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公司内部行政管理制度方案

###一、总则

为规范公司内部行政管理行为，提升运营效率，营造有序、高效的工作环境，特制定本管理制度方案。本方案旨在明确行政事务管理职责、流程及标准，确保公司行政资源得到合理配置与利用，促进公司整体管理水平的提升。

###二、适用范围

本方案适用于公司全体员工，涵盖但不限于行政部、人力资源部、财务部、信息技术部及其他各部门涉及行政事务的管理活动。

###三、行政管理职责分工

####（一）行政部职责

1.**日常办公环境管理**

(1)负责办公区域的清洁、维护及安全监督。

(2)管理办公设备（如打印机、复印机等）的维护与调配。

(3)定期检查消防设施及应急物资，确保符合安全标准。

2.**物资采购与管理**

(1)根据各部门需求制定年度物资采购计划。

(2)负责办公用品、耗材的采购、入库及领用登记。

(3)监控库存水平，避免物资积压或短缺。

3.**会议与活动支持**

(1)负责会议场所的预定、布置及设备调试。

(2)提供活动所需的物料支持及现场协调。

####（二）人力资源部职责

1.**员工考勤管理**

(1)制定并监督执行公司考勤制度。

(2)处理员工请假、加班等考勤异常情况。

(3)定期统计考勤数据，生成考勤报告。

2.**办公环境秩序维护**

(1)监督员工遵守公司办公纪律。

(2)组织员工参与办公区域的环境改善活动。

####（三）财务部职责

1.**行政预算管理**

(1)参与制定年度行政费用预算。

(2)审核行政支出，确保资金使用的合规性。

(3)定期汇总行政费用，生成财务报告。

2.**固定资产管理**

(1)负责公司固定资产的登记、折旧及报废处理。

(2)监督资产盘点工作，确保账实相符。

###四、行政事务管理流程

####（一）办公设备报修流程

1.员工填写《设备报修申请表》，注明故障现象及位置。

2.行政部在2个工作日内完成现场检查，确认维修方案。

3.维修完成后，员工在系统中确认报修状态。

####（二）办公用品领用流程

1.各部门每月提交《办公用品需求清单》。

2.行政部审核清单，并于3个工作日内完成采购及发放。

3.领用人签字确认，行政部定期抽查领用记录。

####（三）会议场地预定流程

1.使用部门提前3个工作日提交《会议预定申请表》。

2.行政部确认场地可用性，并安排相关资源。

3.会议结束后，使用部门反馈场地使用情况及设备调试反馈。

###五、监督与改进

1.**定期检查**：行政部每季度组织一次行政事务自查，汇总问题并制定改进措施。

2.**员工反馈**：设立行政事务反馈渠道，收集员工意见并优化管理流程。

3.**培训与宣导**：每年开展行政管理制度培训，确保员工熟悉相关规定。

###六、附则

本方案自发布之日起施行，由行政部负责解释。如遇特殊情况，可由公司管理层临时调整相关流程，但需提前通知全体员工。

###三、行政管理职责分工

####（一）行政部职责

1.**日常办公环境管理**

(1)**办公区域清洁与维护**

-制定每日、每周、每月的清洁计划，明确责任区域和清洁标准。

-每日安排保洁人员对办公区域进行基础清洁，包括地面、桌面、卫生间等。

-每周对会议室、茶水间等公共区域进行深度清洁，确保无污渍、无异味。

-每月对办公大楼外围及绿化区域进行一次性清洁，保持环境整洁。

-建立清洁检查表，由行政部专员每周抽查清洁质量，记录并反馈问题。

(2)**办公设备维护与调配**

-建立办公设备台账，详细记录设备名称、型号、购置日期、保修期等信息。

-定期（如每季度）对打印机、复印机、电脑等设备进行巡检，提前发现潜在故障。

-设备故障时，立即联系供应商或内部维修人员，并跟踪维修进度。

-根据部门需求，合理调配闲置设备，避免资源浪费。

-制定设备报废标准，超过使用年限或无法修复的设备按流程报废。

(3)**消防设施及应急物资管理**

-每月对消防栓、灭火器、应急灯等消防设施进行一次检查，确保完好有效。

-定期（如每半年）更换灭火器内的干粉，检查压力是否正常。

-在楼道、会议室等关键位置配备应急物资（如急救箱、口罩等），并定期检查expirydate。

-每年组织一次消防演练，确保员工熟悉应急疏散路线及灭火器使用方法。

-建立应急物资台账，记录物资名称、数量、存放位置及补充日期。

2.**物资采购与管理**

(1)**采购计划制定**

-每季度末，各部门提交下季度办公用品需求清单，行政部汇总后制定采购计划。

-清单需包含物资名称、规格、数量、预估单价及用途说明，由部门负责人签字确认。

-行政部根据采购计划，每月向供应商下达采