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质量管理体系审核与持续改进记录表

适用场景与价值

本工具适用于各类组织开展质量管理体系（如ISO9001、行业特定标准等）的内部审核、外部审核（客户审核、第三方认证审核）、日常质量监督检查及体系优化场景。通过系统记录审核过程、发觉问题、整改措施及验证结果，实现质量问题的闭环管理，推动管理体系持续改进，保证产品/服务质量符合要求，提升客户满意度和组织运行效率。

全流程操作指南

一、审核准备阶段

明确审核目标与范围

根据体系年度计划、客户要求、管理评审输出或近期质量异常，确定审核目标（如验证体系符合性、评估过程有效性、识别改进机会）。

定义审核范围（如特定部门、过程、产品线或全部体系要素），避免模糊或遗漏。

组建审核团队

指派具备审核员资质、熟悉体系标准及业务流程的人员担任审核组长，成员需与受审核区域无直接责任关系，保证客观性。

明确审核员分工（如文件审核、现场检查、记录核查等），提前沟通审核重点。

收集审核依据

整理标准依据（如ISO9001标准、组织质量手册、程序文件、作业指导书）。

收集法规要求、客户合同、行业规范及过往审核报告、质量目标等参考文件。

制定审核计划

包含审核目的、范围、时间、参与人员、审核日程（首次会议、现场审核、末次会议时间及安排）、抽样方法（如按过程、产品类型、时间段抽样）及输出要求（审核报告、不符合项清单）。

提前3个工作日将计划发送至受审核部门，确认无异议后执行。

二、审核实施阶段

首次会议

审核组长主持，说明审核目的、范围、流程、纪律及保密要求；

确认受审核部门接口人，解答疑问，保证双方对审核达成共识。

现场审核

文件审查：抽查质量记录（如培训记录、设备校准报告、检验报告、内审报告），确认文件完整性、合规性及有效性。

现场核查：通过观察、询问、现场验证等方式，检查过程实际运行与文件规定的符合性（如生产过程参数控制、不合格品处理流程、客户投诉响应时效）。

证据收集：对发觉的问题记录客观证据（如照片、视频、录音、现场记录），保证可追溯，避免主观判断。

审核发觉汇总

每日审核结束后，审核组内部沟通，汇总当日发觉，区分“符合项”“观察项”（潜在改进机会）和“不符合项”（按严重程度分为“严重不符合”“一般不符合”）。

不符合项判定需基于客观证据，明确违反的具体条款（如“不符合ISO9001:2015标准8.5.6条款”）。

末次会议

向受审核部门通报审核发觉，确认不符合项内容，听取对方说明；

明确整改要求（包括责任部门/人、整改时限、验证方式），并记录会议纪要。

三、改进与验证阶段

制定纠正措施

受审核部门针对不符合项，分析根本原因（如鱼骨图、5Why分析法），制定纠正措施计划，明确措施内容、责任人和完成时限（一般不超过30天，严重不符合需缩短时限）。

措施需具体可行，避免“加强培训”“提高意识”等笼统表述，例如“针对设备操作不规范问题，由*设备工程师于X月X日前修订操作指导书，并组织3名操作员完成培训考核”。

跟踪整改落实

审核组长或指定人员定期跟踪整改进度，对逾期未完成的部门发出提醒，协调资源解决整改障碍。

整改完成后，受审核部门提交整改报告及佐证材料（如修订后的文件、培训记录、检验报告）。

验证有效性

审核组通过现场复查、记录核查等方式，验证纠正措施的有效性：

有效：问题已解决，未复发，且未引入新风险；

部分有效：问题改善未彻底，需补充措施；

无效：问题未解决或复发，重新启动整改流程。

验证结果需由双方签字确认，记录在“改进措施验证表”中。

四、归档与总结阶段

整理审核记录

汇总审核计划、首次/末次会议纪要、检查表、不符合项报告、整改报告、验证记录等，形成完整的审核档案。

编制审核报告

审核组长编写报告，内容包括审核概况、审核发觉（符合项、观察项、不符合项）、体系有效性评价、改进建议及结论（如“体系运行基本有效，需持续关注过程改进”）。

管理评审输入

将审核报告、改进措施汇总表作为管理评审的重要输入，向最高管理者汇报体系运行情况，推动体系优化决策。

经验总结与更新

定期分析审核数据，识别重复发生的问题或系统性风险，更新体系文件（如修订程序文件、优化流程），预防问题再次发生。

记录表模板结构

质量管理体系审核与持续改进记录表

一、基本信息

审核类型

□内部审核□外部审核（客户/第三方）□专项审核

审核日期

年月日

审核组长

*审核组长

审核组成员

审核员1、审核员2

受审核部门/过程

□生产部□质量部□采购部□销售部□其他：________

审核依据

□ISO9001:2015□质量手册□程序文件□其他：________

首次会议时间

年月日时

末次会议时间

年月日时

二、审核发觉记录||||

序号|审核条款/过程|问题描述（含客观证据）|不符