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采购部门标准化审批流程模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化审批流程操作步骤

（一）需求发起与提报

需求部门发起：需求部门根据工作需要（如新项目启动、物资消耗补充、设备故障维修等），填写《采购申请单》，明确以下信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量；

预估单价及总价（需附市场询价记录或历史价格参考）；

采购urgency（紧急/常规）、期望到货日期；

采购用途（如“生产线日常维护”“办公区空调更换”等）；

供应商推荐意见（如有，需提供至少3家供应商对比信息，若无则注明“无推荐供应商，由采购部比选”）。

部门负责人初审：需求部门负责人审核采购需求的合理性（如必要性、数量是否匹配实际需求、预算是否可控），签字确认后提交至采购部。

（二）采购部需求复核与预算核对

采购部接收与初审：采购部在收到《采购申请单》后1个工作日内完成初审，重点核查：

申请单信息是否完整（规格、数量、用途等关键字段无遗漏）；

需求描述是否清晰（技术参数模糊的需需求部门补充）；

是否存在重复采购（核查历史采购记录，避免冗余采购）。

预算匹配性审核：采购部联合财务部核对采购项目是否在年度/月度预算内，若超预算，需求部门需提前提交《超预算采购申请说明》，详细说明超预算原因及资金来源，由财务部标注“预算外”标识后进入后续审批。

（三）供应商选择与比选

供应商寻源：

常规采购：采购部通过企业合格供应商库（需定期更新，每季度复核供应商资质）筛选至少3家供应商；

新供应商引入：需收集供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、报价单、案例证明等资料，填写《新供应商准入评估表》，经采购部、需求部门、法务部联合评审通过后方可纳入候选名单。

比选与确定：

金额≤5万元：采购部对比至少3家供应商的报价、交期、服务条款，选择性价比最优的供应商，填写《供应商比选记录表》；

金额＞5万元：需组织采购需求部门、财务部、使用部门（如技术部）召开比选会议，形成会议纪要，明确最终供应商选择理由；

紧急采购（如生产设备突发故障需立即维修）：可简化比选流程，但需事后补录《紧急采购说明》，经分管领导签字确认。

（四）合同拟定与审批

合同拟定：采购部根据确定的供应商信息及采购需求，拟定采购合同，内容需包含：

双方基本信息（供应商全称、地址、联系方式，企业信息）；

采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；

交货期、交货地点、运输方式；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商不成，提交企业所在地法院诉讼）。

合同审核：

采购部负责人审核合同条款与采购需求、比选结果的一致性；

法务部审核合同的法律合规性（重点排查歧义条款、违约责任是否明确、知识产权等风险点）；

金额＞10万元的合同，需经企业总经理最终审批。

合同签订与分发：审批通过后，由授权代表（如总经理或分管副总）与供应商签订合同，原件交采购部、财务部、法务部各留存1份，需求部门留存复印件。

（五）订单下达与执行跟踪

订单下达：采购部根据签订的合同，在1个工作日内通过ERP系统或书面形式向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门和财务部，订单信息需与合同保持一致。

执行跟踪：采购专员负责跟踪订单进度，定期（如每周）向需求部门反馈供应商生产/备货情况，保证按约定交期到货；若出现延期风险，需立即启动预警机制，协调供应商明确新交期，并同步告知需求部门调整计划。

（六）验收入库与质量确认

到货初验：需求部门根据采购订单和合同要求，对到货物品/服务的数量、外观、型号进行初步核对，填写《到货验收单》，确认无误后签字；若数量不符或外观损坏，需拍照留证并联系采购部协调供应商处理。

质量复检：

常规物资（如办公用品）：需求部门可直接在《到货验收单》上标注“质量合格”；

重要物资/设备（如生产原材料、精密仪器）：需由企业质检部门（或第三方检测机构）进行质量检测，出具《质量检测报告》，检测合格后方可入库；

服务类采购（如设备维修）：需由需求部门确认服务是否达到约定效果（如设备故障是否排除、维修后运行是否正常），填写《服务验收确认单》。

入库登记：验收合格后，仓库管理员根据《到货验收单》《质量检测报告》办理入库手续，更新库存台账，同步将入库信息反馈至财务部和采购部。

（七）付款申请与结算

付款资料准备：采购部收集完整付款资料，包括：

采购合同复印件；

《采购订单》《到货验收单》《质量检测报告》（或《服务验收确认单》）；

供应商开具的有效发票（增值税专用发票/普通发票，需与合同信息一致）；

供应商付款账户信息（需与合同签订方账户一致，禁止个人账户代收）。

付款审批：

采购部填写《付款申请单》，附上述资料，