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企业财务流程内控手册

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范企业财务业务全流程操作，明确各环节职责分工与控制要求，防范财务风险，保障资金安全及合规运营。适用于企业内部所有涉及资金收支、费用报销、资产处置等财务活动的部门及人员，涵盖从业务发起至财务归档的全过程管理。

二、核心业务流程与操作规范

（一）资金支付管理流程

流程概述

资金支付包括采购付款、费用报销、工资发放、投资支付等类型，需遵循“事前申请、分级审批、复核支付、事后记账”原则，保证支付依据充分、审批权限合规、资金流向明确。

操作步骤

第一步：支付申请提交

业务部门根据合同、结算单或费用明细，在财务系统中填写《资金支付申请单》，注明支付事由、收款方信息（名称、账号、开户行）、金额、支付方式（转账/现金）、对应合同编号及附件（如采购订单、验收单、费用发票等），经部门负责人*签字确认后提交财务部门。

第二步：分级审批

日常费用支付（如办公费、差旅费）：部门负责人审批后，交财务经理复核；

采购/服务类支付（金额≤5万元）：部门负责人、财务经理审批后，交分管副总*审批；

大额支付（金额＞5万元）或投资性支付：需经部门负责人、财务经理、分管副总、总经理四级审批，重大资金支付（如＞50万元）需提交董事会审议。

审批人需对支付申请的合理性、合规性及附件完整性进行审核，对不符合规定的申请退回并说明理由。

第三步：财务复核与支付

财务部门收到审批通过的申请后，由复核岗*核对以下内容：

（1）申请单填写是否完整、准确，与附件信息是否一致；

（2）审批流程是否完整，是否符合权限规定；

（3）收款方账户信息是否与合同、发票等原始资料一致；

（4）是否需履行纳税义务（如代扣代缴个人所得税等）。

复核无误后，由出纳通过企业网银/银行柜台办理支付，支付后及时在系统中标记“已支付”，并将支付凭证（如银行回单）交记账岗。

第四步：账务处理与归档

记账岗*根据支付申请单、银行回单等原始凭证，在财务系统中进行账务处理，记账凭证，保证科目使用准确、摘要清晰。每月末，财务部门将支付申请单、审批单、银行回单等资料整理成册，按会计档案管理规定归档保存，保存期限不少于10年。

（二）费用报销管理流程

流程概述

费用报销包括差旅费、业务招待费、交通费、办公费等，需以“真实发生、合理合规、票据齐全”为原则，严格控制报销标准与范围。

操作步骤

第一步：费用发生与票据获取

员工因公发生费用时，需取得合法合规票据（如增值税专用发票/普通发票，票据抬头需为企业全称），并注明费用发生事由、日期、金额。差旅费报销需附出差审批单、行程单、住宿发票等；业务招待费需附招待事由、参与人员、招待地点说明。

第二步：报销单填写与初审

员工在财务系统填写《费用报销单》，分类填写各项费用金额，粘贴原始票据（票据需按时间顺序排列，正面朝上，票据左上角对齐），经部门负责人*对费用真实性、合理性初审签字后提交财务部门。

第三步：财务审核与审批

财务审核岗*对报销单及票据进行以下审核：

（1）票据是否合法合规（印章清晰、内容完整、无涂改）；

（2）费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准）；

（3）报销事由是否与岗位职责相关，是否存在超范围、超标准报销；

（4）附件是否齐全（如招待费需附《业务招待审批单》）。

审核通过后，按资金支付流程分级审批（参照“资金支付管理流程”第二步）。

第四步：报销支付与账务处理

审批完成后，由出纳通过银行转账或现金方式支付报销款项，员工签字确认收款。财务记账岗根据报销单、发票等凭证进行账务处理，计入对应费用科目，并同步更新员工个人借款台账（如有借款需先冲抵）。

（三）固定资产管理流程

流程概述

固定资产包括房屋、设备、车辆等，需遵循“预算控制、采购验收、登记入账、维护盘点、处置报废”全流程管理，保证资产安全与账实相符。

操作步骤

第一步：采购申请与预算审批

资产使用部门根据实际需求，填写《固定资产采购申请单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途等，附可行性分析报告（大额资产），提交财务部门审核预算后，按权限报分管副总或总经理审批。

第二步：采购与验收

采购部门根据审批结果实施采购，签订采购合同（金额较大时需法务部门审核）。资产到货后，由使用部门、行政管理部门、财务部门*共同验收，填写《固定资产验收单》，注明资产外观、功能、数量、采购价格、供应商信息等，三方签字确认后交财务部门。

第三步：登记入账与标签管理

财务部门根据《固定资产验收单》、采购发票等资料，建立固定资产台账，录入资产名称、规格型号、原值、折旧年限、残值率、使用部门等信息，资产编号，并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、使用部门等信息）。同时在财务系统中进行固定资产卡片登记，按月计提折旧。

第四步：日常维护与盘点

行政管理部门负责资产的日常