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销售部门客户信息管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本公司销售部门客户信息的管理工作，确保客户信息的真实性、完整性、及时性与安全性，提高客户关系管理效率，保障公司市场竞争力及合法权益，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，并结合销售部门实际工作情况制定。

第二条适用范围

本制度适用于公司销售部门所有人员（包括但不限于销售人员、销售管理人员、销售支持人员等）在从事客户开发、维护、服务及相关销售活动中所涉及的客户信息的收集、录入、存储、使用、更新、共享、保密等管理工作。

第三条基本原则

客户信息管理遵循以下原则：

1.真实性原则：客户信息应如实反映客户实际情况，避免虚假、错误信息。

2.完整性原则：客户信息的收集应尽可能全面，满足销售业务开展的基本需求。

3.及时性原则：客户信息发生变动时，应及时更新，确保信息的时效性。

4.规范性原则：客户信息的收集、录入、处理应遵循统一的标准和流程。

5.保密性原则：严格遵守公司保密规定，保护客户隐私及公司商业秘密，防止信息泄露。

6.安全性原则：采取必要措施保障客户信息在存储和传输过程中的安全。

第二章客户信息的范围与分类

第四条客户信息范围

本制度所指客户信息包括但不限于：

1.基本信息：客户名称/个人姓名、联系方式（电话、邮箱、地址等）、所属行业、规模、合作意向等。

2.交易信息：历史购买记录、购买产品/服务类型、交易金额、交易日期、付款方式等。

3.互动信息：沟通记录、拜访记录、需求反馈、投诉处理情况等。

4.维护信息：客户等级、跟进状态、负责人、维护计划等。

第五条客户信息分类

根据客户与公司的业务关系及重要程度，客户信息可进行适当分类管理，例如分为潜在客户、意向客户、成交客户、重点客户等，以便于差异化管理与资源调配。

第三章客户信息的收集与录入

第六条信息收集渠道

销售人员应通过合法、合规的渠道收集客户信息，包括但不限于展会、网络平台、客户推荐、市场调研、商务活动等。严禁通过非法手段获取客户信息。

第七条信息录入要求

1.所有客户信息均需及时录入公司指定的客户关系管理系统（CRM）或其他统一信息管理平台。

2.信息录入应规范、准确、完整，避免遗漏关键信息。对于不确定的信息，应注明或及时核实。

3.客户信息的录入格式应遵循系统设定或部门统一规范，确保信息的一致性。

4.新获取的客户信息应在获取后一个工作日内完成录入。

第四章客户信息的使用与维护

第八条信息使用权限

客户信息的使用应基于工作需要，并遵循最小权限原则。销售人员原则上仅可查看和处理其负责范围内的客户信息。特殊情况需查阅非负责客户信息的，应向部门负责人提出申请，经批准后方可进行。

第九条信息更新与维护

1.销售人员是其负责客户信息维护的第一责任人，应定期对客户信息进行检查、核实与更新，确保信息的准确性和时效性。

2.当客户信息发生变更（如联系方式、公司名称、需求变化等）时，销售人员应在知晓后及时在系统中更新。

3.对于长期未互动或状态发生重大变化的客户，应及时调整其信息状态，并记录原因。

4.销售部门应定期组织客户信息的梳理与清洗工作，剔除无效信息，合并重复信息。

第十条客户信息共享

1.在符合公司保密规定和客户隐私保护要求的前提下，鼓励在销售团队内部进行必要的客户信息共享，以促进协同合作。

2.客户信息的跨部门共享，需经相关部门负责人及销售部门负责人批准。

3.严禁未经授权将客户信息提供给公司外部人员或机构。

第五章客户信息的安全与保密

第十一条信息安全保障

公司将采取必要的技术措施和管理措施，保障客户信息管理系统的安全运行，防止信息丢失、损坏或被非法访问、篡改。

第十二条保密义务

1.所有接触客户信息的人员均负有保密义务，不得泄露、传播、出售或非法转让客户信息。

2.严禁将客户信息用于与公司业务无关的目的。

3.未经客户同意，不得向任何第三方披露其个人信息或商业秘密，法律法规另有规定的除外。

4.销售人员在离职、调岗或工作调动时，必须办理客户信息的交接手续，并承诺继续遵守保密义务。

第十三条设备与账号管理

1.员工应妥善保管自己的系统账号和密码，定期更换密码，不得转借他人使用。

2.不得在非公司指定的设备上存储或处理敏感客户信息。

3.使用公共网络或外部设备访问客户信息系统时，应采取额外的安全防护措施。

第六章责任与奖惩

第十四条责任追究

对于违反本制度规定，造成客户信息失真、泄露、丢失或不当使用，给公司造成损失或不良影响的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。

第十五条激励措施