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法务团队沟通协作机制规定

一、总则

为规范法务团队内部及跨部门沟通协作，提升工作效率与质量，确保信息传递准确、及时，特制定本规定。本规定适用于法务团队所有成员，旨在建立高效、透明的沟通机制，促进团队协作，优化资源配置。

二、沟通协作原则

（一）信息透明原则

1.团队成员应确保所有沟通内容真实、准确、完整，避免信息遗漏或误解。

2.重要事项、决策过程及结果应及时同步至相关成员。

（二）及时响应原则

1.团队成员应在收到沟通请求后，根据事项紧急程度及时响应，一般事项应在4小时内回复，紧急事项应在30分钟内响应。

2.如需协调其他部门或外部资源，应及时启动沟通流程，并告知进展。

（三）责任明确原则

1.沟通协作中，明确各项任务的负责人及配合人，确保责任到人。

2.如遇跨部门协作，应由牵头部门明确分工，并协调相关部门配合。

三、沟通协作机制

（一）内部沟通机制

1.**定期会议制度**

(1)每周召开团队内部沟通会，总结工作进展，讨论重点事项，时间暂定为每周一上午10点。

(2)会议应由团队负责人主持，记录员负责会议纪要，并于会后24小时内发送至全体成员。

2.**即时沟通工具**

(1)使用公司内部即时通讯工具（如钉钉、企业微信等）进行日常工作沟通，重要事项需同步至邮件或书面记录。

(2)紧急事项可通过电话或语音快速沟通，事后补充书面记录。

3.**文件共享与审批**

(1)团队内部文件（如合同模板、法律意见书等）应统一存储于共享服务器，确保版本一致性。

(2)重要文件需经团队负责人审批，流程如下：

-提交审批申请→负责人审核→审批通过后执行→审批不通过需说明原因并退回修改。

（二）跨部门沟通机制

1.**协作流程**

(1)法务团队与其他部门协作时，应由需求部门发起协作请求，明确事项、时间要求及配合内容。

(2)法务团队在收到请求后，应在2个工作日内确认是否配合，并告知具体负责人。

2.**沟通渠道**

(1)正式沟通通过邮件或公司协作平台进行，确保有据可查。

(2)临时沟通可通过即时通讯工具，但重要事项需同步邮件确认。

3.**协调会议**

(1)如遇复杂事项需跨部门协调，应组织专题会议，由法务团队牵头，邀请相关部门参与。

(2)会议前需提前发送会议议程，会中做好记录，会后24小时内发送会议纪要。

（三）外部沟通机制

1.**客户沟通**

(1)与外部客户沟通时，应使用公司标准话术及模板，确保口径一致。

(2)重要沟通需经团队负责人审核，避免因表述不当引发争议。

2.**外部律师协作**

(1)如需外部律师提供支持，应由团队负责人选择并指定合作律师，明确合作范围及费用标准。

(2)沟通记录及文件交换应通过加密邮件或公司指定平台进行，确保信息安全。

四、监督与改进

（一）定期评估

1.每季度对沟通协作机制执行情况进行分析，重点关注响应速度、信息准确性及协作效率。

2.评估结果作为团队绩效考核的参考依据，并针对问题提出改进措施。

（二）优化调整

1.团队成员可随时提出沟通协作机制的优化建议，经团队负责人审核后纳入制度调整。

2.根据公司业务发展及团队实际需求，适时修订本规定，确保其适用性。

五、附则

本规定自发布之日起实施，由法务团队负责解释。如有未尽事宜，由团队负责人协调解决。

一、总则

为规范法务团队内部及跨部门沟通协作，提升工作效率与质量，确保信息传递准确、及时，特制定本规定。本规定适用于法务团队所有成员，旨在建立高效、透明的沟通机制，促进团队协作，优化资源配置。

二、沟通协作原则

（一）信息透明原则

1.团队成员应确保所有沟通内容真实、准确、完整，避免信息遗漏或误解。在传递信息时，需核对关键细节（如时间、地点、金额、当事人等），必要时附上相关证据或背景资料。

2.重要事项、决策过程及结果应及时同步至相关成员。例如，重大合同谈判结果、诉讼案件进展、内部规章制度修订等，需在会议结束后24小时内通过邮件或内部平台发布正式通知，并抄送所有相关人员。

（二）及时响应原则

1.团队成员应在收到沟通请求后，根据事项紧急程度及时响应，一般事项应在4小时内回复，紧急事项应在30分钟内响应。例如，客户咨询紧急法律风险问题，需立即电话回复并说明处理方案；常规合同审核请求，应在4小时内邮件确认接收并告知预计完成时间。

2.如需协调其他部门或外部资源，应及时启动沟通流程，并告知进展。例如，在处理跨部门项目时，需在24小时内向相关部门发送协作邀请，明确分工和时间节点，并每日更新进展情况。

（三）责任明确原则

1.沟通协作中，明确各项任务的负责人及配合人，确保责任到人。例如，在合同审核过程中，指定主审律师负责整体进度，其他成员负责具体条款审核，并在共享文档中标注分