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文件及档案管理制度(精选5篇)

第一篇

为了加强文件及档案管理，提高文件及档案的利用效率，确保文件及档案的安全、完整和有效利用，结合实际情况，制定本制度。

文件及档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、集中保存、方便利用的原则，保证文件及档案的真实、完整、系统和安全。

文件的收发管理方面，所有外来文件由行政部门统一签收、登记。登记内容包括文件名称、文号、来文单位、收文日期等。行政部门应在收到文件后的一个工作日内，根据文件内容和性质，填写文件处理单，提出拟办意见，呈送相关领导批阅。领导批阅后，行政部门按照批示意见及时将文件分送有关部门办理。各部门收到文件后，应及时安排人员处理，并在文件处理单上注明处理情况和处理结果。文件处理完毕后，承办部门应将文件及时退回行政部门归档。

内部文件的起草由相关部门负责，起草文件应做到内容准确、条理清晰、格式规范。文件起草完成后，由起草部门负责人审核，审核内容包括文件的内容、格式、语言等。审核通过后，将文件送分管领导审批。分管领导审批同意后，文件方可印发。印发文件应统一编号、登记，注明文件名称、文号、印发日期、印发范围等。文件印发后，应及时将文件分送有关部门和人员。

文件的传阅应严格按照规定的范围和顺序进行，不得擅自扩大传阅范围或改变传阅顺序。传阅文件时，应使用文件传阅单，注明传阅人员和传阅日期。传阅人员应及时阅办文件，并在文件传阅单上签字。文件传阅完毕后，应及时将文件退回行政部门。

文件的保管应指定专人负责，建立文件保管制度，确保文件的安全、完整。文件应存放在专门的文件柜或档案室，按照文件的类别、年度、文号等进行分类存放，便于查找和利用。定期对文件进行清理和检查，发现文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。

档案的收集范围包括本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。各部门应在每年的三月底前，将上一年度形成的文件材料整理后移交档案管理部门归档。档案管理部门应按照档案管理的要求，对各部门移交的文件材料进行检查和验收，对不符合要求的文件材料，应退回原部门重新整理。

档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案整理应按照分类、编号、装订、编目等步骤进行。档案分类应根据本单位的职能和业务范围，采用年度-组织机构-保管期限等分类方法。档案编号应按照分类方案，为每一份档案赋予唯一的编号。档案装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。档案编目应包括档案的题名、文号、日期、保管期限、存放位置等内容。

档案的保管应配备专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。档案库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境。档案应存放在档案柜或档案架上，按照分类编号顺序排列。定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、霉变等情况，应及时进行修复和处理。

档案的利用应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。本单位工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，不得在档案上涂改、圈划、抽取、拆散等。外单位人员因工作需要查阅档案，应持单位介绍信，经本单位领导批准后，方可查阅。档案一般不得外借，确因工作需要外借的，应填写档案外借申请表，经本单位领导批准后，办理外借手续。外借档案的期限一般不得超过一个月，特殊情况需要延长外借期限的，应办理续借手续。

档案的鉴定和销毁应定期对档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限和保存价值，对档案进行全面的审查和鉴定。对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经本单位领导批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，确保档案销毁彻底。

第二篇

在当今信息繁杂的时代，文件及档案管理对于一个单位的有序运行至关重要。为了规范文件及档案管理工作，特制定本制度。

文件的形成与制作是文件管理的起始环节。在日常工作中，各部门在开展各项业务活动时，应及时形成相关文件。文件内容应真实、准确地反映工作情况和业务活动。文件的格式应符合国家和本单位的有关规定，包括字体、字号、排版等方面。对于重要文件，应在起草过程中进行充分的调研和论证，确保文件的科学性和可行性。文件起草完成后，应由起草人员进行自我审核，检查文件内容是否完整、逻辑是否清晰、格式是否规范。然后将文件提交给部门负责人进行审核，部门负责人应从文件的内容、政策合规性等方面进行全面审查。审核通过后，再根据文件的重要程度和涉及范围，提交给分管领导或主要领导进行审批。

文件的流转过程需要严格把控。外来文件由收发室统一接收，收发室工作人员应在收到文件后的第一时间进行登记，详细记录文件的基本信息