合同签订与审批流程.docVIP

合同签订与审批流程通用工具指南

一、常见应用场景与适用范围

本流程适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展业务往来时，需对外签订合同的内部管理场景，具体包括但不限于：

采购类合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：如产品销售、服务提供、项目合作等；

合作类合同：如联合研发、品牌授权、渠道代理等；

其他类型合同：如租赁、借款、赠与等具有法律约束力的协议。

通过标准化审批流程，可保证合同内容合规、权责清晰，降低履约风险，提升内部协作效率。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与合同起草

需求提出

业务部门根据业务需求（如采购需求、销售订单等），填写《合同审批单》（见模板1），明确合同对方方、标的物/服务内容、预估金额、履行期限等核心信息，经部门负责人*签字确认后，发起合同审批流程。

合同起草

由业务部门指定经办人*（或法务部门）根据《合同审批单》信息，参考标准合同模板起草合同文本。合同内容应至少包含：

双方基本信息（名称、地址、法定代表人/负责人、联系方式等）；

合同标的、数量、质量标准、价款或报酬及支付方式；

履行期限、地点和方式；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

合同生效条件、附件清单等。

（二）内部审核流程

合同起草完成后，需依次通过以下部门审核（根据合同金额、重要性调整审核顺序）：

业务部门审核

部门负责人*审核合同内容是否与业务需求一致，标的物/服务规格、数量、价格等是否准确，双方权利义务是否对业务部门有利，保证合同条款符合业务目标。

法务部门审核

法务专员*重点审核合同合法性、合规性及条款完整性，包括：

双方主体资格是否合法（如对方营业执照、授权委托书等）；

合同条款是否违反法律、法规或公司制度；

违约责任、争议解决方式是否明确且公平；

是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款等）。

法务部门需在《合同审批单》中明确审核意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明修改建议。

财务部门审核

财务专员*审核合同中的财务相关条款，包括：

价款计算是否准确，支付方式、节点是否符合公司财务制度；

发票类型、税率、开票时间等是否明确；

涉及保证金、预付款、质保金的，是否约定了资金安全措施；

合同履约对公司现金流的影响是否可控。

（三）分级审批与决策

根据合同金额及重要性，由不同层级管理人员最终审批：

一般合同（如金额≤5万元，或为常规业务合同）：由分管副总*审批；

重要合同（如5万元＜金额≤50万元，或涉及核心业务/重大合作）：由总经理*审批；

重大合同（如金额＞50万元，或涉及对外投资、并购等）：提交董事会/股东会审议，由法定代表人*或授权代表签署审批意见。

审批人需重点关注合同与公司战略的一致性、风险可控性及资源匹配度，在《合同审批单》中签署“同意签署”“修改后同意签署”或“不予签署”的意见。

（四）用印管理与签订

用印申请

合同审批通过后，由业务经办人*持签署完整的《合同审批单》及合同文本，向行政/综合管理部申请加盖合同专用章（或公章）。用印前，行政人员需核对审批流程是否完整、合同文本与审批内容是否一致，并在《合同用印登记表》（见模板2）中登记用印信息。

合同签订

双方协商确定签订方式（线下签署或电子签章）；

线下签署时，双方需由法定代表人/授权代表签字并加盖公章/合同章，保证签字与预留印鉴一致；

电子签章需符合《电子签名法》规定，通过合法第三方平台签署，保证签署过程及结果的法律效力。

（五）合同存档与履行跟踪

存档管理

合同签订后，原件由行政/档案管理部门统一归档，电子版同步至公司合同管理系统。归档材料包括：合同正本、审批单、对方资质文件、补充协议、附件等，存档期限按公司档案管理规定执行（一般不少于合同终止后5年）。

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同执行进度（如交付、验收、付款等），及时向法务、财务部门反馈履约情况。若出现对方违约或不可抗力情形，业务部门需在3个工作日内书面报告，并启动争议解决或合同变更/解除流程。

三、配套工具模板参考

模板1：合同审批单

合同基本信息

合同名称

[例如：设备采购合同]

合同编号

[按公司编码规则填写，如CG-2024-001]

对方方名称

[全称与营业执照一致]

标的物/服务内容

[简要描述，如“采购型号打印机10台”]

合同金额（大写）

[例如：人民币壹万元整]

合同金额（小写）

[￥10,000.00]

履行期限

[例如：2024年1月1日至2024年12月31日]

合同起草部门/经办人

[部门：采购部；经办人：*]

审核意见栏

业务部门审核

负责人签字：__________日期：_______年_月_日（意见：如“同意”）

法务部门审核

审核人签字：__________日期：_______年_月_日（意见：如“条款需补充违约责