提升会议效率、保障目标达成。本指南适用于企业内部各类会议（如战略会、项目启动会、部门例会、客户沟通会等）的策划与组织全流程，旨在通过标准化操作，保证会议准备充分、流程顺畅、成果落地。
二、会议前期筹备阶段
（一）明确会议目标与类型
操作说明：
定位核心目标：先明确会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3执行方案”“跨部门对齐资源需求”），避免目标模糊导致的无效会议。
划分会议类型：根据目标选择会议类型——
决策型：需输出明确结论（如立项评审会、预算审批会）；
沟通型：信息同步与问题对齐（如周例会、项目进展会）；
研讨型：头脑风暴或方案优化（如创新工作坊、问题复盘会）。
不同类型会议的流程、参与人员、物料准备侧重点不同（如决策型需提前分发背景资料，研讨型需准备白板、便签等）。
（二）确定会议基本信息
操作说明：
时间：优先选择参会人员空闲时段（避开周一上午、周五下午），单次会议时长控制在1-2小时（超长会议需分阶段），提前7-15天确定时间并预留调整期。
地点/形式：
线下会议：根据参会人数选择场地（10人以下选会议室，10人以上选多功能厅），需确认场地容纳度、设备（投影、麦克风、网络）可用性；
线上会议：选择稳定会议平台（如腾讯会议、Zoom），提前测试功能（屏幕共享、分组讨论），并发送平台登录指引。
参会人员：明确“必须参加”和“可选参加”人员，避免无关人员参会（如决策型会议需包含决策层、执行层，沟通型会议需涉及相关部门接口人）。
（三）拟定参会人员及分工
操作说明：
核心角色定义：
主持人：把控会议节奏、引导讨论（通常由会议发起人或部门负责人担任）；
记录人：记录会议关键内容（决议、行动项、待办问题，建议用模板实时记录）；
主讲人：负责核心内容汇报（需提前沟通汇报时长、重点）；
支持人员：负责设备调试、物料分发、签到等（可由助理或行政岗兼任）。
提前沟通分工：会前与主持人、记录人、主讲人确认职责，保证各环节有人负责。
（四）制定详细会议议程
操作说明：
议程结构：按“开场-核心内容-讨论-总结”逻辑设计，明确每个环节的主题、时长、负责人（示例：
时间
环节
内容
负责人
14:00-14:05
开场
主持人介绍会议目标、议程
*经理
14:05-14:30
方案汇报
Q3项目执行方案说明
*主管
14:30-14:50
讨论与决策
资源需求对齐、问题解决
全体参会
14:50-15:00
总结与行动项
确认决议、明确责任人
*经理
）。
议程审核：提前3天将议程发给核心参会人员，根据反馈调整（如延长讨论环节、补充汇报内容）。
（五）准备会议物料
操作说明：
根据会议类型列清单并逐项确认：
资料类：议程表、背景资料（如项目PPT、数据报表）、签到表、纸笔（研讨型会议需额外准备白板、便签、马克笔）；
设备类：投影仪、电脑、麦克风、激光笔、充电宝（线上会议需提前测试麦克风、摄像头）；
其他：会议横幅（需提前1天悬挂）、茶歇（超1小时会议需准备，按人均成本预算）。
（六）发送会议通知
操作说明：
通知内容：至少包含会议名称、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的材料（如“请携带Q2工作总结PPT”）、联系人及联系方式。
发送方式：提前5-7天通过企业OA/邮件发送，重要会议（如战略会）需电话二次确认；会前1天发送“提醒通知”（含议程更新、天气提醒等）。
三、会议策划与执行阶段
（一）会前最终检查
操作说明：
会议开始前1小时，由支持人员完成：
场地确认：桌椅摆放（U型/课桌式根据会议形式调整）、设备调试（投影测试、麦克风音量）、物料摆放（资料签到表放入口处，茶歇摆放在侧边）；
人员确认：与主持人、主讲人再次确认流程、时长，提醒记录人携带记录模板。
（二）参会人员签到与引导
操作说明：
签到：线下会议用签到表（或企业扫码签到），线上会议提前10分钟发会议，提醒人员登录并测试设备；
引导：安排人员在入口处引导参会者入座（重要嘉宾优先安排前排），发放资料、纸笔，告知洗手间位置及会议纪律（如手机静音、发言举手）。
（三）会议开场与流程控制
操作说明：
开场（5分钟内）：主持人按议程介绍会议目标、议程、时长规则（如“每人发言不超过3分钟”），强调会议纪律；
过程控制：
严格按议程推进，若某环节超时，主持人需及时提醒（如“剩余5分钟，请聚焦核心结论”）；
讨论环节避免跑题，对争议问题及时引导（如“这个问题我们先记录，会后由*经理牵头专项讨论”）；
研讨型会议需保证每人发言机会，避免少数人主导（如“请*同事先分享，按部门顺序依次发言”）。
（四）核心内容执行与记录
操作说明：
主讲环节：主讲人需提前10分钟到场调试设备，汇报时聚焦
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